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哈佛管理技能培训教程-第118部分
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预定的话题，如此就不会发生太大的错误。
比方说，当笔者谈完③管理者的著作希你相助图表，他接上了他儿子结婚的话题，笔者就等这个话题结束后，再按照管理者预先定好的顺序，按照④→⑤→⑥进行交谈，结果，管理者那次的会谈相当愉快，而且有效率。
虽然，原则上，最好不要更改预定的谈话顺序，但是在某些特殊情况下，仍须作适度的修改或删除。比如，没有时间进行闲聊时，就须将预定的闲聊话题删除，或者，当对方对你的话题漠不关心时，即应适时转换等等。
对于某些脑中没有这种整理观念及计划的人而言，养成这种事先安排谈话内容的习惯。更是特别重要。
十五分钟会议术
当你听到“十五分钟的会议”时，可能大吃一惊，因为你已习惯于一小时，甚至半天、
一天的会议方式。但是，事实上，十五分钟的会议是可以做到的，那些费时一小时的会议中，至少有百分之五十可以缩短为十五分钟。现在，就来介绍这种十五分钟会议的进行方式。
促使会议冗长的原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康，更由于长久站立容易疲劳，与会人士自然会产生及早结束的心理，当然，“站立式会议”就会变得简短而有效了。目前，有些公司已经采用了这种方式。
长久以来，许多会议都浪费很多时间在资料说明上，而这也正是会议过长的原因之一。因此，开会前应该将有关资料送交各与会人士，请他们事先阅读；如此一来，不仅可提高会议的质量，更可缩短会议时间。
其次，会议中的议事分析讨论时间常不平均，往往花费许多时间在某一二件议题上，而延长会议时间，甚至还有择日重开会议的情况发生。
那么，该如何防止这种现象呢？有一种简单又有效的方法。可在会议开始时，就各个议案一一咨询与会人士意见，若无异议则表示通过，不另花时间来讨论，而将全力集中于那些意见分歧的议案上面，这就是“先求结论、后讨论”的会议方式。
此外，还有一点关系重大，那就是：选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人，应尽量避免，最好选择真正有见地，有热忱的精锐人士来参与。
再则，会议主席也肩负着很重的责任。若是处理不当，当会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决，主席可询问大家；“还有什么意见吗？”之后等待约十五秒钟，若无任何异议，即须自下结论，而后转到另一议题的讨论上，如此，可有效地控制会议时间。
优秀人士的睡眠
为了挪出更多的工作时间，许多人常认为应该减少睡眠时间，现在就有许多书籍，都在讨论短时间睡眠的问题；但是，就时间的观点来看，笔者并不主张极力缩短睡眠时间。
发明大王爱迪生，数十年间，每天都只睡三到四个小时，但是，普通人却很难像他这样，因为他是个具有特别强健体力的人，据说，他70岁时患了感冒，还是他一生中第一次生病呢！
另外，拿破仑也是以睡得少而闻名的。曾有人模仿他这种短时间睡眠方式，结果身体承受不了。据后来的调查指出，拿破仑虽然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的时间小睡。 除了这些特异人士外，一般人并不适合刻意去减短睡眠的时间，而应该采取适合他们体质的“一周律调术”这种方法，将一周的生活作息加以计划，依此找出一个适合自己的睡眠标准。
现在将方法简介如下：
星期一时，应尽量减少工作及休闲时间，睡足八个小时，以保存体力，应付一周的挑战。 星期二、三、四时，采取正常生活方式，视自己的体能状况来进行适度工作及娱乐，睡眠时间以标准的六小时为准。
星期五、六时，应尽量减少工作时间，多从事休闲娱乐，而睡眠时间也可缩短为四小时。这两天是一星期内主要的休闲时期，之后又有一个星期天，所以，可适度地放松自己。
星期日应睡足八小时，以充实气力及体力。
笔者在此将理想睡眠时间定为八小时，标准睡眠时间为六小时，而将睡眠时间的下限定为四小时。但是，这只是一般的情况，读者可依自己的身体状况，略加调整，也无大碍。
施行这种“一周律调术”，可得到下列五项好处：
（1）这种“八、六、四睡眠”方式，可帮助大家轻松地度过一周的时间。
（2）可安定生活律调，且并非刻板划一的安定方式，而是柔和有弹性的安定方式。
（3）配合自己的生理时钟调节睡眠时间，有助于在工作、娱乐、用功三者之间取得平衡。
（4）周末只睡四个小时，可挪出较多的时间从事自己较感兴趣的各种休闲活动，有助身心平衡。 （5）不会染上时有所闻的“星期一恐惧症”。因为，星期日已充实了消耗的精神气力，又
可以生龙活虎地迎接一周的挑战。
对工商界人士而言，这种“一周律调术”可说相当重要，如果能确实实行，由一周、数周、一月至一年，都能使自己保持平衡的律调，生活会变得非常舒适。
奉劝大家，早一点来进行“一周律调术”，它可是你一生成功的基础！
认清自己的时间层别
有些人以为时间是无限度、无起伏的，有这种想法的人，可会吃大亏。为了预防这种错
误的观念产生，笔者于此将解说“时间层别术”：聪明的人知道如何善用各层别时间，因此可以处理大量的工作，而错误极少。
时间像山谷一样，有重要时间及平常时间的差别。工商界人士对这种时间的价值特别敏感。
比如说，有所谓的“黄金时间”及“黄金周”的说法，各电视台黄金时段的价值远高出其他时段，而五月份的第一周，更是比其他礼拜具有更大的经济价值。
再则，以处理传票为例来说明。处理传票可分为①每日的传票处理、②每月最后一天的传票处理、③决算月末日当天的传票处理三种。
这其中的紧急性及重要程度，顺着①→②→③的顺序，逐渐增加，尤其是③的情况更是重要，如果当天的传票处理迟延的话，可真是问题严重了。为了避免发生错误，管理者必须研究“时间层别术”。
首先，管理者要能判断什么工作大概要花多少时间去完成。对于单纯的工作，可用电脑来协助处理，而一些较重要的工作，就须花费较多时间亲自处理。以阅读来说，可因内容不同而有差别。如果是轻松小品，大约每秒十五字，一般性的文章，则每秒五字，若是较难理解的作品，则以每秒三字的速度来阅读，像这种方式，就是一种“时间层别术”的运用，可在忙碌而有限的时间内，有效地阅读大量的书籍。
第二，管理者要能判断各种工作的紧急度。重要而紧急度高的事情，要赶快完成。比如说，想参加某种讲座，因其有名额限制，所以须赶紧报名。反过来说，一些较不重要，紧急度低的工作，就须仔细地做，不要急于一时而误事。
第三，要找出自己效率最高的时间带，即自己最能集中精神投入工作的时间带，而将一些重要的工作，放在这个时间带来处理。这个时间带，也即所谓的“核心时间带”。近来，某些国外公司已开始实行自由上班制度，但是，他们必定会设定某个时间带，要求所有的员工同时在公司内工作。
这也就是企业实行时间层别术的例子，在个人方面，也必须了解自己的生理状况，而采用配合的时间层别术。
每个人都有其独特的生理活动周期，随着时间的不同，身心活动功能也有很大的差别。因此，在上班时间内，若公司硬件规定的某种特定的律调来工作，就会发生步调不合的情形。 对自己工作时间加以层别是相当必要的。有的人只简单分为早晨型或夜晚型，那是不够的，应该要作更细的划分，确实把握住自己在上班时间内的核心时间带。
确实把握自己上班时间内的核心时间带后，就可把重要的工作集中在此时间带内处理，而把一些次要的工作留在别的时间来做。常有些人，因搞不清状况，而以最清醒的头脑去处理一些琐碎的杂事，那实在是种可怕的浪费，相当可惜！
以上所述就是时间层别术，如果不确实采取这种方法，那么就时间的生产性及工作的质、量、成果而言，都会有不良的后果。
能看出工作重要性的方法
为了避免被工作支配，如何判断工作的重要性，是相当重要的事。
若能判断出工作的重要性，即可定立明确的工作目标及进度，知道什么时候应该做到什么程度。
工作的“重要性”是一种具有长度、宽度、密度的时间概念，必须有丰富的经验及敏锐的时间感觉才能看透。而这种敏锐的时间感觉，姑且称之为“自管理者调节前术”，更是看出工作“重要性”的关键所在。
能判断工作重要性的人，常常知道适时、适可而止；而不能判断工作重要性的人，则是一味赶工，无所适从，所以，在相同的工作进度下，一个是充满信心而悠闲自在，一个是盲目工作却毫无自信。之所以有这种差别存在，就是因为是否具备“自管理者调节前术”。
“自管理者调节前术”包括了判断力、直观力及先见力。本来，每个人都具有某种程度的“自管理者调节前术”。只不过，多数人都让这项能力多眠了。
将“自管理者调节前术”活性化的方法，有下列三个要点：
（1）要能分辨工作“表面的重要性”及“真正的重要性”。以新成员加入公司或新制品发
表会来说，看起来仪式相当隆重，但是，这只是表面的重要性而已，实际上，它的“真正重
要性”，早在半个月或一个月以前就已经决定了。
若是被“表面性的重要”所蒙蔽，常会持续紧张而无法喘息，更会发生计划迟延的现象。须知，真正的重要性永远是走在表面重要性的前端，因此，必须把着眼点放在表面重要性的前方。
（2）许多工作，常像山的形状一般，具有一个顶点，但是，这个顶点只是表面重要而已；
这些工作真正重要的地方，是在顶点以前的上山途径。
明白这个道理以后，在工作进行时，应以所见的中央顶点为目标，将全部精力投注在攀上顶点的过程中。
（3）若能确实体会上述两项要领，即可在计划初期，看出工作真正的重要性何在，而有较
宽裕的时间来推行工作，并且将最多的时间及精力投注在真正重要处，有助于工作的顺利完
成。
对于不断涌入的工作，也可用同样的观点来处理。凡是会妨碍到迈向顶峰的工作应断然延后或提前，而有助于攀向顶峰的工作，则全盘接受，付诸实行。
以上三点，大家应该切实实践，以磨练自己“自管理者调节前术”的能力。常有人在工作过程中，因为耐不了辛苦而想放弃，殊不知，这正是快要到达巅峰的征兆，只要忍受这种压力，再往前跨一步，就可攀上顶峰，海阔天空了！
操纵时间的方法
运用时间的最高境界就是“时间操纵术”。这种战术可使你摆脱时间的束缚，自在地活用
时间，而获得最高成果。
英国政治家者巴金逊，曾就时间术提出两个观念：（1）为严守时间，（2）为计划时间，而计划时间就等于是笔者现在叙述的“时间操纵术”（原理虽然类似，但是此“时间操纵术”的名称、内容、专门技术都是笔者首创”。）
时间操纵术的原理很单纯。
（1）衡量每件工作中时间因素的重要性。
（2）下意识地探讨时间因素，即以时间的观点来衡量工作。
若能确实把握这两点，不论什么工作都能顺利完成。
“时间操纵术”包括十种专门技术，现依序说明如下：
（1）仔细观察工作的各种情况，把握最佳的行动时机。福泽论吉是日本江户时代的学者，某次到横滨观光中，发现横滨地区相当流行英语，而自己竟然对英语一无所知，但是他并不因此而气馁退缩，反而把握这个机会，努力地学习西方各种学问，终于成为大学者。
（2）时间是决定胜负的重要因素，应列为最优先的考虑。。日本电算董事长永守重信先生，在创业的艰苦时期，就提出了“管理者能以其他竞争对手所需交货时间的一半来提前交货”。因此，他得到了更多顾客青睐，而渡过难关，发展成大企业。
（3）以时间为武器来打击对手。犹如打麻将时，若遇到打得较慢的对手，就不断地以“管理者又可以看报纸了！”或“喂！你打快一点行不行？”来催促，以致对方在忙乱之下，常会不加思索而乱打牌，种下败因；现实的商场竞争中，这种现象更是屡见不鲜，尤须警惕！
（4）与前项刚好相反，在处理重大案件时，不可急于一时，宁愿以更多的时间来换取最大
的成果。比方说，与某访客交谈的预定时间已到，但若是他的谈话很有价值，可弹性地延长交谈时间。再则，举行会议，当然是以在预定时间内结束为原则，但是，若遇到大家踊跃发表具有建设性的意见时，不宜仍然按时散会，可适度地延长会议时间。
（5）伺机而动。在商场上，如果不能伺机而动，往往会吃大亏。
（6）可将不想继续从事或没有价值的工作，暂搁一旁，这并不是怠惰，而是一种有意义的
革新有效作法。
（7）准备不足时，要适度拖延时间，若是盲目前进，必遭败果。因此，可用“管理者现在
很忙”等借口，争取一些另谋对策的时间。
（8）遇到不利的交涉场合时，也要设法拖延时间。这种情况，犹如拳击比赛时抱住对方一
般，虽然不够光明正大，但有时却是必要的。运用之道如：故意迟到、岔开话题、不谈结论等等。
（9）某些场合，要作迅速明确的决定，确实掌握住整个局面。
（10）让对手着急，使之落入自己掌握中。
如果能够掌握以上十项专门技术，你将成为管理时间、运用时间的高手。
五、触摸时间的感觉
拥有“时间感”的人，不仅有明确的使用时间法，而且在工作、交际、游戏等各方面，也一定是高人一等的。个人应该把自己从不当的“习惯”信仰，以及固定化的价值观中解放出来。一个人若具备丰富的想象力和完全的技术，就可以借此判断时间，锻炼自己对时间的控制。
时间感觉从跟对手有共同感觉开始
如果说从同理心中，可以产生出时间感，可能会有很多读者吃惊不已。同理心和时间感，乍看之下，是毫无关系的两件事。
不过，就如同管理者所说的：时间感觉的水准的要点，便在于同理心高不高，以及对一般人的理解能力深不深。这并不是教管理者如何去迎合，或符合他人，而是说必须站在对方的立场着想，否则，再好的技巧，也无法使自己对时间有敏锐的感觉。
现举一个更易说明的例子。
例如，有一些人就是会让对方苦等、干等，而自己却一点也不以为意，也不觉得抱歉。还有，有些人不站在对方的立场着想；也不管对方愿不愿意，硬是拉着他，尽说些无意义的话。
像这些人，都被认为是不守时间规矩的人。“不守规矩”这个词，有个性上的差别味道：“那个人的个性就是不守规矩，真是拿他没办法”，旁人也都如此地放纵、包容他。
但是，管理者觉得，不遵守时间规矩的人，并不是因为本身的个性引起的，而是缺乏同理心所造成的。而且，也是一种不关心他人的态度的表现。
为什么呢？因为那些让别人等待的人，一点儿都不关心正在等待他的人的心情，也不在意白白地浪费对方的时间。时间，尤其是目前存在的时间，跟人类之间有着密不可分的关系。让对方等待，就等于毫无意义地夺取了对方的时间，而造成对方的损失。这种痛苦，这种心情，不能够了解，不能够体会，不是缺乏同理心，是什么呢？
反过来说，性格规律化的人，会有严守时间的态度——或许有这样子的人；但倒不如说，严守时间的人，是因为他懂得体贴他人，能够和对方产生同理心才有的结果；如果能够想象得到对方被剥夺了珍贵的时间的痛苦，你还忍心让对方苦苦等下去吗？
因此，不遵守时间规矩的人，应该彻底反省一下对人关系的出发点，如果不能产生同理心，不能进一步地了解人类，那么，永远也没办法提高对时间的感觉。
提高想象力的十项专门技术
另外有一个提高时间感觉不可缺少的能力，那就是想象力，想象力是一种可以丰富并开
展实际存在的事物的精神力，有很多阐述时间术的书，都有很大的缺陷。如果不将想象力这个主要因素列入考虑的话，就没有办法提高开发时间的效果。而且，如果不培养想象力的话，就不能够期待对时间的感觉会提高了。
管理者曾经在某家公司的训练部门任职，那时正在处理一件为两百位新进员工安排工作场所的事情。管理者先将这些人的个性、适性以及基本资料做一比较，最后采取了下面的方法。
当管理者看完他们的资料后，就先在脑子里，把他们安排在各种不同的地方工作，然后尽可能地想象他们正在工作场所中，执行职务的情形。管理者重复不断地运用想象力，终于，适合每一位新进员工的工作，一一清清楚楚地浮现在管理者的脑中。
由于受到分配范围的限制，并非每个人都能如管理者所愿地分配，但是，从日后的工作情形来判断，这已经是一次相当令人满意的配置了。想象力在这件事例中，可说扮演了重要的角色。
这个专门技术，有两项重点。
第一，一个人若想把握自己的现存性、可能性，以及实存的深度，就必须具备想象力，越缺乏想象力，就越不能看清别人的专长，也就不能做出适才适所的分配，以致发生错误。第二；想象力和先见之明可以直接结合。虽然已经替新进人员安排了不错的工作；但他们能否有成，还是个未知数，所以，除了有想象力外，还需要有敏锐的想象力。这件事例中的想象力，可以预测出每一位新进员工的未来时间，也可以在未来状况中，看出他们的能力和可能性；这几乎可称为先见之明。
想要训练先见之明，一定得培养丰富的想象力；这是不可缺少的条件。话虽如此，但在有限的范围中，要讨论出一个根本地改善想象力的方法，时间实在不够充分。以下，就尽可能地介绍几种既简单又能够提高想象力的方法。
（1）看看天花板的污渍或云朵的形状，然后在脑海中描绘出它的形象。不光只是做一次或两次，做了好几次后，就会出现效果。
（2）在公共汽车车厢，看见某杂志周刊的广告，或是看了某本书的题目，便想象其中的内容，然后，与实际的内容做一比较检查，如此一来，就可以充分地把握自己的想象力。
（3）看书时，采用跳读方式；跳过的地方，运用想象力想象它的内容。
（4）看过电视转播的运动比赛以后，想象第二天报纸的标题，以及报导内容。
（5）以琐碎的小事和资料为基础，创造出一个故事。
（6）和人见面以前，事先预想会面对的状况，并且设想问题。
（7）对于尚未去过的地方，想象它周围的风景，建筑的样式，以及室内的建设。
（8）边看推理小说，边推测犯人。
（9）从设计图、地图、照片，想象实际的情况、实际的地方和事物。
（10）重视联想。如果开始联想，中途绝不要打断，要一直想到极限。这种飞跃性的联想是个好办法。
将自己沉浸在另一时空中
读一部好的历史小说或科幻小说，自己往往会在突然的一瞬间，脱离了现代，陷入一种
种生活在过去或未来世界的错觉，这时候，过去、未来是非常有变化的，鲜明的形象会浮现在脑中。
这种感觉，可以称为“时间器的感觉”。自己如果生活在过去或者未来，会是怎么样的情况呢？思索着、思索着，过去或未来的形象便丰富地浮现在脑中了。从现在到未来，从过去到
现在，从未来到现在，如此这般，自由自在地想象不同的时间，让自己的想象在另一时空里
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