外企女秘书职场日记-第12部分

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办公室有人笑，但没有人附和，于是玛丽又开始叹气：“于雪，要是写东西像上网和玩游戏那样容易多好呀！现在干什么都讲‘傻瓜’，如‘傻瓜’照相机，‘傻瓜’计算机，为什么就没有我们秘书用的‘傻瓜’写作机？”
“现在有很多写作用的‘傻瓜’软件，”小石说，“里面什么样的文件模块都有，要写什么就有什么。”
“我知道，”玛丽有些不高兴，“里面就没有会议改地点的范文。”
发牢骚归发牢骚，玛丽手脚还是挺麻利的。也就是十几分钟，玛丽根据头给的背景材料写出了“通知”：
通知
按北京市政府有关部门通知，称今年十二月份北京将举办国际信息大会，亚洲大饭店需要参与接待其中的五百多客人。我公司原定今年十二月举行全年工作总结大会，期间在亚洲大饭店召开研究精减机构专题讨论会和ＣＴ技术应用研讨会。为了配合北京市政府有关部门的工作，保证我公司会议如期顺利进行，将原定于十二月五日在亚洲大饭店举行的ＣＴ技术应用研讨会，改为十二月六日在新世界饭店举行。请各有关单位通知参会的人员，按调整后的时间和地点参会。
东岩国际（中国）有限公司
某某年某某月某某日
我把“通知”递给孟姐，孟姐仔细看了几遍后对玛丽说：“玛丽，你这个‘通知’，我觉得有几个地方值得推敲：第一，如果加上标题，效果可能会更好些。现在各公司每天都收到大量的传真和电子邮件，没有标题，可能很难引起参会单位的注意和重视。第二，‘通知’中的要求更明确一点，效果可能会更好一些，如调整后的会议时间、地点等，比方十二月五日的日程是什么，是自由活动还是另有安排，等等。第三，文字可以再精练一点，会议调整的原因是否要说那么多，你再琢磨琢磨。”
孟姐无论是年龄还是工作经验，都是我们的“大姐大”，玛丽也很少跟她开玩笑。玛丽取回“通知”的草稿，在自己的计算机上改了起来，不一会，玛丽又将改好的“通知”打印递给我。效果是比第一次好多了。
关于调整会议时间和地点的通知
各分公司、办事处及相关单位：
为配合国际信息大会的召开，经公司事务会研究决定，对今年十二月份在北京召开的公司全年总结大会的部分日程，进行调整。原定于十二月五日在亚洲大酒店举行的ＣＴ技术研讨会，改为十二月六日在新世界大饭店二楼多功能厅举行，时间是上午九点到下午四点半；原定于十二月六日举行的集团公司精减机构专题讨论会，改为十二月五日在本公司大会议室举行，时间是从上午九点开始。请通知会议的相关人员，注意会议日程的调整，作好相应的准备工作。
东岩国际（中国）有限公司
某某年某某月某某日
“玛丽，我觉得把‘精减’改为‘精简’比较合适些。”我说。
“精减与精简有什么大区别？”玛丽不以为然。
“区别还是有的。”我说，“精简机构，是使机构‘精’，使机构‘简’，就如同精简内容是使内容‘精’，使内容‘简’；如果将‘简’改为‘减’，意思就不通了。另外，像解释‘精读’、‘精打细算’一样，把‘精’理解为‘细致地’，那就是说‘精减’是‘细致地减去’，则更是不好理解了。所以，把‘精减’改为‘精简’恰当一些。”
“于雪，”玛丽叫道，“都什么年代了，怎么还像只老鼠掉进书库里，老是那样咬文嚼字？这年头谁还有功夫来区别这些差异？比方说，‘青藏高原’这首歌，那句‘一座座山川’，一听就是个病句，山可以说是‘一座座’，川是河流，怎么也能够说成是一座座呢？但现在唱成‘一座座山川’，又有什么问题呢？现在还有谁有这个雅兴，去鸡蛋里面挑骨头？‘青藏高原’这首歌现在不照样红透了半边天吗？”
这是什么逻辑！人家在王府井大街上随地吐痰没被罚款，你就可以跟着随地吐痰？！
“玛丽，你这种想法有些不对。”孟姐站起身来说：“我们秘书过去叫‘文书’，讲究的就是文字功夫。古人为了‘僧推月下门’和‘僧敲月下门’中的这‘推’‘敲’两个字，可以绞尽脑汁。现在虽然为了效率，不允许我们秘书在写完东西之后，花太多的时间去‘推敲’，但是‘精益求精’的传统还是不能丢。别看就是这百十来字的东西，发出去之后，就是我们公司水平和品味的象征，所以，该认真的时候就得认真。”
由于工作节奏的加快，人们早已不再要求秘书写的公文信函，像孔明写的“出师表”那样有文学价值，即使有人像孔明那样写出新的“出师表”，也没有几个人会有兴趣去欣赏。现在的公文信函，只要简单明了就行。就像快餐店里的汉堡，只要能填饱肚子就行，无所谓美味不美味。因此，人们对秘书写作能力的要求也越来越低。另一方面，由于大量的写作软件的普及，公文信函的写作也越来越容易，因此，对于现代公司中的秘书来说，传统的文书角色正在慢慢淡化。在一些秘书身上，对写作的畏难情绪或敷衍塞责的态度越来越严重。但是，秘书的实际写作能力仍然是很重要的。不要说给上司起草发言稿和调查报告，就是日常发传真、速记、发电子邮件，甚至打字，哪样工作不要求秘书具备相当的写作能力呢？
“于雪，现在唱歌都说‘爱情’二字好辛苦，你说，到底是爱情二字最辛苦，还是‘认真’二字更辛苦？”玛丽很认真地问我。
“你都是大师水平了，怎么还要问我这么简单的问题？”
我把玛丽顶了回去。


第三部分九月第39节天鹅湖

十月某日
前天，玛丽一不小心，将“所有者权益”说成是“消费者权益”，从麒麟肚子底下露出个马脚来，头“龙颜大怒”，命我们几个年轻的秘书这个星期一有空就要学习财务知识，不懂的地方问珍妮。珍妮本科学的是机电专业，但今年年初已拿到了助理会计师证，正在自学，将来想考注册会计师。
头板着脸孔说：“作为一个公司的秘书，必须有相应的财会税务方面的知识。会计和税务方面的数据，是一个企业进行管理的最基本资料，公司领导人最关心的就是财务方面的数据了。虽然财务部门每个月、每个季度都要向他们提供财务报告，不需要我们具有这方面很高的专业水平，但是，我们秘书一般的财务报告和财务报表还是要能看懂。通过了解财务方面的情况，能知道公司目前经营现状和发展前景，这样，在协助上司工作时，不至于两眼一抹黑。如果你们连增值税和营业税、所得税、费用和成本这些基本的概念都分不清，那我建议你们都辞职，回去念几年书再来上班。”
女人似乎是一种感性动物，天生就不习惯与数字和逻辑打交道。但是，作为秘书，如果连基本的财务报告也看不懂，看财务报告也像看天书似的，那就说不过去了。公司每年两次董事会，都要讨论公司的财务预算和决算报告，秘书要能看得懂。财务知识枯燥归枯燥，但还是得硬着头皮学。
下午，我们在看财务书，正被这科目和那科目搞得头晕脑涨的时候，玛丽说：“昨天晚上，我妈不知怎么翻出一个存折来，她问我，存折上有26750元钱，存了５年８个月零４天，利息是百分之二点四，这个存折明天能取多少钱。我算了很久都没算出来，最后，我说我算不了，我妈问我怎么办，我说那就捐给希望工程算了，气得我妈昨晚骂了我一个晚上。”玛丽说着，脸上还显着得意。
下班的时候，孟姐悄悄告诉我，姜总今晚请我俩看芭蕾舞。看了一天枯燥无味的财务书，正好换个脑筋。孟姐说姜总的女儿学了几年的芭蕾舞，今晚在北展剧场第一次正式登台演出，演《天鹅湖》里的小天鹅。姜总说请我俩去就是为了给她女儿捧捧场，壮壮胆。看完演出之后，还要请我们起吃宵夜。
我过去很少看芭蕾舞表演，以外行的眼光来看，演出很成功，姜总的女儿小姜的动作非常优美。在看的过程中，我总觉得西方的艺术与我们的东方的艺术，有一个很大的不同，那就是我们东方的艺术无论是戏剧，还是音乐，甚至包括绘画，情节性很强，有头有尾，而且它总是要让你明白一个什么道理，这大概就是所谓的“文以载道”。而西方的艺术，无论是戏剧、舞蹈，还是音乐和绘画，似乎都只强调一种氛围，给人一种自我的独特感受，没有那么多情节，没有那么多主题，所以，让我们许多人“看不懂”，最后觉得没意思。
吃宵夜的时候，我问小姜：
“为什么芭蕾舞动作老是要踮着脚尖跳？”
小姜腼腆地说：“这可能是由于人踮起脚尖后，强化了人体的延长线，提高了人体重心的位置，造成了向上升腾、轻盈自在的效果，所以显得美一些。”
“小姜说得对。”孟姐兴趣盎然地问我：“小于，你注意过没有，我们所看到的菩萨，几乎都是坐着的，而我们看到的基督，包括钉在十字架上的基督，都是站着的。这说明了什么？这个现象与踮起脚尖跳芭蕾舞，是否存在着某种内在的联系？”
孟姐这么一说，我才注意到这个非常有趣的现象。不过，我怎么也想不出踮起脚尖跳芭蕾舞，与这个永远站着的基督之间有什么内在的联系。
“还有，西方的教堂，不要说科伦那样的大教堂，就是一般的乡村小教堂，由于塔顶很尖，也给我们很高很高的感觉。可我们东方的建筑，即使像故宫这样金碧辉煌的古建筑，与西方的建筑，特别是与有塔顶的教堂相比，它给我们的感觉就矮了许多。这是为什么？我觉得，这里面可能有一个东西方文明的本质区别的问题。包括艺术和宗教在内，西方人的文化，不仅是绘画中的基督、跳芭蕾舞，就是建教堂，等等，都是向上的，都是向空间延伸的，似乎都是在追求一种空间上的永恒；而我们东方文化似乎正相反，不仅坐着的菩萨，从故宫到长城，还有从南到北的寺庙，几乎都不追求高度，都不向空中伸展，大多是依山而建，追求的是面积，显示出鲜明的眷恋大地的倾向，追求的是一种时间上的永恒……所以，我觉得，踮着脚尖跳芭蕾舞，不单是美学上的追求，可能还有宗教和哲学上的意义。”
孟姐的学问实在让我佩服。她的学问不在于渊博，而是她这种融会贯通的综合归纳能力。基督、芭蕾舞和教堂，还有菩萨、长城和寺庙，这些在一般人的眼中相去甚远，甚至是有些风马牛不相及的东西，竟被孟姐用一种内在的逻辑，将它们串联起来，从而发现了被一般人熟视无睹的内在共同的本质。
逻辑思维能力如同形象思维能力一样，对于秘书来说，也是非常重要的。因为，要在当今激烈的市场竞争中立于不败之地，就要在复杂的现实表象下把握事物的本质，把握企业未来的发展方向，把握行业运行规律。这就要求企业的管理人员，包括秘书，具有优秀的逻辑思维素质。
秘书每天的工作，看上去十分杂乱无章，各部门送来的资料也五花八门。秘书在这种情况下，如果没有一定的综合归纳的逻辑思维能力，就不能了解上司的中心工作，从而把握自己工作的重点，结果往往是事倍功半，越忙越乱，甚至被上司批评费力不讨好。秘书必须训练自己的逻辑思维能力，以便将日常工作中繁多庞杂的信息条理化和层次化，有利于信息的消化吸收和归纳利用，从而避免“信息症”的出现。
秘书部门由于拥有最多的信息资源，从发展趋势来看，它越来越成为企业内部信息资源的整合中心，因而对秘书的逻辑思维能力的要求也就越来越高。
回到家里，孟姐的分析还让我回味。这是一种能力，也是一种品位。能力与品位合二为一，则是一种境界。


第三部分九月第40节空姐show

十月某日
一上班，头就急急忙忙对小石说：”昨天下午公司事务会决定，李总下个星期到香港和新加坡出差。一个星期。你负责把李总的手续办一下。不懂的地方，向其他人请教，要好好学习。”
于是，小石马上找出几本有关办理出国手续的书来看，过了一会儿，列了一个办理护照所需材料的清单给我看，上面有户口本，身份证，照片……问我还有什么遗漏没有，我很喜欢小石这种办事认真踏实的态度。
“如果是第一次申领护照，就需要准备这些材料。”我说：“不过，李总现在已经有护照了，而且是五年的有效期，所以，护照就不用再办了，而像签证，机票，宾馆安排等具体事情，你先问一下李总，听听他有什么具体要求，按李总的要求，把它们委托给旅行社去办，一定要把李总的要求交代清楚。”
中午吃饭时，企划部的汤姆问：“你们昨晚看电视了吗？里面有个空姐show的节目，很有意思。”
“空姐show是什么意思？”销售部的蓝翔问。
“空姐show，就是几个大航空公司联合起来招聘空姐。他们像选美一样，让选手在台上来回走步，回答专家的提问，评委根据他们的表现打分，最后排定名次，各航空公司根据名次招聘空姐。”
“我看了，没有什么意思。纯粹是主办单位自己做秀。”托尼说。
昨晚我有课，没有看电视。
“我觉得挺好的。至少做到了公平、公开和公正，比过去开后门批条子强。”玛丽说。
“我看也不是单纯做秀。”汤姆放下筷子说：“评委都是按空姐服务的实际工作要求，来给选手打分的，如没有地方放行李了怎么办，客人抱怨咖啡太凉了怎么办，提的问题都比较实际，针对性强。”
“我看那排名前几位的，都不一定能成为优秀的空姐。”托尼坚持自己的观点。
“为什么？”玛丽反问。
“我觉得，他们在台上表演的成分太多，有人甚至是抱着一种做游戏的心态。”托尼说，“比方说，有个选手在回答为什么要选择做空姐这种职业的问题时，竟说是为了迎接ＷＴＯ的挑战，你们说假不假？”
这一点汤姆和玛丽都认同。
“更为重要的是，这种挑选空姐的方式，本身就带有鼓励空姐勇于自我表现，张扬个性的倾向。对于做空姐来说，这是犯了大忌。”
“托尼，空姐也是人，为什么就不能有自己的个性？”玛丽似乎很不服气。
“有个性和张扬个性是两回事。”托尼说：“我认为做空姐也不能个性太强，你想想，空姐这种职业说起来好听，今天飞纽约，明天飞巴黎，待遇也不错，可她们的日常工作也无非是送杯咖啡递递茶，工作时间也没有规律，平淡单调，更为重要的是，遇到挑剔甚至刁难的顾客你得忍耐，你得心甘情愿地‘伺候人’。这样一种职业，个性强了，能长期忍受？”
“托尼说的有道理。”汤姆说，“仔细想想，她们表演成分的确太浓了。作为空姐内在的东西确实很重要，但表现得太少。”
“其实，她们内在的东西，在无意间已表现出来了。”托尼说，“你比如说那个五号吧，跟她一起走台步的那位小姐，穿高跟鞋脚被崴了，她连看都不看一眼，更别说去扶对方一把；还有，当大会评委主席宣布第一名时，第一名就站在她身边，她不仅没有向对方表示祝贺，反而一脸不屑地把脸扭到一边去。这种人能做好空姐吗？我看她最多是把空姐当成一块跳板。”
“但是，你不得不承认，在所有参赛选手中，第二名是最漂亮的、最有气质的。”玛丽说，“于雪，今晚会重播，你一定得看看。”
“也许第二名能做一个好的时装模特，但我肯定她成不了一个优秀的空姐。”托尼自信地说，“对于做空姐来说，内在的东西远比外在的东西重要，品质性的东西远比技能性的重要。”
可是今晚又没空，没法看。不过，我觉得托尼说得有道理，个性太张扬和不会尊重别人的人，肯定当不好空姐，因为当空姐和当秘书的工作性质差不多。
上个星期，天地公司张总的秘书珍妮来电话，说她把张总给“炒”了。她说她帮老板每天干的活就是打信件、订约会、买机票、找旅馆等杂活。虽然办公条件舒服，待遇也不低，但她不习惯作一只金丝鸟。
“我早就腻味了这份工作，想改行。就算做秘书有天大的出息，那还不是个被人使唤的丫环吗？做秘书，工作琐碎单调不说，最难忍受的是，一些业务部门的人牛皮烘烘的熊样儿。在他们眼里，我只是一个打杂的。在这数字英雄当道的年代，我和他们一样，要文凭有文凭，要本事有本事，凭什么在他们面前矮半截？所以，我炒张总，是因为我不再对秘书工作抱太多的幻想了。”珍妮在电话里有些愤愤不平地说。
张总昨天也正好来找姜总，见到我顺便聊起了珍妮，因为他知道珍妮过去和我是朋友。他说珍妮人虽然很聪明，有灵气，但个性太强，不适合当秘书。由于个性强，自己把自己看得太高，对于传真、复印之类的小事基本上不干。由于她的这种示范效应，有些人也仿效，因此，现在办公室出现了互相推诿，似乎谁多干谁吃亏的现象！最后张总感慨地说：“可能是现在的大学生，在家里都是备受过分溺爱的独苗的缘故，都那么气盛和张扬。说他们‘前卫’、‘有个性’也可以，说他们自以为是，没有一点内涵也没错。”
无论是做一个好秘书，还是做一个好空姐，其基本素质都是一样的，都要求有内敛、忍耐、不颐指气使等优秀品质，都要求我们回归女人的天性，即宽容与温柔的母爱。


第三部分九月第41节带泥的洋葱

十月某日
上午办公室的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。
“小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺序排列。”
孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
“为什么？”
“是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司；但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的，注册资金１０００万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在４００万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平？
中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。
下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。
也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。
孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”
“是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”
“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”
孙总的脸越拉越长。
“小于，我是头，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断！把我的大脑留给我，好吗？”
窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子？可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。”
投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗？”
我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。