中国在世界中-第15部分

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　　　　（4）向对方招呼，重复对方的名字。你可以说：

　　　　nice　to　meet　you，mr。brown。

　　　　或

　　　　1t　is　a　pleasure，ms。browm。

　　　　或

　　　　how　do　you　do，mr。browm。

　　　　（5）交谈结束时，互相道别，你可以说：

　　　　good－bye。i　enjoyed　meeting　you。

　　　　或

　　　　good－bye。nice　meeting　you　and　talking　to　you。

　　　　或

　　　　good…bye。i　look　torword　to　seeing　you　again。

　　　　3。掌握握手技巧

　　　　握手是互相信任和尊重的表示，也是当今世界上许多国家工商界通用的一种问候和致意方式。不论男士或女土，见面时都必须热情、得体地行使握手礼。人们往往根据一个人行使的握手礼来对其做出评价。因此，正确地行使握手礼是至关重要的。

　　　　在国际贸易交往中，应掌握握手的时刻，该握手时未握手就有失风度。握手的恰当时间为：

　　　　（1）你被介绍给别人时，应与其握手，表示问候、致意；在同其辞别时，也应握手，表示因与其相识而感到高兴，愿意今后继续联系。

　　　　（2）当来访者进入你的房间、办公室或会谈室时，应与其握手，表示欢迎。

　　　　（3）当你去迎接并见到一位久未相逢的客户时，应与握手，表示久别重逢的喜悦，并以此表示问候。

　　　　（4）当别人向你赠送礼品时，应与其握手，以示感谢。

　　　　（5）当参加宴请或其他活动后告辞时，应和主人握手，表示感谢。

　　　　一些其他握手规则：

　　　　在商务活动场合，社交握手规则变得放松灵活了。一般说来，第一次见面的人或一段时间未见面的人都会握手问候，向不必考虑他们的工作级别或『性』别。经别人介绍时，无论哪一方〃都可先伸手，握手时应放松而有力（切勿软绵绵），要直视对方眼眼，微笑着告诉对方〃很高兴和你见面〃，或其他问候的话。不要紧抓对方的手不放或握住他（她）的胳膊。如果与你观面之人并无握手之意，不要勉强。如果你伸出手，对方没有反应，那么放下你的手，说声〃你好〃　即可。

　　　　4。问候语的讲究

　　　　社交场合中有很多问候的方式。包括正式问候和非正式问候；语言问候和非语言问候。

　　　　（1）正式与非正式语言问侯

　　　　1亲密朋友间的互相问候，一般采用非正式的方式，例如，你可说：

　　　　hello，david！

　　　　或

　　　　hi，mary！

　　　　或

　　　　hi　there　stevens！

　　　　或

　　　　long　time　no　see！

　　　　或

　　　　what　brings　you　here　today？

　　　　2国际贸易活动中通常采用正式的方式。例如，你可说：

　　　　good　morning，mr。smith。how　re　you？

　　　　或

　　　　good　afternoon　dr。ensminger。

　　　　或

　　　　good　morning，ms。jones。how　was　your　weekend？

　　　　（2）非语言问候

　　　　非语言问候包括握手、拥抱、亲吻、鞠躬等；接吻是非常亲密的问候方式，所以在工作场合要慎用。不要亲吻不太熟悉的人。这会引起他们的惊讶或尴尬，对你们双方都不合适。总之，双方相交越久，工作关系越稳固，这种问候方式越不显唐突。要考虑场合和背景。带商务『性』质的集会，如酒宴互相亲吻是可接受的。在纯工作场合，如会议室或办公室里，可以握手互致问候。上下级间避免亲吻。下级亲吻上司会让人觉得是拍马屁。反之，则会让人认为你在利用职务之便对下级做出不妥举动。不要把互相亲吻看作是非做不可的事。可以在对方未走得太近之前伸出你的手，微笑地说声〃很高兴见到你〃　同样能联络彼此间的感情。

　　　　5。向外界拨打电话之技巧

　　　　（1）准备个台式电话薄，列出经常拨打的公司电话号码。

　　　　（2）在拨打国际长途电话时，要查看一下时差。

　　　　（3）提前计划一下所要拨打电话的内容，知道你要说的要点。如果必要的话，在你进行通话时，面前可放置一个列有你通话要点的单子。手边备好所有所需的信息资料。

　　　　（4）正确拨号，报上姓名，言简意赅地说明你的意图。

　　　　（5）要使通话简洁，但不是那种粗暴的简单和唐突无礼，当你谈完公事后，迅速挂机。

　　　　（6）如果没能找到你想与之通话的人，留下你的号码和姓名，并可要求对方回复电话。

　　　　（7）在办公室中最好避免拨打不必要的私人电话，在办公时间，勿使用电话聊天。

　　　　（8）在你替上司拨通要拨出的电话前，确保他本人能接听电话并将所需资料备好。

　　　　（9）当你拨打电话去投诉或抱怨某问题的话，确保你在和能有权解决此问题的人通话。

　　　　（10）当你使用录音电话时，由于许多录音电话有固定的时间限制，所以留言一定要简洁。

　　　　先介绍你自己，不要猜测对方会听出你的声音。有些电话还要你留下打电话的日期、时间，如果想让对方给你回电话，告诉他你的电话号码及给你打电话的最佳时间。另外，要简单说一下要他回电话的原因，这样对方在回电话时有所准备。如果你想查询所需信息，要告诉他最后期限（如〃明早之前给我答复是否参加上午11点的会议〃）

　　　　6。如何解决一些棘手的问题

　　　　在你工作的时候，会碰到很多需要你能巧妙地处理电话的情况，下面是一些可能遇到的情况，并列有一些建议『性』的处理方式。

　　　　（1）在电话中需要你得花些时间才能找到的信息资料。

　　　　你可以告诉对方要找到对方所想知道的信息需要一定的时间，然后寻问对方愿意等待还是愿意先挂断电话，你一会儿再打过去，如果对方愿意等，而又需要等很长时间，你要间隔一段时问就去查看一下对方是否已挂断电话。如果还需要更长的时间去找所需信息，你要再次寻问对方是否可以再多等一会儿。当然，你总是要为对方的等待而表示感谢。

　　　　（2）对方拒绝说出他或她的姓名及说出打电话的事情，但坚持要与你的上司通话。

　　　　你所能做的就是记下留言。不能将电话转给你的上司，也许这是一个你的上司绝对不愿接听的电话。

　　　　当你让对方留言被拒绝时，你可以态度坚决地说〃我很抱歉，但琼先生不和不相识的人交谈，除非他搞清楚来电话的目的。〃，或〃琼先生要求我记下电话，他再回电。如果你留言的话，他或有关人员一定会给你回电话。〃如果对方坚持说是私人电话，你就不要强求对方留言，给你老板留个条，注明这是私人电话。

　　　　（3）当上司非常忙的时候，对方却坚持与上司通话。

　　　　你要耐心地解释你的上司暂无法接听电话，并主动提出记下留言。　在确认上司可以回电之前，千万不要许诺上司可以回电。当然，有经验的秘书知道何时为了重要的电话去打扰上司。

　　　　（4）当上司正在开会时，有重要的电话打入。

　　　　你可以让对方稍等，你迅速记下留言，然后不用敲门，进入会议室将便条交给你上司。

　　　　（5）当有人打来电话时，你的上司出差不在公司。

　　　　除了说明你的上司不在之外，勿需谈及其他情况。如果你不能断定对方打电话的目的时，要求记下留言。一定要特别谨慎避免告知对方任何上司与外界的活动。而对于局内人来说。你可告知你认为是合适的任何信息。

　　　　（6）一个人不断地打来电话，所谈内容很重要，但对方言语结结巴巴，杂『乱』无章。

　　　　你可以让他把问题通过传真机发过来。这样你在电话里交谈时有一副件在手。他也可以有条理地理清自己的思路，按顺序逐个讨论问题。如果她对你的暗示不加理会，你可以好言相告，〃卡罗，我的时间很有限，如果你在打电话前将这些问题组织一下，我想我们讨论起来会快得多。你能否将这些问题依次写下来？〃

　　　　（7）许多商务电话系统都安装了录音电话，可我更希望与人谈。我应该挂电话吗？

　　　　你当然可以挂电话。但在很多时候，你必须先在机器上留言才能找到对方。按动按钮，很多录音电话在问你一些问题后，会自动接通你与对方的电话。这些机器与音质按钮电话连接在一起实际上取代了总机接线员。录音电话在当今社会已成为商务上不可缺少的工具，它极大地提高了工作效率，使人们能够留出一定的时间回电话，免除了一天工作中的干扰。在这种情况下，留下你的姓名、电话号码经你挂上电话，隔几分钟重拨一次更可能找到对方。

　　　　六、实用商务英语写作礼仪

　　　　入世后，代理业的国际化对英语的写作要求提上了日程。商务英语写作其实也有很多礼仪知识得掌握。

　　　　1。写作语言的恰当风格与语气

　　　　在商务交流中，带有『性』别歧视的语言很可能是最共同的偏见形式。下面的五个准则会帮助你将之从你的书面文字中去掉。

　　　　准则1：通过使用无『性』别意义的词或词组来将所有人包括在内，避免使用仅仅具有男『性』或女『性』意义的词。

　　　　注意：为了避免在需要使用全称单数人称代词时而使用〃他〃，可以使用下面的技巧：（1）改变句子的措词，去掉带有『性』别的词（2）将句子从单数变为复数（3）用one，you，he　or　she，his　or　her来代替男『性』的代词。不要多次重复使用同一种方法，因为那样会导致单调的重复。

　　　　准则2：在文中要平等地提到男『性』和女『性』，在提法上要具有一致『性』。在文中第一次提到一个人时要使用全名，随后可使用姓或名字。

　　　　准则3：避免不必要的称号和模式化的称呼。使用通用的全称称呼或者对男『性』和女『性』都适用的词语。

　　　　准则4：在工作头衔的词语上，避免使用带用〃man〃或〃woman〃　的前缀或后缀。

　　　　准则5：当需要以『性』别来意指人的时候，使用彼此平行对应的语言。

　　　　2。注意要简洁

　　　　简洁是指用尽可能少的词来完整地表达出想要表达的信息。无论在时间上还是在金钱上简洁会增加有效『性』并可能会减少成本。如果你想简洁地进行交流，冗长的词语和罗唆的赘言是应该克服的主要问题。

　　　　赘言是指用太多的词语表达太少的语意。比如，你想在信函中将下列句子写给客户：〃按照贵方的要求，我方将寄去500份货物装运单〃。你写成：〃1n　compliance　with　yourrequest，i　am　sending　you　a　large　number　of　shipment　forms。这句话中的信息可以用更简洁的方法表达：〃as　requested，i，m　sending　you　500　shipment　forms〃。你也许会注意到，第一句话几乎用了比第二句话多一倍的词语。

　　　　3。内容清晰

　　　　商务活动中的许多误会很多时候都是由于不清楚的信息造成的。因此，如果你想让你的商务信息清晰明白，尽可能使用具体的词语。下面三个指导准则会帮助你提高你商务写作的清晰『性』。

　　　　（1）在抽象的术语前加上某些词语，使之更清晰完全地进行定义或解释。

　　　　（2）通过在引入某一抽象术语之后用句子进一步地对之进行解释，来使抽象的概念少一些抽象『性』。

　　　　（3）当某一术语或概念对你信息的表达非常重要的时候，尽量使用最具体的词语。

　　　　4。感情要真诚

　　　　在商务写作中，表达真诚之意是你会遇到的最难的事情之一，但它却是最必要的。仅有诚实的意向是不够的，你需要在书面信息中将之传达出来。在交流中传达真诚的主要因素有：表现自信，不做过多的奉承，避免表现不必要的谦恭。

　　　　表现信心：传送缺乏信心的信息当然会引起对方对你的疑虑，相反地，表达出自信可帮助你实现目标。但也要避免过度自信

　　　　听起来过分具有信心绝对不会带来益处。如果你表现得过分想当然，对方会认为你是专横而傲慢。在过度自信的陈述中，使用以自我为中心的口气，会令对方不愉快，并会对你的信函内容大打折扣。

　　　　使用含有惊讶、惊奇、震惊之意的词语。诸如：〃我们很震惊地得知……〃　和〃你所遇到的资金问题真是令人罕见〃这类的表达都不完全是真实的。对方知道是这样并会出现负面的反应。请看下面的例子：

　　　　不真诚的语气真诚的语气

　　　　当我们得知贵方选用了x牌子产品时，我们深深感吃惊。

　　　　真诚的语气

　　　　多谢贵方考虑我们的产品，当你们下次询盘时请告知我方。我们会为贵方提供质量与价格最具竞争力的产品。

　　　　通过对上述例子的对比，我们来看，哪一种陈述会有损日后彼此双方的交往？左边的说法采用了冒犯的语气，右边的说法则是积极的，有建设『性』的，诚挚的。因而，在任何情况下，要将具有惊愕、惊奇等含意的语言从商务文书中去掉。

　　　　避免使用命令或烦扰对方的语言

　　　　一些试图致力于表现真诚的语言听起来很不悦耳，难以令人置信，并具侵扰或要求对方做出某些行为。这些都是应该避免的。请比较这两个例子：（从略）

　　　　虽然在商务写作中你应该对对方表示尊重，但过度的表现会显得虚伪而不诚恳。大多数时候他们使对方尴尬，并导致对方来怀疑你的真正动机。比如：〃我知道像您这样的重要人物一定非常繁忙，但是能否请您从您宝贵的时间中抽出几分钟来……〃就不如这样说：〃我们很需要像您这样的权威人士的意见，请您抽出几分钟来……，好吗？〃

　　　　只有在场合恰当的时候才称赞对方，这样，你的诚意才可被认可。

　　　　这样的提醒也适用于谦恭的表现用语。例如：

　　　　〃请您抽出几分钟来……好吗？〃就要比〃我是否可以求您帮个忙〃　的表达方式好。

　　　　诸如〃您可否行行好……〃〃如果您……我将终生感激不尽〃〃我只是一个小职员，但……〃这类的表示方式都不必要地降低了你的地位。为了避免这样，你应该直言你的要求并说明它的合理『性』。

　　　　5。写作范例

　　　　（1）邀请函：例子：本集团定于　9月10、11、12日连续三天在西安展览中心举办一次新产品展览会，同时为国内外客户举办一系列讲座。

　　　　展品由本集团100家公司提供，展品中有你们特别感兴趣的电动复印机及真空吸尘器。

　　　　想必你们对本展览极感兴趣。我们十分乐意邀请你们参观。请于9月10日星期一下午赶到。展览会结束时间为下午6点。

　　　　我们希望你们能应邀光临。若能告知到来时间，我们安排迎接。

　　　　（2）感谢信

　　　　例子：我现在已回国。在此对您给予我的极其热情、友好的接待表示衷心地感谢。与您本人和你们的董事们见面是我长期以来的愿望。现在我惟一的希望是将来你们能来我处访问。

　　　　我十分感谢您的友善。感谢james　furbisher先生带我们参观工厂。

　　　　再次感谢您。

　　　　（3）祝词

　　　　例子：致欢迎词女士们、先生们：

　　　　很高兴各位不远万里从美国来到本公司访问。各位知名人士莅临本公司，我们深感骄傲和荣幸。

　　　　我公司全体员工将竭尽全力使各位的访问愉快且不虚此行。今天我们将向诸位介绍我们新建的工厂和研究中心。如果大家有什么问题，别客气，尽请发问。

　　　　在此谨向各位表达我个人最诚挚的欢迎，并衷心期盼各位的来访将会卓有成效而且意义

　　　　（4）请柬

　　　　例子：请柬

　　　　为庆祝威尔伯恩公司成立45周年，兹订于10月10日（周一）晚上　8时在里瑟夫币柳林街　37号举行招待会。

　　　　敬请

　　　　光临

　　　　威尔伯恩公司董事会谨订

　　　　（5）建立贸易关系信函范例

　　　　例子：敬启者：

　　　　贵国在本市的商务参赞处把你们的业务范围告诉了我们，而你们的业务范围又正好和我们的一致。

　　　　我们是西安最大的电器用品进口商之一，愿意与你们建立业务关系。我们的开户银行是中国工商行银行西安支行，该行可向你方提供我方的信誉和资金情况。

　　　　目前我们对无绳电话感兴趣，请尽快寄来最低报价单。

　　　　谨上

　　　　

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