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8小时＋从优秀到卓越的效率法则-第7部分
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在#5旁边有四组数，因为你这时要把这个新项目和清单上的其他任何项都作对比了。等你做完这四个选择并圈好选项后，整个选择过程就完成了。
最后一步，等选好所有项目后，回过头去数数：右边的每个数字你各圈了几次？你圈了最多次（在这个例子中最多次即四次）的那个就是你真正的#1首要任务。剩下的项目可以按照被圈的次数排序，你选得最少（没选过）的那个就是排在清单最后的那个。在我们的例子中，通过数每个项目被圈过的次数，我们最后决定，写营销信件是我们所对比的五项活动中最为重要的。
这却并不意味着#1首要任务就是你要首先去做的！别忘了，任何像这样的排序都只是用作一个向导。其他外部因素及你所具备的常识会告诉你目前如何最好地利用自己的时间。
工作单：重要性指标——实践（空白）
你填完这张实践工作单后，就会知道其实还是可能有几个项目同等重要。那么你该怎么办呢？其实没问题。可能最后证明有两个甚至更多个项目确实同等重要，那么最后就由你自己决定怎么去排序了。你对比的项目越多，就越可能会出现这种情况。
另外一个可能困扰你的问题是：在实际操作中，你应该去对比多少个项目。我们的表格可以容下20个项目。显然，你一次想对比的项目越多，你清单上的数字就会越长，而你要做的抉择也会越多。如果你清单上的项目超过了20个，那就把它分成两半，去做两个重要性指标，然后再把这两份结合起来。
在给没有关系的项目安排主次顺序时重要性指标是最有效的。这叫作绝对重要性，因为一个项目和其他项目完全没有依附性。另外一种排序方法叫作时间或顺序排法，这种方法更像时间安排技巧而不是主次安排方法。在时间排序法里，所涉及的项目都不一定出现，因为日历就可以帮上你的忙，例如：你自然会先去赴上午10：00的约而后去参加下午2：00的会议。
在顺序排法中，所有事情必须按照一定顺序来完成，因为它们相互之间具有依赖性。在建筑领域，你必须先打地基再盖屋顶。并不是说其中一件事情比另一件事更重要，但这件事必须先做，并且你能否完成另一件事也必须看你能否先完成这件事。我们的重要性指标在这种情况下就不适用了，这个时候PERT或GANTT表会显得更为有效（见第十章）。这两种工具同样可以给你提供很多信息，帮助你最大限度地提高每天的工作效率。
记住，任何主次排序的工具都是为了让你能够更好地掌控自己的活动，而不是相反。并且你不能高估了常识在形成正确判断中的作用。在你需要把自己的重要任务讲给别人听时，这些工具会非常有用，并且一旦你确立了自己的主次任务，那么你就可以更容易对别人说出“不”了。
工作行动计划
你可能要把下面的工作行动计划表复印好并且每天使用——你在制定每日行动计划时可能还会用到这个表。表中留有空格，你可以填上一天的各种活动（见各大类别）并编排好主次顺序，首先是标上A…B…C，然后是1…2…3。这个表有个优点就是它包含了一个核对栏，你在完成某些项目时就可以把这些项目核对后划去。
“最佳时间”栏也可以有多种用途：⑴你可以列出自己做每项任务所需要的精力水平——高级，中等，低等——根据自己的精力水平曲线来做事；⑵你可以安排好做每件事的具体时间（像例子中打电话的时间）；⑶你可以估计出做每件事所需的时间，这样可以确保整天的活动安排现实而又有可操作性。
工作行动计划
活动级别最佳时间完成
√
A；B；C…1，2，3…
要点小结
·实现自己目标的关键是要承诺做好这件事，而不是尽力去做。
·运用80…20法则，你可以通过只实现20％的目标就达到80％的成功率。
·要高效工作，就按照主次顺序去做事。·好好看看主要职能表里的数字可以给你带来很多启发，告诉你应该把精力投放到何处。
·完成任务首先意味着要投入到计划、组织和安排主次任务中去。
·通过对比你所设立的计划及自己的实际行动，你可以确定自己的精力投入是否方向正确。
·记录并研究一段时间自己的活动可以非常有效地证明自己的工作是否高效。
·想办法把任务标准化，或者把任务派给别人，或者合并几项任务可以让自己组织得更好，赢得更大的掌控权。
·按主次顺序安排好自己的活动可以让你一整天都更轻松地做各种决定，并且还可以让你在任意时刻决定如何最有效地利用时间。
·任何时候都不要让活动清单占据了掌控权，清单只是个指南。
·自我管理的两大工具，一个是完成已经开始的事情，另一个是一次只处理一件事情。
·做一个强制抉择的重要性指标可以带给你一个绝对主次分级结果。
·如果你的老板非常喜欢一个项目，你最好也喜欢它。
·如果你之前从没做过某件事，那么你要把它的所有未知特征当作头等任务去了解。
·把能见度高（风险也高）的项目放在清单首位。
·在安排自己清单上的主次活动时，不要忘了自己顾客、同事和下属的需要。
让主次任务在你的生活中起作用
你怎样才能在工作中做到80％高效？
从主要职能表中你得到的最有用的两点体会是什么？你要怎么把它们运用于实际？什么时候？
你有没有投入到目标中去，分析自己的活动和对时间的利用，以期将来获得更高的生产效率？
你发现自己花太少时间做的私事有哪些？花太多时间做的私事又有哪些？
你将如何对待自己的每周时间总结？
在工作中，有哪些活动你可以使之标准化？哪些可以委派给别人去做？哪些项目可以合并？
你明天的A…1项目是什么？
你会不会坚持使用本章出现的表格，直到让每天完成表格上的任务成为自己的习惯？什么时候开始？
制定一个30天行动计划。30天后重新审视你的进度，修正你的计划。
我对于成功计划的细微边界想法：战胜过度投入
“在做事的高尚艺术之外还有一种高尚艺术，那就是不做某些事。”
林语堂，中国哲学家
大部分人都长期过度投入。他们一直在忙碌着，努力去完成大量的任务，而其实这些任务中大多数对他们来说都是不重要的。人们经常问自己：“我为什么要做这个？”，很快又会想：“要是我当时说个‘不’该多好啊！”
不。多么有用的一个词！这个词有着很积极的意义，说出来简单，也没有人会把它写错。在其他很多语言里，它的读音都是一样或者相似的。它可以决定成败，可以把我们从压力中解脱出来，可以让我们掌控自己的生活。但是这个小词用得却并不多。人们付出一切代价来避免说出这个词，有时这种代价确实非常高。结果呢？表现不好，无精打采，垂头丧气。
你怎么才能判断出自己是否过度投入呢？很简单，如果你感觉自己在过度投入，那么你就是。不管你是已经到达一个转折点马上就要崩溃，还是预料到马上要到转折点了，你都必须好好地、认真地看看自己投入的项目。如果你试图去做自己时间不允许的事，那么不管你有多么好的时间组织表，计划多么周密的每日行动清单，或者有多么高效的“10步计划”、“12种办法”，它们都无法改变你的状况。你必须要对自己诚实，必须现实。如果你假装情况没那么糟糕。照样我行我素，那么你不光是在骗别人也是在骗自己。
你到底有多么过度投入呢？自己看看吧。
测评：过度投入？
问问你自己以下的问题，看看你的负担有多超重。久久每句话，在能最好描述你情况的数字上画圈。
同意不确定不同意
1。我感觉自己对于团队项目的完成负有全部责任。321
2。我相信，如果这项工作全部由我自己去做会做得最好。321
3。我无法满足家人的需要和需求。321
4。我卷入到了很多事情中，很多是我希望可以和自己无关的。321
5。我因为无法在一些事情上投放足够时间感到愧疚。321
6。任何时候只要我加入到一个团队中，我总是处于领导者的地位。321
7。我忙得没有时间吃饭、睡觉或放松。321
8。我很难决定出什么是真正重要的，而什么又是紧急的。321
9。当别人要我做事时，我很少说“不”。321
10。我不想让任何人失望，所以我通常会同意帮忙。321
解释：
在本次测评中，分数越高越不好。
≥24：你接近崩溃的边缘，很危险。
23…15：你应该得到比现在更多的回报。
≤15：祝贺你！你现在拥有对自己生活的掌控权。
过度投入和压力
完全没有压力等于死亡。极度高压也等于死亡。关键是要在两者中间找到平衡点。研究表明，适度的压力对于人们保持动力和获得最佳表现至关重要，但是压力过大则会迅速摧毁整个表现，同时也会毁掉当事人。
（图形）
如果工作很无趣，那就是你做得不对。（文字在灯泡中）
导致压力过大的原因很多。对很多人来说，永远前进的推动力，战胜生活的挫折和失意，满足每个人的期望都是造成压力的重要因素。
给生命施压的既有命运也有自己的抉择。所以，做好你的抉择对于自己的持续健康和幸福是非常重要的。你必须选择战胜你过度投入的习惯。
战胜过度投入五步骤：
列出你投入的每件事。再分别列出你的工作活动和私人活动。
列出你想拥有的所有事项，并列出所有你真正想做而现在没做的事。
重新看一看#1的清单。考虑到你的时间及自己的重要事项，这些事情中有哪些是你不应该做的？
做一个计划，让自己从#3里的所有事项中解脱出来。
具体定出你将从什么时候开始去做#2里所列的每件事。
减轻负担对于你的成功和生活幸福至关重要，也可以确保你仔细审查每一个关键步骤。
步骤1：列出你正投入做的每件事。每件事指的是任何你在做的事，任何一件事。
步骤2：列出你想拥有的所有事项，并列出所有你真正想做而现在没做的事。没有做你真正需要或感觉应该做的事会迅速增加你的内疚感，让自己精疲力竭，在个方面的效率也大幅度下降。问问你自己以下问题：
什么对你来说是真正重要的？你的首要任务有哪些？
你希望自己有更多时间和精力去做，但是因为有其他事情所以没法做的事情有哪些？将这些事情具体列出来，不要有所保留。可能你没法很快找到时间去做所有这些事，但你还是要把它们都列出来，这样会让自己心里好受些。
步骤3：重新看看#1清单。考虑到你的时间及自己的重要事项，这些事情中有哪些是你不应该做的？
像这样去评价每一项：
这个对你来说重要吗？这种重要性是不是属于第二象限的那种重要性？
如果你现在没在做这件事，假设重新给你选择的机会，你会去做吗？事后的看法往往会比先见更为清晰！你是不是曾经这样想过：“如果我那时能知道现在所知道的，我肯定不会去做这件事”？这些是你应该首先清除的活动。
你必须要亲自去做这件事吗？你可以而且应该这么认真地把时间和能力投入到这个目的、这项工程、这个追求上吗？如果答案是否定的，那么你最好就不要开始去做，如果已经在做了，那就想办法逃离。
步骤4：做一个计划，让自己从#3里的所有事项中解脱出来。
让你自己从过去投入的一件事情中脱身有时候会很难但很有必要。去衡量一下每个情况。怎么样才能优雅（或者即使不是很优雅）地把某个项目从你的清单上删除？
如果这是一项和工作相关的任务，而你又处于领导者或管理者的位置，那么你的部门里很可能会有人很愿意去多承担一点责任、多获得一点权力。把这项任务交给那个人去做吧。（第九章将详细说明怎样委派任务。）你这样做不仅可以给这个被委派人以成长和锻炼自己技能的机会，并且可以让你这个管理者工作效率更高。好的领导者从来都不会事必躬亲，因为那根本就是不可能的。
如果你没处在管理层，找不到人来委派任务怎么办呢？你就是那个经常获得成长机会的人？你的老板不允许你再把任务交给别人？即使这样，也不要放弃希望。第十章会告诉你一些办法去根据自己的主次任务做一些协商，从而减少一些自己的职责。
每个人都可以在工作之外试试委派任务给别人的过程。你这几年来是不是一直都是保龄球协会的秘书？你有没有在某个俱乐部或自己创办的组织里担任领导者的职位？人们是不是又指望着你去担纲领导学校的狂欢节？你下班后是不是依然很忙，忙得家人和朋友都看不到你的踪影？
重新看看所有这些项目。你是不是应该适当退让，而让其他人去开发他们的领导潜能并尝试他们的想法？这次你是不是可以不让自己的名字出现在选票中？你能不能让其他人来协助你的工作，从而让自己活得轻松点？你是不是有个副手几乎都不做什么事情？如果没有你那个组织是不是照样可以运作？它是不是对你来说比对其他人更重要？
如果大家这次不再仰赖你的话，你是不是会觉得如释重负？如果回答是肯定的，那就把它交给别人去做。不要让亲力亲为的态度影响了你工作的效率。
步骤5：具体定出你将从什么时候开始去做#2里所列的每件事。
这些“应该做而现在没做”的项目应该归入你的时间表。这些项目是你参照自己的首要任务和价值取向需要并且想去做的事。这些项目可以让你获得成就感，满足自己的需求和欲望。
为你自己做一个计划。真正投入进去，行动起来去做吧。
避免重复行动
你在执行计划时，还需要培养防止其他活动侵蚀自己生活的意识和技巧。一旦你为那些活动打开了房门，即使只开了一条缝，它们也很可能会走进来占用你的时间。
总之，对于每个新的要求，你在同意之前都必须学会实际地去评估。
·仔细聆听。这本身就是一种被很多人忽视了的艺术。不要简单地听别人说的每个字，而要清楚地知道别人问的到底是什么——是什么，涉及到哪些方面。如果有不确定的就问。你越透彻地理解了别人要你去做什么，你的反馈就会越好。认真想想你该怎么回答，不要分心。在回答之前你有权花时间去好好思考。聆听是非常积极的一个步骤，因为聆听代表了你对自己和说话人双方的尊重。
·停下来。稍作停顿。好好想想。人们几乎都极其害怕沉默。学会冷静沉思这一门艺术，在别人对你提出请求后运用好这一艺术。控制住自己说话的冲动。这是你回想所听内容的机会，也是你考虑自己该说什么的机会。问问你自己：“我真的想这样做吗？”，还有：“客观地讲，我能在相应时间内把它做完而不会把自己弄得太累吗？”
回想一下上一次别人给你描述某个组织或某项活动时，你是不是觉得那听起来非常有趣？你是不是都快看到自己投身在其中了？在确定地投入进去之前，认真、现实地看看你的时间表，问问自己你想把它确切地加入到生活中的什么地方去，怎么加入。估算一下会花去多少时间，再把估算出来的时间乘以1。25。
——如果你觉得某个会议会持续一个小时，那就在你的时间表上空出1小时15分钟。
——如果你认为准备一个演讲需要四小时，那么就在你的时间表上预留五小时。
——如果委员会计划每星期开一次会，那么你就准备好一个月开五次会。
——如果某项任务对你来说非常陌生，那么你就在估算时间的基础上乘以1。5而不是1。25
只在时间表里安排你一半的时间。你已经100％地预定好了自己的时间？并不只有你是这样的。因为我们大部分人都几乎把自己所有的时间填满了，为了加进一项新活动，我们就不得不减去一些活动。你愿意这样做吗？那会是什么活动呢？或者说，对你来说，什么才是真正重要的——你切实的首要任务是什么？现在你应该重新调整自己的安排，投入到自己真正认为是重要的项目中去，在加进新的活动之前，把自己空出来的时间投入到那些重要项目中去。
以下这些活动就不应该放到时间表里去：
所有不太重要的事——除非重要的事都已经完成了。
做完后不会产生多少影响或者根本不带来任何影响的任务。
任何你可以交给别人去做的事。想想家里的各种修理和改进工作。你可能一头埋进了某项工程里，结果却发现你没有时间去做好它，或者根本没经过这方面的训练。或者根本没有合适的工具。你甚至可能把问题弄得更加复杂了。你冒着巨大的风险将大量的时间和精力投入到一个无底洞里，结果却一无所获。
任何你只为取悦他人而去做的事，因为你怕别人不高兴或故意要让别人欠你人情而做的事。
没有经过仔细思考，或者对你的时间精力来说不合适的要求。想想这一点。是不是有人总对你提出这样的要求？
别人应该自己去做的事。
·评估你的首要任务。为了做这件事，你不得不放弃别的什么？最难的抉择不是要你在自己想做和不想做的两件事当中选。难的是要你在两件都很感兴趣的事情中去选。每个选择又会对你别的重要任务都产生影响。做选择时一定要好好衡量你的时间如果投入到其他项目上会怎样。例如，假设你一直很积极地在参加一个民间的慈善团体，这个团体对你来说意义重大。有个很重要的会议安排在某天晚上。结果，在最后一刻，工作上有了一个机会，你可以去见一个业内影响力非常大的人……但是见面的时间和你原先计划好的会议时间是在同一个晚上。你会怎么办？你当然想两样都参加但那是不可能的。你必须衡量两者，选择一个你最需要/想追求的。答案没有正误之分，只有符不符合你自己的情况和重要性之分。
·立刻决定。一旦你决定要拒绝对方，那就告诉他/她：“我不得不要对你说‘不’了。”然后停一停，控制住自己想继续往下说的冲动。就这样。这么简单的一句话可以节省无数的时间和精力。但是真正到了这种时候，大多数人却会胆怯。我们往往会说：
或者是
又或者是
这些回答听起来是不是很熟悉？这种经典的不承诺的回答最后往往还是会变成肯定的答复。心里面，你一直责怪自己。因为你并不想去做这件事。你的内心一团糟。你等待的时间越长，心里面就越会反复地想这件事，这样就浪费了大量宝贵的、精神上（有时候是生理上）的精力。快速、果断而轻松地说“不”吧。
很多人不知道该怎么去拒绝一个时间上对自己不合适的请求。所以我们通常会因为以下两个负面的原因而答应别人的请求：一个是，我们害怕拒绝对方会给对方留下不好的印象；另外，我们看到别人请求自己帮忙，所以就错误地以为自己很重要很有权威，产生自负心理。
如果你答应别人的请求只是因为想得到别人的肯定，那就意味着别人怎么看你要比你自己怎么看自己更为重要。靠答应别人才能感觉到自己的重要性就像是给牺牲者和遇难者加炮弹，这不是领导的意义所在！
在诺曼·文森特·皮尔出版了他最畅销的一本书《积极思考的力量》后，突然有很多人邀请他去做演讲。邀请函像雪片般从全国各地飞到他位于纽约大理石教堂的书桌上。就算他真想去做这些演讲而实际上他是不想去的，那么他被邀请的次数也远远超过了他可能演讲的次数。但是对于皮尔来说拒绝别人也是很难的，结果他就发现自己一再地拖延这些请求。他既没有接受这些邀请，也没有拒绝。一再的拖延让那些邀请他的机构又加紧了催促，最后他要是再拒绝就显得不公正也不得体了，于是他只好答应。这时，他才意识到：“原来在一开始就说‘不’会比最终得做自己不愿做的事简单得多。”
这话听起来好像皮尔博士也意识到了过度投入最终不可避免地导致了耽搁，甚至很可能是失败。对每件事都说“好”降低了成功做好哪怕是一件事的几率。
你不喜欢说“不”的一个原因是你不想让别人失望。为了让我们获得更清晰的看法，我们先来调换一下角色。如果你去请别人为你做事，你是不是也能预料到有时别人会回答“不”？你可能还会为这件事准备好几个可能的选择，这样如果第一个人拒绝了的话，你还可以再找�
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