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哈佛管理技能培训教程-第44部分
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1987年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软件程式Hipa。card。这种机器虽然促进套装软件的增加，但并不表示能解决所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及，资料被消失的风险就会跟着持续增加。以mackintosh为例，1984年上市的第一代3。5磁碟片容量仅有400KB，到了1987年，它的硬式磁碟容量竟高达20MB，足足比三年前进步了50倍。而随着硬式磁碟种类的增加，20MB的价格在87年底滑落至几万元左右，就连个人购买100MB的硬式磁碟都已不再是新鲜事，但这些容量足以媲美250张磁碟片的超级记忆体，一旦稍有差错，其所造成的损失恐怕难以想象。
尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体，它仍然会遭遇一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故，都有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意：信息化公司应该了解，大型系统所承担的风险，小型系统也一样会发生。
于是，备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代，备存行为仍被一般人所忽视，事实上，备存即是复制，复制即是将资料提供给多数人共有，例如以多数人为对象的印刷，以少数人为对象的复印。人们习惯于这样的复制文化，却不习惯危机管理的复制——备存文化，因此才会导致资料的动辄流失。所以，所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动备存系统，每个人对自己的工作体系，也应该具备备存的观念及技术。
（7）异型机种间的资料互换术
使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式磁碟为例，它的规格包括8英寸、5英寸、3。5英寸及2英寸数种，它的资料密度也从IS（单面单密度）到2HD（双面高密度）等不一，再加上厂牌机种的不同，记录方法各异，彼此之间很难达到完全互换的效果。
不过，以个人的工作范围来说，有三种方法可以弥补资料互换性的不足：
（1）购买新机种时，选择可以和过去机种互换资料的机器。
（2）将异型机种的资料转换成自己机种可以阅读的方式。
（3）选择以标准规格系统来保存资料的机种。关于第一点，必须特别注意的是，即使是同一家厂商，有时刚出厂的新机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保存的资料，现在的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行：
第一，利用资料转换服务中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的机种或磁碟片型式。
第二，购买资料互换电脑或互换软件，自行变换。不过这种方法需投资数万至数十万元的费用。
第三，使用电脑或文字处理机里的通信机能予以转换。对文字资料来说， 是最简单的方法，但必须在电脑或文字处理机附有通信机能的前提下方可进行。
基本上，电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料，即使机种互异，彼此也能自由交换资料。通信机能互换资料的方式有两种，一种是利用电子传送法，将A机的文件经电话输入电脑网络中，再以电子传送方式转入B机里；另一种方式则是将A机与B机直接连结于通信用的交叉通信电缆，利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料，并不只限于单纯的文字资料，因此它对异型机种的资料互换贡献，已使它成为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法，则可请教制造商或代理商。
至于选择标准规格的系统，只是由于它的共同性，有助于各种机器的资料互换工作。今后若是想购买文字处理机，不要忘了选择可以阅读标准规格系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差，但是由于它能互换新旧机种间的资料，所以，不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手提式文字处理机，作为你个人的资料互换机。
5。 “电子资料整理”注意事项电子资料整理应注意八点：
（1）电子资料的整理是将看不到的保存资料加以整理，使之能一目了然；
（2）注意资料规格的统一，并事先加以整理、保存，以便能随时调出必要的资料；
（3）录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况；
（4）当录音带内容的重复使用机会不多时，在短期的保存之后，应重新利用，以避免卡带泛滥成灾；
（5）有必要保存的录音带，贴上与主题相同的索引后，放入档案袋中；
（6）在录像带上加注时间数据，以便清楚了解每段画面的所在位置；
（7）磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档案袋；
（8）磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。
□ 照片资料整理技巧
再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代，每个人都小心翼翼地将照片粘贴于相册上；当傻瓜相机的时代来临时，冲印已经普及，这时胶卷和相册堆积如山，反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒介所无法替代的功能，以致于未遭淘汰的命运。
照片主要有五项功能：
（1）捕捉瞬间的美；
（2）弥补模糊不清的记忆；
（3）一张照片足以传达比一百句话更多的信息；
（4）记录鲜明的映像；
（5）能使用于印刷媒体上。在资料工作上，照片相当重要，尤其对报纸、杂志媒体来说，照片的存在不容忽视。
1。 以时间顺序整理照片资料
整理文件资料的首要原则，即是要按音序的排列顺序，而在整理照片时，却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间，也是冻结时间的一种记录。当看到一张照片时，脑海里首先浮现的即是“何时拍的？”所以，整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。
2。 整理照片资料的技术
照片的整理工作，从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例，尽管“同步冲洗”（即冲出负片，接着便洗出照片）已成为时代新趋势，但是如果顾及整理的工作，最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功，是否值得冲印，把所有底片同步冲洗的做法，就是一种资源的浪费。尤其是工作摄影，值得冲印的照片往往只有其中数张，利用“同步冲洗”是一大浪费。所以，当底片送交冲印店时，只须冲出负片即可，如果非要同步冲洗不可时，也莫忘了附带进行黑白压条（黑白负片一样尺寸照片）的冲印。另外，由于黑白底片本身只有黑白两色，若想从负片上判断照片的优劣，或许是一件吃力的工作，因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块（压条），再用放大镜检查，或许效果比较理想。
3。 “照片资料的整理”注意事项
照片资料的整理应注意五个事项？
（1）照片资料是一种时间记录，最好能按照时间顺序来整理；
（2）底片与黑白压条（相版）应成对放入档案袋中；
（3）尽量少用同步冲印，仅选择有必要的画面冲放照片，并和文件资料一齐放入相同主题的档案袋中；
（4）正片只能利用现成的整理系统加以保管；
（5）选择摄像机磁碟片中可用的画面，转录于VHS录像带中保存起来。
□ 人物资料整理技巧
多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，“人”的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可以看出一个人的工作实力，因为“人”就是最具价值的信息。
名片及通讯录的基本整理方法有两点：
1。 名片及通讯录的基本管理法
在八十年代个人电脑刚刚兴起，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外，电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，一度电脑曾被视为“协助业余者增长智慧”的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关“名片吠ㄑ堵嫉墓芾í”套装软件，便不断被开发出来。
用电脑处理人物资料，具有三大优点：
（1）能够自由地删除或增加名单；
（2）能够快速地查询；
（3）能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所无法达到的优点。
不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：
（1）输入作业相当麻烦；
（2）登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极限；
（3）电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现有的通讯资料，
其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、通讯录的电子化，于是在去年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑（或资料处理机），立即成为市场上的抢手货。
有的管理者所使用的通讯手册已经沿用20余年，虽然外表陈旧不堪，至今却仍然相当有用。因此若要将名片，通讯录电子化管理，就必须设定一个至少可持续10～20年的系统。人生的20年一晃即过，整理信息也应该配合人生的计划。
根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必须针对五个项目逐一改进：
（1）输入所需花费时间；
（2）资料的容量；
（3）检索能力；
（4）携带性；
（5）20年后的持续性。然后再综合两项要点：？首先制作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；？在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。
2。 建立“纸资料”为中心的管理系统
传说名片最早起源于17～18世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名片被视为一种
身份地位的象征，鬃经理、鬃科长、鬃助理厖，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。
（1）名片的规格。
名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑，防止字迹不清楚。
名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。
（2）名片的再次加工。名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要注明会面的时间及日期。例如在1989年4月14日下午6：30见面，那么就在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。
（3）通讯录的法则。每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用20年以上时，眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上的姓名，所谓“张王满天下”，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想分配通讯录，例如利用6孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。至于以英文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排列。经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注ABC字母索引。
（4）电子通讯手册。通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是，电子手册便应运而生。
电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用20年以上时，它至少必须具备数MB的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时，可将需要的资料利用印表机印出，然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料，可先于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再打印一次全新的通讯录。
电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进100人资料，这是需要很大功夫的。在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：
先输入电话及传真号码，不必输入地址；
只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也浪费了输入时间。所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时，要尽量使用代号，例如123…4567的“…”，代表电话号码，345＝6799的“＝”代表传真机号码，987*6543的“*”代表住宅电话。
（5）理想的电子手册。基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要求：（1）是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；（2）纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。
（6）电脑通讯录。使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟或IC卡，都是较好的办法。
利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。
3。 “人物资料的整理”注意事项
整理人物资料时，应注意八个事项：
（1）整理名片按注音或字母顺序为原则；
（2）名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份各自归档；
（3）整理“工作别”名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；
（4）登记通讯录时，如果对方是普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；
（5）纸资料通讯录易脱落遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；
（6）电子化的通讯整理因考虑记忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；
（7）利用电脑的印表机功能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；
（8）电子手册的资料记忆只要输入电话及传真机号码即可。
第四单元 哈佛经理的谋略
第一章哈佛经理领导哲学
一、哈佛经理领导哲学
任何一种理论的出现都有其历史渊源和现实条件。历史渊源来自于历史的特点，即历史是延续的，前后相继的，同时，又是由一定的“现实”——逝去的现实构成的，它要同现实碰撞；现实条件就是指现实的客观的认识、实践活动。认识、实践活动的不断深入，使得原有的理论园地不断有新苗出现，领导哲学的产生也不可不具有这样的特点。从历史角度看，古希腊哲学家柏拉图的政治主张——政治家必须是哲学家，哲学家要成为政治家，二者合二为一，就是“哲学王”——可以算作它的最早萌芽；从现实角度看，管理、领导活动的客观要求——任何一位领导必须具备一些素质、能力，行使一些职能，如计划、控制、鼓动、沟通、评价等，而这些能力的获得和实施均离不开哲学思维——构成了它产生的现实条件。
柏拉图的理想国
柏拉图（公元前427—前347）是古希腊的一位哲学家，主张理念乃万事万物的本源，理念生有一切，具体事物是理念的摹本和影子，认识亦是对理念的回忆。然而，柏拉图并非囿于哲学的抽象王国，他有远大的政治抱负，力主建立一个理想国，以哲学家为王，实现他的哲学主张，或者说，让国王以哲学思维方式、哲学方法来管理、统御国家。他说：“除非是哲学家们当上了王，或者是现今号称君主的人像真正的哲学家一样研究哲学，集权力与智慧于一身，让现在的那些只搞政治不研究哲学或者只研究哲学不搞政治的庸才统统靠边站，否则国家是永无宁日的，人类是永无宁日的。不那样，我们拟定的这套制度就永远不会实现，永远不可能实现，永远见不到天日，只能停留在口头上。”为此，柏拉图创办了一个学园。在这里，他不仅传授其哲学思想，培养哲学家，更重要的是培养具有哲学家头脑的政治家和政治顾问，即哲学王。柏拉图还曾四次去西西里岛，实践他的理想。他想把叙拉古城那的新主训练成一个哲学王，尔后，索性怂恿和支持自己的一名学生去那里当国王。但都遭到失败。
□《圣经》的故事和管理科学
在开始论述之前，我们不妨先转述《圣经》中的一则故事。《圣经·出埃及记》中有一文字，它描述了摩西的岳父杰思罗如何观察摩西花了一整天时间，倾听他的人民的诉苦和问题。之后，杰思罗告诉摩西，他一个人不能管事太多，并且建议采取具体步骤解除他的过重负担。他的第一个建议是必须以“法令和法律”形式教育人民；第二个建议是这些被选举出来的诸侯们，应按所辖人数封以“千民之侯、百民之侯、半百民之侯和十民之侯”这一类职称；第三个建议是这些诸侯必须管理一切日常事物，向摩西只汇报重大问题。
用现代语言来讲，杰思罗的三个建议的现代对应语就分别是一个组织的政策的阐述、权力的委任过程和管理程序。这就是说，对组织的管理古已有之，即在上帝创造人类之初，人类就以群体的方式生活在一起，每个人都被包括在各种群体和组织之中，这就促成了原始管理的出现。
当然，管理作为一门学科和一项系统的工程还是近代的事。各类组织令人眼花缭乱，各类组织间的关系错综复杂，各组织内成员千姿百态，使得管理科学的出现成为必然。
管理科学的发展大致经历了四个阶段。
第一阶段是19世纪末到20世纪初形成的古典管理学派，其代表人物为弗雷德里克·W·泰勒（1856—1915）。当泰勒在米德费尔钢铁公司工作时，他就注意到了“磨洋工”现象。工人们的产量远远少于他们力所能及的产量。于是，泰勒开始收集材料，分析研究，提出自己的管理理论。起初，他的管理思想影响并不大，直到海军兵工厂反对“泰勒制度”的一次罢工，引起了1912年国会召开“泰勒制度和其他工厂管理制度”的听证会，这才给泰勒以机会，阐述他关于科学管理概念的观点。泰勒认为科学管理的执行必须来一次“全面的精神革命”，它必须同时爆发于工人和管理人员的内心之中，使劳资双方停止关于如何分割剩余的争吵，团结起来增加剩余额；也必须以科学的方法为基础来获得确定完成每项作业的适当的程序和建立合理的每人时的产出水平所需的信息。为此，他主张，科学管理的建立必须先解决两大问题；增加普通工人的平均产出和提高管理的效率。他提出了四项管理原则：�
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