8小时＋从优秀到卓越的效率法则-第9部分

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一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把三个月积累下的信件弄丢所带来的问题。
　　不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。
　　最后，你必须做好决定，不要制造更多麻烦。“杰出”系列书籍的作者汤姆·皮特斯有一次说，人们写过的最差劲的备忘录“本该用一个电话解决”。你是不是曾经选错过沟通的媒介？把不应该写下来的东西选择了写下来？通过电话或者直接面对面的交谈是不是可以更快、更有效地解决这种情况？你是不是真的需要把内容都写下来？如果你不问问自己这些问题，那么你的办公室里就会留着很多不必要的文件。
　　非纸质风暴——电子邮件
　　当今社会有个大问题，就是如何组织和管理好你每天接收到的大量电子邮件信息。电子邮件其实和文件袋以及电话留言机没有差别：都是收集信息的箱子，包含着待审核、处理和组织的信息。并且它们带来的巨大挑战都是一样的——东西进来太多，你都没有时间和欲望去处理和组织了。
　　如果你的电子邮件数量和处理速度总是逼你同时开多个屏幕，你可能就会遭受这么多邮件的罪了，还可能导致邮件系统瘫痪。每天都专门留出一定时间有条理地浏览一遍你的邮件。把自动来件提示关掉，在自己设定好的时间查看收件箱，就像你现在查看你办公室的收件箱一样。记住不是所有邮件都需要你马上回复。因为有了电子传输系统，所以紧急信息变得越来越多。但是，正如组织管理大师杰弗瑞·梅尔所说的：“如果事事都很紧迫，那么就没什么是真正紧迫的了。”
　　有效处理电子邮件
　　·不要让电子邮件长期停留在你的收件箱里。邮件一旦看过了，就把它拖放到文件夹里或者删掉。不要把时间浪费在以后重新看这封邮件上了。
　　·在你的系统里面创建一个有效的文件收藏夹。把你需要存起来日后参看的邮件拖到这个收藏夹里。每年至少清理一次。
　　·遵循两分钟法则。立刻处理那些两分钟左右可以做完的项目。你收到的邮件数目越多，这个习惯就越有用。
　　·使用行动文件夹。对于需要多于两分钟专注去处理的项目，创建一些文件夹，并且在视觉上要明显不同于只用作参考的文件夹。比如，如果你的电子邮件系统一般按照字母顺序排列文件夹，那么你就可以这样建：
　　@行动@等候@阅读/复习
　　@这个符号可以把这些文件夹放到顶部，这样看起来就很方便了。在你的组织系统里标明你回复过的邮件，这样就并不会漏掉任何邮件了。如果你是用电子邮件来分配工作任务的，那就把邮件复制，存到@等候的文件夹里。@阅读/复习是指那些用作参考的邮件以及需要超过两分钟去读的邮件。你也可以把这样的邮件打印出来，这样就可以在开会或做其他事情的空隙时间里看。
　　·注意电子邮件的转发功能。要记住，任何邮件都可能在任何时间任何地点被转发给任何人。永远让自己假设你的邮件最后会发送到老板那里去。
　　·校读。用系统里的自动拼写纠错功能。注意大小写的区分。如果你全部用大写字母，别人看起来会觉得你在大喊大叫。
　　·避免群发。不要把邮件群发给每个人。
　　·不要有感叹词，不要加个人注解，不要发电子连锁信。
　　·省去“谢谢”这样的客套语。它们只会增加字数。
　　·如果你想发附件，一定要确保收件人会下载来看。
　　·回复邮件：
　　——就算你自己加的标题会更好玩，也请保留邮件的原始标题。这样可以让整个沟通沿着一条线索发展。
　　——省去原文内容。原文内容只会增加邮件的长度。如果发信人自己都不记得当时发了什么信息，那这些信息能有多重要？
　　——不要简单地点击回复键。有的系统会在你点回复键后复制通讯录的所有地址。一定要先弄清你的系统设置。
　　·不要在做别的事时查看邮件。只有在你可以全神贯注时才去查看电子邮件的收件箱，这样就能避免你日后再重新查看。
　　·把重要的邮件设置成显眼。可以用彩色的着重选项，也可以把字体改成彩色。但不要弄得过度花哨。
　　·不要在生气时写邮件。不在线时写一份草稿，24小时后再重新读一遍。如果你很生气，那么打个电话回复吧。这样你就比较不容易卷入一场笔头争端了，笔头的争端会让当事人双方都后悔的。
　　·如果是你自己都不想收到的一封邮件，那么就不要把它发送给别人了。
　　拖延耽搁
　　拖延是最为普遍的一种扼杀精力的武器，每年，你因为拖延丢失了多少工作效率？这种习惯本身会给工作带来大量的损失，并且还会浪费掉无数的机会。
　　拖延可以这样定义：把你需要或想做的事推掉以后，而其实又没有推迟的充足理由。
　　拖延的背后可能隐藏着很多心理暗示。研究人类行为的专家一般来说都赞成以下三点潜在的因素：
　　害怕失败。这经常表现为害怕不能达到你自己的、可能是不切实际的高标准。把事情拖到最后一刻，因为没法“衡量”你能付出的最大努力，所以其实也就没法检验了。这样真正检验的就是你在最后一刻把事情拼凑好的能力。所以，拖延可以让你不必检验自己的真正能力。
　　害怕成功。成功有好的一面，也有危险的一面，例如，可以让自己背后的朋友、家人或者工作伙伴走捷径获得成功。很多人表面上看准备去完成某些任务，结果却在这些任务上失败了，而在生活中看似无意识地保持现状的一些任务上，他们却获得了成功。
　　害怕失去控制权。爱拖延的人经常觉得他们每错过一次最后期限，自己就在获取对生活绝对控制权的战争中胜利了一次。经常迟到或者因为自己而推迟了某项工程的完工似乎是在微妙地宣称：“我才是那个拥有主动权的人。”
　　人们爱拖延还有其他一些原因：
　　·他们想着以后会有更多时间，比如把东西放回原位。
　　·他们想象事情不是很重要，而实际上却是很重要的。
　　·他们幻想没有最后期限。“既然我是成年人了，我就可以按照自己的意愿去做事。”
　　还有一点很重要，那就是不要把拖延和计划好的推迟行动混为一谈；经常会有一些客观的原因是允许把某些行动推迟的。拖延则是指把现在应该做的事不必要地往后推迟。如果你在采取某个行动前必须先获得更多信息或者目前情况不合适，那么等待是可以的。墨菲法则是这样说的：“把事情置之不理，它们只会越来越糟。”这其实并不总是对。有时，事情却会变得越来越好；所以，推迟可能会是一个富有积极意义的步骤！
　　如果你有拖延的毛病，并且致力于提高工作效率，那么你再也不能把改掉拖延的坏毛病这件事往后拖延了。记住，拖延是一种根深蒂固的习惯，可能会很顽固，但确实可以战胜的。
　　清理完未尽项目的剩余部分
　　列出所有你在拖延的事情。
　　按照这些悬而未决的事情给你带来的压力大小决定是否把它们列入清单。注意：这和事情的重要性可能会不一样。有些非常重要的事可能根本不会让你心烦，而其他相对不重要的事却逼得你快要发疯了，在这种情形下，就把后者列入清单。
　　先处理最让你心烦的项目。谁会去在意它不是最重要的事？现在你一件事都没做……所以你向前迈出的每一步都是一种提高。一旦你把那件带来重大压力的事情处理好了，你会觉得整个世界的重量都从肩膀上卸去了。
　　继续往下列项目，直到所有都做完了。一路上要记得犒劳自己。
　　最终战胜拖延陋习！
　　1。检查你的态度。你是不是一个完美主义者？你给自己定的标准是不是太高了，以致让自己无法正常前行？
　　2。总是问问自己：“怎样才能最好地利用我目前的时间？”为了把这个问题解释清楚，在这个语境中，也可以问自己：“如果我不是因为现在已经在做这件事，我会去做它吗？”或者是：“这件事和我的目标直接相关吗？”这会让你马上变得有组织感，并且开始分配自己的主次任务。
　　3。直接面对自己的答案。一旦你决定了自己应该做什么，就把它从文件夹里拿出来放到自己面前的书桌上。如果某项任务要求你到办公室的其他地方去，或者甚至是离开办公室，那你就到任务要求你去的地方吧。把这项工作切实地放到自己面前。
　　4。把它分解成小块。太难了？太烦人了？把大块的工作切分成更多可以操控的小块。一步一步再去做，或许这项工作就没那么难了。或许某个特定的步骤并没有那么烦人。烦人的任务就像吃过饭的盘子：不理这些盘子并不会让它们自动消失，而却常常让它们在过后变得更难清洗。
　　5。保持下一步行动清单。这份清单可以一直记录你每项任务的下一步。弄清楚下一步要做什么会让任务变得更加简单。
　　6。对外公布！向别人做出承诺。找几个你很看重他们意见的人，告诉他们你要做些什么。告诉他们你开始行动的时间，叫他们到时候检查一下你。一点点来自同龄人的压力可以支持你走很久，只要你赢了就会有一定的意义。这就会给你努力实现目标提供动力，也会给你完不成目标实施惩罚。
　　7。设立一个短时要求。告诉自己：“我只会在这个任务上做五分钟，然后我就停下来。”不管是什么事，忍受五分钟总不算太难，而这就是你要自己投入去做的。仅仅是五分钟，然后就可以停下了。后面再进行时，如果你感觉自己没法一直做这个项目，那么你就还是每隔五分钟停一次。
　　通常，这种经历就像是往一个游泳池里跳。刚开始时，你会觉得水特别冷，但是一旦你适应了，就会觉得也没有那么糟糕了。如果5分钟对你来说没问题，那么15分钟也不会有问题。既然你都做了，为什么不一直坚持下去呢？不过记住，5分钟一过，你就可以停下。最坏的结果是，以前没做的一个项目，你现在已经完成5分钟了。
　　8。不要再想了，就去做吧。对于艰难任务的恐惧和预期通常会比任务本身更糟糕。咬紧牙关投入进去。
　　避免掉入优柔寡断的陷阱
　　浪费掉了很多机会；很多很棒的事情没有出现；工作和事业走下坡路；浪费了宝贵的时间，再也补不回来了。所有这些后果的造成都是因为没有做一个决定。不是做了错误的决定，而是根本没做决定。
　　在必须做决定时，想想这项任务值不值得去做，然后赶快行动。如果不值得，那就把它丢开。不要让这件事弄乱了你的生活。做一做简单的算数就可以帮助你决定某项任务是否值得去做。
　　假设你有一项任务需要花一个小时才能完成。你把它推迟了两个星期，结果每天都要花5…10分钟去担心这件事。把所有你担心的时间加起来，再加上你把它堆积起来所增加的时间，还有做好这项任务本来需要的时间，结果你把一项一小时的任务变成了三个半小时的任务。而这还没考虑其中对你的情感消耗，这种消耗其实也损坏了你去做其他重要事情所需的精力。
　　人们拖延做决定时会有很多借口：
　　·他们不想犯错。他们相信，只要自己不做决定，就不可能会犯错误。
　　·他们不想负责任。做决定是件大事，因为最后的成败会反映出个人的素质。
　　·他们觉得自己获得的信息量不够。有时候这是事实；其他时候，这只是他们不采取行动而想出的托词。
　　·他们在寻求最完美的解决办法。当然，这就意味着他们永远也不会做决定了，因为完美的解决办法根本就不存在。
　　如果你是那种想把事情做好的人，你就必须果断，并且要有勇气去行动！不要自欺欺人地想你可以无限期地拖延这个决定。你其实已经决定了不去做决定。不幸的是，这个决定所带来的后果通常会比做出错误决定还要糟糕。并且，不做决定通常会自动产生一些后果，所以就会发生以下一些情景：
　　·“我其实应该开始去做那个分析，但是或许我也可以等等。反正报告要到月底才交。”
　　·下个星期，这个人又做了同样的决定。
　　·到了第三个星期，他已经没有别的选择了。报告星期三要交，而星期一下午突然发生了一件很严重的危机事件。
　　归根结底，最后的情况迫使他做了决定。现在，他就可以交上一份不太好的报告，而又有很好的理由，因为时间不充裕。这个人也不用因为自己做得不够好甚至是失败而负什么责任了。
　　这种行为破坏性更强，因为它会慢慢变成一种习得的个性特征伴随人一生。你可以分析分析以下三个问题来改掉优柔寡断的毛病：
　　真正的问题是什么？在发生什么事情？为什么会这样？是什么让你做不了这个决定？这个决定事实上是什么？优柔寡断和拖延在这点上通常是相伴相生的。
　　如果你要从五个条件相当的候选人里面选一个人录用，你为什么还不决定？从这一群人里选出最优秀的一个会太难了吗？是不是有一种直觉、一种发自内心的感觉在告诉你一些和事实不一样的东西？你是不是不想承担选择其中一个候选人的责任？你是不是实际上感觉他们中没有一个人会和你好好合作？你是不是觉得这个职位根本没必要招人？你是不是在寻找那个不存在的完美人选？
　　找出真正的问题还会让你全力集中在真实的决定上，而你可能一直都不觉得这个决定会是真实的决定。但是你必须清楚地看清这个问题，否则你就无法前行。
　　有哪些选择？抉择很少是发生在两者之间。生活不是只有黑白两色，而是有着大量微妙的灰色渐变色。或许你会面临很多可能的选择。把它们都列在一张纸上。如果你还想在纸上留出空间来列每个选项的优劣之处，那就留出空间去列吧。一旦这个信息呈现在了你的面前，你就可以考虑第三个问题了。
　　更好的选择是什么？注意：我们用的词是更好，而不是最好。你可能会犯的最大错误就是总相信会有一个明显最好的选择，而工作和生活在大多数情况下都是模糊不清的。几乎就没有一个最好的选择，并且就算是有，当时也不可能会知道哪一个就是最好的。
　　如果你有好几个选择，可能当中会有一些是很好的。那么做决定就是从中选择一个并且坚持下去。
　　假设你要进入一个大城市，你不可能打个电话给警察总长，然后告诉他说，除非有人能够保证你在走到每个十字路口时都会出现绿灯，否则你就不会开始出发。然而很多人在面临抉择时却用这种方法：如果不能保证我的决定是完全正确的，我就不做这个决定。
　　你根本不可能一眼看到路的尽头，因此你就往前走吧，根据你能看到的这些去做决定。然后，随着你一步一步地往前走，继续去采取必要的行动来确保自己所做的决定是正确的。
　　案例研究：M*A*S*H
　　谁能忘记这个电视史上最长的情景喜剧呢？在长达11年的时间，M*A*S*H一直处于或者是接近尼尔森排行榜＇尼尔森排行榜：美国权威电视评价标准，是由尼尔森传媒研究公司开发的观众测量系统，用以确定受众规模和电视节目的传播范围。尼尔森公司成立于1923年，业务遍及全球100多个国家和地区。——译者注＇的首位。剧中的演员阿兰·艾尔达、杰瑞·伯格霍夫、罗瑞塔·史维特都成了家喻户晓的名字。
　　这个喜剧是根据朝鲜战争中一个战场背后的医疗机构展开的。在这个医疗机构中，那些技术高超的医生和护士都被迫放弃自己在国内成功的事业，应征到海外去服役。
　　曾经在整整四个小时里，他们没有任何事情可做，然后突然就有事做了：开始有直升飞机飞进来，从战场前线送来伤员，等待急救。
　　忽然，安静的时光就不复存在了。团队里每一个成员都迅速行动起来，忙而不乱地履行自己该尽的职责。现在，设备显得太少了；要做好他们该做的工作，时间也不够；满足需求的专家不够；一下子送来的伤员又太多。
　　在那种情形下，果断做出决定就成了生存和成功的关键。必须有人去做出一个个生死抉择。其中最重要的抉择就是将所有伤员分成三大类：
　　·那些不管怎么去营救都很可能会死的人。
　　·那些即使不马上施救也很可能会存活的人。
　　·那些处于上述两种极端之间的人。对这些人实施紧急救援会对他们生存与否带来最大影响。这些人就是M*A*S*H机构要救援的人。
　　除非你真的也是在战场上，否则你要做的决定就不太可能这么令人肝肠寸断。但是，M*A*S*H机构可以给我们带来一个非常重要的启示。
　　看看你的首要任务。任务是不是太多了？时间和资源是不是太少了？现在该去决定：
　　·有没有这样的项目：不管你做什么，它们最后都很可能流产，而你却还是往里面投入大量的时间和精力？赶快打住。就让这些项目流产吧。不要再把时间和精力浪费在这上面了。
　　·是不是有这样的活动：就算你自己不去采取任何行动，它们最终也会很漂亮地存活下来？那就放手吧，让它们去。你永远都不会后悔的！
　　·剩下的是什么？就像剧中移动的军用手术台一样，剩下的任务和项目就是那些你可以对它们成功产生最大影响的了。这些就是可以真正带来重大影响的——你的首要任务。把它们列出来，安排好，计划好，然后去好好完成它，并且知道自己是选择对了的！
　　从这里我们还可以得到一个启发。M*A*S*H这部影视剧集的编剧理查德·胡克当初为该书投入了七年时间写作，但是却遭到21家出版单位的拒绝。第22位出版商摩洛决定去试一试。只有到了这个时候，这本书才变成了一本畅销书、一部大片、一部非常成功地放映了11年的电视剧。
　　让它奏效
　　忧虑原因对策
　　太多文件是的！就是太多了！形成一种控制文件的心态
　　文件堆积在书桌上没地方放让文件在你的书桌上受控制地流动
　　文件夹里的文件太多试图把所有东西都存起来问问自己用到它们的极大可能性，不是微弱可能性
　　造出多于实际需要的文件习惯把任何东西都写下来问问自己：“有必要吗？”
　　经常忽视小的文件项目没放好或者在书桌上弄丢了创建一个记事本
　　没有足够的时间来阅读极有可能材料太多了快速浏览，迅速决断
　　手边的所有材料
　　无法跟上业务或领域的步伐可用的信息太多小心挑选，有选择地阅读
　　经常拖延害怕失败、成功或失去控制权理解你的动因并承认它
　　经常拖延喜欢兴奋转移到下一步！
　　经常拖延不好的工作习惯尽量应用七步骤
　　担心即将到来的项目不愿采取行动/做决定计算自己担心的时间，加到工作时间里去，就去做吧
　　拖延决定没有找出真正的问题所在确定出真正的问题，然后采取行动
　　拖延决定想要完美的解决办法列出选项，选择较好当中的一个——不可能完美
　　不能看到所有障碍极少可以一眼看到底做决定，让自己的决定正确
　　要点小结
　　·把你的收件箱移到门外。
　　·只把行动项目放到办公桌上。
　　·把每个项目迅速列入每日组织计划或者记事本里。
　　·立刻解决两分钟左右可以完成的项目。
　　·在整理任何文件之前先好好想想，如果有疑虑，就把它扔掉。
　　·有计划地定点查邮箱，而不是不停查看。
　　·在你的邮件系统里设置@行动@等候@阅读/复习等文件夹。
　　·不要让邮件长期停留在收件箱里。采取行动，把文件整理到文件夹里，或者发送出去，或者立刻拖到@行动文件夹里。
　　·在做别的事时不要看邮件。
　　·把很长的邮件打印出来放在阅读/复习文件夹内，空隙时间里拿出来看。
　　·回邮件时，保留原件主题，不要带原文。
　　·省去例行的“谢谢”客套语。
　　·如果是你自己都不想收到的邮件，那么永远也不要把它发送出去。
　　·拖延有时候是因为任务太难，有时候是任务太烦人，有时候是两者兼有。
　　·把大任务分解成小步骤，战胜拖延陋习。
　　·开始去做一项任务就已经是成功了一半！
　　·如果你必须去做一件事，那么就不要去想，只去做就对了。
　　·优秀的管理者对于各种行动是区别对待的。
　　·记住，不做决定就是一个决定。要有勇气去行动。
　　·如果你的决定看起来不清晰或不确定，那就去找出真正的问题所在。
　　·根据已有的信息去做决定，并且要根据情况的变化继续采取行动确保自己决定的正确性。
　　·选择一个较好的选项，而不是选择最好