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职场中层的自我管理:职场360度 刘平青 --第5部分
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细节决定职场成败（4）
精于沟通的最重要原则，是将自己的想法，正确无误地传达给对方。
广义而言，沟通不仅仅是说话，而是包括思、记、听、说、读、写等方面。
如图2…4所示，概括起来，中层在细节这个问题上，需以健康、高效为核心，围绕思、记、听、说、读、写等方面展开。其中，健康既包括自我的身心健康，还包括他人的健康，同时还是细节得以执行的根本，因为身体是革命的本钱；高效是组织中良性互动的保证，是细节所要达到的目的，因为卓越的执行力才是中层的核心竞争力。思的细节，是三位一体的思想引导，可以帮助中层对必要的细节加以区分和判断。记的细节，是对信息和资源的掌控，可以帮助中层准确交流，精准判断。听的细节，是在交流中把握弦外之音的途径，可以更好地领悟对方的意图和想法，发现深层次的需求。读的细节，可以提高工作效率，在最短的时间内获取重要的信息。说的细节，可以帮助中层明确地表达自己的想法，在传达自己意图的过程中协调不同的声音。
写的细节，可以恰到好处地输出观点，给他人留下良好的印象，给自己留下梳理思路的书面依据。
（二）思的细节思的细节，是三位一体的思想引导，有助于对必要的细节加以区分和判断。思的细节，是考虑和动机的细化，便于在繁复的细节中，切中要害，通过关键细节的完成，达到“四两拨千斤”的效果。
与事打交道的思维细节。
思考中，中层要认清自己的角色，明确孰轻孰重。把对方的需求和自己的目标紧密地联系在一起，目标是领导部属努力的方向，并引发他们工作的动力与干劲。
每天腾出一段时间从事反省与思考。在此段时间内，严禁受到干扰，二三分钟至数小时均可。务必经常反省自己的职务，例如，时时自问：“今天应做的事，开始着手没有？”“忽略其他工作否？”“委任于部属之事，是否适当？”“是否已将工作委任与部署？”“对一些自己所憎恶的工作，是否蓄意逃避？”“是否浪费太多时间在狂热的工作上？”等等。尤其是有关自己厌恶或不擅长的工作，更应注意。
勇敢地面对问题，方是解决问题的根本方法，也唯有面对逆境，才能获得宝贵的经验。
每天或每周尽量找寻一个时间，研究有关公司如何执行好当下的计划与方案。在着手做各种工作时，均需先确认该工作有值得从事的价值，否则徒然浪费时间。
欲高效率地完成所赋予的工作，“自我组织化”是唯一通往成功的桥梁，因为，自我组织化之后，方能清晰地肯定所欲达成的目标在何处，更进一步，甚至可知晓如何着手方可达到目标。
与人打交道的思维细节。
将自己的看法传达给对方的第一步骤，是先整理自己的思维，即先明白自己究竟想说什么。如果自己都搞不清楚所言为何物，则如何将之传达给对方？对方又如何能理解？对方的需求又是什么？能否将之与自己的目标合并？所以，在进行沟通的会谈之前，务必先整理自己的思路，掌握指示与做法之要点，然后，有条有理地传达给对方。如果对方无法掌握自己的意思，则表示沟通失败，需再次从另一角度沟通。
要将自己的想法见解传达给对方，需先在大脑中整理思维而掌握其要点，提纲挈领，然后，再将其要点确实灌入对方的大脑中。
细节决定职场成败（5）
记住自己是与工作的伙伴在工作，所以，适时的关怀与微笑是必要的，此种神秘力量有时可使不可能的事情变成可能。
最后，切忌一次一股脑地将好几件事物传达给对方，因为，如此易使对方思维混淆不清，而降低彼此的沟通效率。
（三）记的细节记的细节，是对信息和资源的掌控，可以帮助中层准确交流，精准判断。记忆是智慧之光。记忆对中层而言，处处攸关。举个例子，在奖赏部属的时候，中层就不能偏好平均主义，最好要做好日常记录，让奖赏有据可循、实事求是、褒奖得宜。
借助各种工具加以运用。
自问现在身边是否备有笔及备忘录？相信答案是否定的人为数必定不少。不要太信任自己的记忆力。无论如何，务必遵守“凡事备忘”的原则，在记忆的考试上，及格分数并非六十分，而是一百分，所以，为免出此纰漏起见，务必将一切事情记录下来。有关备忘的利用，无论是企业的高级干部或基层职员，均需贮存大量的资料，以备不时之需。现代社会讲求的是分秒必争，而且处理不尽的琐事又将中层压迫得毫无多余时间去记忆微细之处，只好记录下来以备忘，并随时唤醒自己的记忆，将之做长久性的保存。何况，记忆使人更有信心能够将他人所委托之事或约定之事圆满地达成。任何一件事物都可能是职业兴衰的分水岭。
培养记录之习惯。
为了能方便随时取用，必须将各种情报、数字、资料、事实、创意等等记录下来，并加以整理、备忘、归档。纵有遗忘或遗漏，亦可不费吹灰之力而轻易完成。每逢开会或有重大会议之时，勿忘携带笔记簿（或备忘录），趁脑中一切事物尚记忆犹新时，将会议讨论内容与决定之事记录下来，如此，非但可节约时间，也可避免往后的误解。另外，在打电话之前，须做周全检查，例如，检查电话号码是否正确无误，工具是否齐备，铅笔、备忘卡准备好了没有，欲谈之事有几项等等。
动机是记忆之原动力。
有了记忆的目的和需求，才能将有限的注意力花到点子上。事业成功的秘诀之一，乃是卓越的人际关系，而欲维持良好的人际关系，首先则需具备高人一筹的记忆力。人类自始至终存在着一个弱点，每个人具有被他人尊重的强烈虚荣心与欲望，总认为自己是一个VIP（），如果自己名字为人所遗忘，则会敏感地认为自己已不受重视，从而虚荣心大受挫折。因此，平常待人处世，应注意人人平等、尊重他人的原则，切忌有厚此薄彼、趋炎附势的情形。如果该对象是自己的朋友或公司往来客户，则对他们的了解与记忆就更加重要了。切忌轻言自己是一个健忘者。之所以有此观念，乃因为缺乏一种强烈记忆的欲望，一旦欠缺此原动力，健忘是理所当然的了。
如何记住人名。
记住人名有下列三个重点：其一，自人名中，尽量联想一切与此有关的事物，明显而清晰地在脑海中描绘出来。其二，人名与某名人的名字相同时，将二人的形象刻画在脑海中，以便随时联想而浮现。其三，自人名中，无法浮现具体的形象时，则需搜寻与其名字同音异义之单字。一次记忆多人姓名之法：①
提早到达会场。提早到达派对或聚会的会场，由于此时会场的到达人数较稀少。所以，较有机会向每人打招呼，彼此自我介绍及寒暄。反之，如果在出席人数全已到达之时方入场，整个气氛必是闹哄哄的，面对一群陌生人，如想进一步彼此介绍，首先心里就会产生挫折感，心生畏惧而裹足不前。②
每隔一小段时间就换个地方，注意周围人物的谈话，默记听到的人名，然后将在场当事者的面孔与姓名做一对照，证实一下。③
为了能正确无误地记忆对方姓名，务必请对方再进行自我介绍。④ 返回后，立刻将当天所见之人的面孔与名字，对照一下，再度予以确认，此时是练习联想之最适合时刻。⑤
未来持续的两三天当中，需时时忆起那些人的一切情况，此时仅要花费两三分钟即可。书包 网 bookbao。 想看书来书包网
细节决定职场成败（6）
（四）
听的细节一般人大都不喜欢聆听他人的言论，而较喜欢自己发表言论，所以，如果懂得聆听他人的艺术而任其滔滔不绝，则对方定存感激之心。但请注意，在中层的高效执行过程中，切忌使自己的耳朵成为三姑六婆式的共鸣板，而浪费时间在无谓的琐事上，所以，要如同贷钱给他人般的谨慎，切勿随意贷出自己的双耳。
寻出对方的弦外之音。
一面聆听对方的言谈，一面在脑中思索、推测——对方究竟想说什么？话题会转至何方？其最后结论会是什么？真正的含义是什么？换言之，就是预测对方的谈话内容。留意言谈者用以证明其谈话要点的一切说辞与实例。就对方所言之内容，不断地在彼此交谈中予以印证与检讨。有时，对方虽没主动说出其真正想说之事，但是，自己必须找寻蛛丝马迹，以察其言外之意。通常，观察对方谈话的表情、眼神、举止等，即可大概窥出对方的真正意图，不需透过言语的沟通。故一旦发现对方所谈内容与表露在外的举止不合时，相信“后者”是绝对没有错的。发现无法完全集中精神、无法捕捉对方的言谈内容时，务必提出疑问，以求充分了解对方谈话的内容。
培养先聆听后做笔记的习惯。
会议记录也好，音频资料也好，不是仓促地记录和照样搬抄，而是在聆听和理解的基础上，归纳输出，这样便于更加明确和及时地思考问题，领悟要旨。
（五）说的细节说的细节，有助于明确地表达自己的想法，在传达自己的意图的过程中协调不同的声音。这里有语气、言辞、声调等方面的细节需要重视。尤其在一对一会谈的情况下，如要顺利地传达自己的意思，不妨多借助面部的表情、眼神、手势、声调，言辞方面的选择，亦会产生微妙的差异，应多加留心注意。
训斥的口气人人憎恶。
一般人均喜欢彼此以平等地位来对待，所以，欲使自己的想法确实地传达给对方，首先需重视对方的存在，让他有种被尊重、被重视的感觉。
谈话的语气非常重要。
同一话题，可以透过谈话的语气而令其神采飞扬、生趣盎然，也可使对方觉得了无生趣而无心去聆听。可见谈话的语气，亦是促进沟通的重要工具之一。为提醒对方的注意，在谈至重要之处，不妨以声调来辅助，例如，特意地提高或降低声调，或改变语气，以严谨方式谈出均可。
选择适当的言辞亦是要领之一。
换言之，即是选择能使对方了解而易于接受的言辞，而言辞的使用因人而异，需依照对方的一切而选择言辞。同时，需注意文辞的使用，毋使对方产生误解。如发觉自己的想法，并没正确地传给对方，那么，再次表达说明是非常必要的，但是，需变更表达方式，如以图表辅助，更能奏效。
授受相往。
既是“沟通”，则必然是双方彼此的意见交流，故如果仅是一方单向的输出而没有输入，就根本有违沟通的原意。所以，应尽量制造使对方有反应的机会，例如，设法使对方进入会话中，并以暗示性的方式，强调对方之存在价值。诸如询问对方的感想，请其提示，请教其经验等方式，均可证实对方的重要性，并能让对方意识到自己的关心与善意，从而激发聆听的欲望。
声调同样重要。
对他人的声调、音调一闻便知其是否友善，但是，对于自己的声调、音调，则迟钝得无法明确地掌握，应如何是好？有一良法，即利用录音机。在与人交谈或打电话之际，将自己的声音录下来，然后再放音听听看，是否含有以下所列举的缺失：声音是否含混不清？声调是否乏味单调，缺少变化？是否有浓重的鼻音？音调是否太过于尖锐？说话是否太急速而如连珠炮般？是否常用以下不良的字眼：“嗯嗯”、“这个”、“那么”等等。可将自己的录音，请朋友、同事、或家人听听看，诚恳而直率地请他们批评，并且咨询其意见。如有必要，请教专家指示。
细节决定职场成败（7）
注意说话的速度。
如何将心中所想的意思清清楚楚地传达给对方？关键在于说话的速度。音准是谈话成功与否的要素之一，如果说话速度太急速，如连珠炮般猛攻对方，虽然可以节省很多说话时间，但是对方却无法掌握主旨。如过分缓慢而有如老牛拖车般，则会导致对方产生烦躁情绪而无法聆听。所以，一个精于谈话者，会适时地按照谈话的必要性，而调整其声调的高低、急缓、强弱、轻重等，并在重点的前后二处，稍停顿以引发对方的注意。
凡事当适可而止。
切忌过分的提高声调或降低声调而失去常态、尤其在面对大众演说之时，更应避免令人不悦的怪声怪调，只需以平常自然的声调，而在重点处，稍微提高音调以提醒听众注意即可。
演讲的细节。
措词需以达到沟通为前提，切莫标新立异地使用一些新潮的俚语或太过艰涩的专有名词。同时，需注意发音，速度稍微放慢一些，即可使字词的发音较为清晰正确。如果演说途中，发生念错音的情况，勿张皇失措，亦无需反复纠正，纵使产生错误，但是随着演说的进展，听者自然会遗忘。切忌在演说的当时分发各种资料，而应尽量在听众进入会场之前，就预先放置于椅上。
（六）读的细节阅读缓慢会极大降低中层处理文件和了解事件状况的效率，掌握速读术势在必行。培养整句阅读的习惯，有意识地再做一次凝视，尽量将更多的文字群置放在眼下。培养默读的习惯，绝不发声阅读。下定决心，摒弃再次阅读的念头与习惯。只要学会速读术，自可提高效率而节约时间，而将这些时间运用在各种工作之处理上，速读术可谓“时间创造术”与“时间点金术”。
（七）写的细节书写方式与口头谈话方式相差颇巨，谈话一旦说出则瞬间即可消逝得无影无踪，毫无根据可寻。反之，书写方式则否，非但不至于瞬间消逝，且有永久保留之可能。就因为有文字记录的存在与留传，方能使人不断地回顾自己的成长历程。当然，并不要求达到职业作家般“文思泉涌”、“含英咀华”的水准，但至少需达到“文从字顺”的水准。文章简明扼要是最重要的一项原则，拉拉杂杂、漫天乱盖、不着重点的方式，对写者与阅者而言，均是时间上的浪费。
在日常工作中，收发邮件、撰写汇报、发送短信都要运用到“写”。
值得一提的是，短信最好不要采取群发的方式，尤其是表达感谢、询问意见的时候。邮件则要注意排版的可观阅性，字体稍大，格式严谨为上。无论哪种书面形式，但凡涉及有关领导的姓名，一定要再三校对，别出差错。下面系统地介绍“写”的必要细节。
提笔前要斟酌。
首先应“达意”。传达信息给对方，务必予对方良好的第一印象，如此，方能使传达更具效果。其次要“简明”。切记现在是分秒比争的工作社会，时间就是金钱，无论对方是自己的上司、同事、往来客户、业者或部属，均需珍视其时间。最后须“条理”。表达方式应尽量避免招致对方的误解，只要能正确地沟通，即可解除此种顾忌。在书写之前，要将其内容简洁地加以整理。
书写有四个原则。
① 没有事实根据的事情，切莫记录。因为，胡乱记录不经证实的流言，等于默认自己是个不学无术的蠢材。②
在书写之前，应先准备齐全的资料，然后将自己所要提出的内容，经过分析与整理，最后作一安排，有条不紊地加以叙述。③
文笔尽量简明扼要，避免卖弄文笔或华美繁杂的文采。唯有朴实中恳的文笔，方能博得他人的信赖。
细节决定职场成败（8）
在华丽辞藻的堆砌下，如对方根本不了解，则沟通已失其义，徒劳而无功。④
善于书写者，其文章必然是简洁、扼要，而有力的。例如，林肯在葛底茨堡的演说稿只有266个字、《十诫》有297个字、《独立宣言》亦仅约1500个字左右。
运用“通告”式的备忘。
在今日的商业界，通告被公认是提高员工士气的强心剂，而广泛为大家所采用。经营者将有关公司的各式活动与状态，透过资料的传达，确可提高员工的士气以及工作的效率。所以，应尽量以通告方式，将部门的经营计划或其他变更之事，充分地传达给员工知晓。
书写“报告”的细节事项。
“报告”之所以为大家广泛利用，除了能表示一个人活动内容外，凡各部门与公司定期的经营内容分析、公司财务上的定期报告、公司新产品调查、市场调查、经营指标变更、经营问题所在等等，均可归类至“报告”中。“报告”的性质，可大致分为两类：
① 此类报告只对事实作忠实的叙述与记载，不提出意见或建议。
② 此类报告是解析式，对现状作一个深入尖锐的分析，并提出结论与建议。
上述两类报告中，第一种多以日常的例行业务为中心，仅收集事实而不提出意见，且需翔实地予以记录。第二类则包含复杂的分析，并非仅是事实的罗列，尚包含“判断”与“建议”。一般而言，往往将过去与现在的活动作一比较与检讨，并借以展望未来。
这里由于报告对中层人员尤为重要，所以作详细说明。
若报告是提供给特定的人阅读，那么，就可采用书信方式来书写；如果给许多人观阅，就需采用较正式的形式来书写，同时亦需多复印几份，以节省时间。
如对象是一般大众或欠缺此专门知识者，则应极力避免用太多的专业术语，以免破坏当初提出报告书的原意。
为了使报告更臻完美，不妨适时地附上一些统计图表、照片等等辅助资料。然而，这些资料应以有助于所提示的事实而增加对方的理解为限，切忌为求增加报告本身的分量，而盲目地加入一些毫无意义或根本不相关的资料。
（八）把握“健康”的细节健康不仅包括自我的身心健康，还包括他人的健康。健康是细节得以执行的根本，因为身体是革命的本钱。中层欲发挥自己才能与职权，首先要拥有健康。假如经常性地感到疲劳或无法忍受一波又一波来袭之压力，在最坏的情况下，公司会令自己失去职位。
所谓健康，乃指身体强壮安逸之意。人的身体乃一机密机器，有种与生俱来而不可思议之能力，故应尽全力加以培养。切勿在患病之际方知健康的可贵，应该在平日就熟悉保养身体，以免病入膏肓之际怨叹悔恨。
健康的细节包括合理饮食、经常运动、按时休息、常规检查等几个方面。这里仅就运动加以介绍。
为长坐办公桌者而设计的简易运动法如下：
每次坐上椅子，即尽量将手臂伸直往后拉，做深呼吸。
每隔15~20分钟，就调整一下坐姿，转动肩膀使身体肌肉松弛。
每隔30分钟，尽量将整个上半身往后仰。
尽量将电话放远一些，如此，在接电话或打电话之际，方能趁机伸直手臂，有益肌肉的松弛。
欲站立时，先做一前弯运动，以手触摸到脚尖为准。
（九）把握“高效”的细节高效是组织中良性互动的保证，是细节所要达到的目的，因为卓越的执行力才是中层的核心竞争力。中层执行力以高效为优势，所以提高效率对中层而言，是职场制胜的法宝。
细节决定职场成败（9）
审视自己是否高效。
必须认识到实际工作效率比自己所料知效率差得太多了。以下所列举的，就是常犯此种毛病的情况。
①老是挑一些琐碎、无谓、多余的动作做。
②不懂的经营的第一原则——“让部属从事合乎其薪资之工作”。
不肯将一些小事委任与部署，唯恐部署不会处理，此种人物是典型的婆婆妈妈型，天生的劳碌命，事事非亲自做不可，否则寝食难安。
③缺乏今日事今日毕的时间观念，经年累月堆积太多的工作，致使一旦发生意外，而没办法解决。
④老是喜欢将一些有待裁决之事搁置在后，先做容易记不费脑筋之事，致使工作越积越多，虽然经常能忆起这些待办的事，但是，想归想，却依然不付诸行动。
办公室摆设有方可以提高效率。
办公室与办公室设备亦是决定中层是否忙碌的关键之一。办公室内办公设备的摆设良好，可使工作效率大为提高。现在可环视办公室的一切，看设备是否放置适当，是否予人一种舒适而安全的感觉。打开抽屉，看是否整理得有条不紊，井然有序。卡片、信封、回形针等是否混乱得纠纷不清，桌头的文件与档案，是否胡乱堆叠在一起。
通过办公室的有效摆设，可以达到节省时间与精力的目的：常用的办公设备，应放在随手可取到的位置。例如，对于一个经常要计算各种数字的人而言，计算机是一件必备的工具，所以，应放在触手可及的地方，以免到处取放浪费时间；又如，常用的计算机若放在别的办公室，则浪费时间，实非明智之举。桌面应整理好，以保持能随时使用的状态。例如，档案、文件等应放置在固定的场所；通讯录与电话录应放在桌上箱子内或固定于抽屉之中。
重要的工作应该优先着手�
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