Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第112部分

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页面内容结构化的一种体现，一般可以考虑的是四栏布局，两栏布局或者　2*2　等方式的布局。　

特别是在图表和文字混排的时候采用　2*2　或一边单元格合并的布局效果会比较好。　　

　　

对于每页内容的组织，我们需要考虑的核心仍然是能够用表格描述就不用整段文字描述，能够　

用图形描述就不用表格描述。图形最容易给听众最直接的感受，特别是　在结合动画的时候。　

对于一页的内容如果是静态的内容，比如多要素组成，内容分解我们都可以用相应的要素组成　

图，树状分解等形式来表达。而对于动态内容，比　如要描述事物发展阶段，描述流程等，我　

们又可以借鉴　ppt　工具集中的相关发展阶段图和流程图来进行描述。还有一种就是基于数据的　

统计报表图，这类图形我们　一般可以在　Excel　中生成好后再拷贝过来。对于图表，还有一个　

要注意的就是尽量要去掉过多的颜色，线条和边框修饰。太多的边框和线条反而有喧宾夺主的　

感　觉，转移了大家对图表数据内容本身的关注。　　

　　

上面都完成后还需要考虑的就是个别页面是否需要设置一定的动画修饰。对于一个完整的　ppt；　

需要动画的页面切忌过多。动画的作用是为了加深听众对内容的理解，特别是涉及到一些阶段　

流程等内容的描述时候，动画更能够体现效果。对于其它仅起修饰作用的场景下，要尽量少用　

动画。　　

　　



　　　PT　是一种传播工具。构思　PPT　的过程，就是设计信息传达的过程。　　



　　　　　要进行准确的信息传达，意味着确认如下的系列问题：　　



　　　　　　【1】谁是信息的接收者？　　



　　　　　既不要害怕，也不要做自大狂。不要企图讨好所有人，只讨好应该讨好的人。　　



　　　　　即使是拍马屁，也不要拍到马腿上了。　　



　　　　　　【2】信息传递的目的何在？或者说接受者的目的何在？　　



　　　　　领导并不需要小满给他们上课，他们只是想确定小满是否是适合的岗位人选。　　



　　　　　确定了信息传递的目的，就确立了传递的策略和重点。　　



　　　　　　【3】面面俱到，不如详略得当　　



　　　　　大家知道的少说或不说。说的越多，听众记住的就越少。ppt　是一种关于印象的行为艺　

术，重点突出才是关键。　　



　　　　　不要把太多的东西塞在一个　PPT　里面。　　



　　　　　要制作好的　PPT，要多用减法，而不是加法。　　



　　　　　　【4】20　分钟策略　　



　　　　　如果在　5　分钟，还没有进入主题，那肯定是个糟糕透顶的讲演。　　



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　　　　　20　分钟一个小段落，会是一个比较好的策略。时间越长，听众的兴趣会下降，也会麻　

木或疲劳。　　



　　　　　　【5】不要在需要的时候，才发现积累不够　　



　　　　　把准备动作分散到平时，养成在工作中搜集资料的习惯。　　



　　　　　

　　如此说来，PPT　也是一种处心积虑的行为艺术。有很多需要准备和控制的细节，淹没在看似　

不经意间。只有反复体会，反复实践，才能体会到其中的秘密。　　



　　　　　小满应聘是个人使用　PPT　的一个案例。属于小品。　　



　　　　　下一次，我们跟大家分享另外一种　PPT　的实战　“情景剧”：团队如何从整体上协调配　

合、设计和上演　PPT　剧，精确制导，命中营销目标。　　



　　　今天到马君组织的学习沙龙进行第二次的分享。人不多，再加上这是我最最熟悉的话题，　

所以基本没有紧张情绪，不过仍然有很多地方需要改进。比如站位，幽默，练习的设计，内　

容的设计等等。　　



　　　每一次都有进步和收获啦。这次的分享我设计的内容非常简单，就两个原则，中间穿插　

了大量实例，最后大家反映说讲解得太简单了，这些原理大家都知道。应该再增加一些内容　

等等。其实我觉得这是对我最好的反馈，因为往往大家都知道的原理，却没有去做。我想要　

达到的效果是让大家去思考，进而去把已经知道的原理真正运用到设计当中去。这样才是好　

的分享，培训，不是么？　　



　　　这次　PPT　共有　72　张；这里节选一些主要内容，分享给大家先。：）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　工作的原因，常常需要帮　

别人修改　PPT，大部分情况是演讲用的　PPT。实际操作下来，发现有时候因为信息不对称，会　



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影响效率。于是也根据经验总结了一下设计前的沟通方法。暂时列出这些要点，希望在未来　

的操作中逐步完善。　　　　



　　　如果在设计或者修改　PPT　之前，了解如下内容，相信会大大提高效率，不知道你是否同　

意，或者你有什么补充或者建议呢？欢迎留言讨论噢。　　　　



　　　1。主题　　

主题是什么，这是至关重要的。买书的经验告诉我们。书的封面都是精心设计的，用来吸引　

人的注意的。所以对于　PPT　的主题，也同样需要时间来精心设计。不过，很可惜的是，大部　

分　PPT　的封面并没有特别设计过，常常很简陋。　　　　



　　　2。内容提纲　　

如果是帮助别人设计　PPT，在不知道内容提纲的情况下，就是巧妇难为无米之炊。如果能了解　

演讲人的要点，哪些地方需要详细说明，哪些地方一笔带过。需要特别强调什么数字或者重　

点。这样设计起来就会得心应手。　　　　



　　　3。内容讲稿　　

如果时间允许，能拿到内容讲稿，那是再好不过了。因为讲稿本身就已经能看出详略的地方，　

同时也可以根据现有的文字内容，视觉化很多东西出来，增加PPT　的可视性。　　　　



　　　4。　目的　　

了解演讲的目的，可以作为一个参考。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　5。语言　　

中文，英文，还是中英双语？　　　　



　　　6。听众和风格　　

了　解你的听众很关键。对不同的观众群，设计的内容会有所不同。不同的听众，决定了不同　

的风格。“专业”这个词经常被用到，但是不同的情况对“专业”的定义不　同。有时候用照　

片是专业，有时候用卡通是专业。设计前有一个风格的界定比较不容易返工。如果有特别要　

求的颜色，也要特别注意。　　　　　　　　　　　　　　　



　　　7。时间　　

演讲的时间和持续的时间。前者你会知道你有多少设计的时间。后者决定了　PPT　的页数　　



今天照例到收藏一些教育技术网站上溜达，无意链接到一个叫孙小小的博客，继而发现了一个　

专注视觉思维与演示设计的小小宝藏。从中午一直到深夜，学习了站内提供的大部分图文并茂　

的资料以及链接的一些网文、视频、slides　等。最大的感触就是站长是个知行合一的人　（主　

张的理念与方法通过自己的实践来展示，Show　me；don't　tell　me），最大的启发就是在ＰＰ　

Ｔ中用简笔画（站长提出的画法有些复杂，其实Ｐｏｗｅｒｐｏｉｎｔ里可以直接画）。另外，　

温习了让图表说话（图文并茂）、简单就是美等设计理念。　　



　　　　我学习研究演示文稿尤其是课程演示文稿的制作也有几年，每年给教师做教育技术培训，　

还得会专门分享一些经验技巧。但是，实际情况是，我们教师制　作的ＰＰＴ质量与使用效果　



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都不容乐观。我个人学习与研究的道路是会一直持续下去，关键是如何通过学校的人事培训等　

手段，改变大家的观念，推广使用好的经验　技巧，提升大家的整体技术能力。　　



　　



　　　　无论是麦肯锡的图表，还是孙小小的简笔画，或者高桥的巨大文字，哈德的巨幅图片，还　

是莱斯格的　图文结合，总之，就是用最简洁最形象的方式准确地把核心思想展示出来。很多　

时候，教师忘记了演示文稿是给学生（学员）看的，而不是做成自己照本宣科的稿　子，所以　

一看到通篇是密密麻麻文字的　PPT，我就起鸡皮疙瘩。按照ＫＩＳＳ与ＫＩＬＬ原则，ＰＰＴ　

的设计应该注意如下方面：　　



1。　　　　　　　内容与背景的对比要强（建议用较暗、柔和的背景色）　　

2。　　　　　　　图文并茂（包括表格、动画或视频片段）　　

3。　　　　　　　字体清晰，图文要呼应（列出关键词句即可）　　

4。　　　　　　　每张只展示一个主题　　

5。　　　　　　　整体风格（版式、字体样式等）保持一致　　



　　　好久没去转　logosky　这个网站了，今天又看到篇好的译作，相信对于大家设计　PPT　会有　

很大的启发。本文由　logosky　设计师陈汉聪编译。　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　【译者的话】在幻灯片上写满文字是一种费力不讨好的设计，也没有一个观众能够记住　

你上面的那些数据及文字。而用图片来进行演讲能够达到更好的沟通效果，也能够产生更大　

的视觉冲击力。本文将探讨使用图片来安排幻灯片版面时所涉及的几个基本原则。　　



　　　在幻灯片的演示中，照片比图表及文字能让你的观众与你的演示内容产生更加密切的联　

系。　　



　　　我们都喜欢数据！6　次射门，23　个遭弃养的小孩，3　级台风。我们喜欢在幻灯片上摆弄这　

些数据，分析数据，然后又用各种各样的图表来表达这些数据——　无论何时何地，我们总是　

怀着喜悦的心情在向那些昏昏欲睡的观众展示这些　“翔实的数据”。但问题是，单独的数据　

其实没有什么价值，只有与真实的生活联系起来　时这些数据才变得有意义。而与真实生活情　

景最好的联系是　“故事”，所以请将你的那些文字及图表拿掉。而为了讲一个故事，我们需　

要有照片的帮助。照片能够与　观众产生多渠道的联系。它们能够无声但却非常有力地将观众　

的注意力引入到你的演示内容中来，让观众产生一种情绪上的共鸣，并且也让听众对你要讲　

的内容有一　个心理上的准备。　　



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　　　　我们很容易就能够找到大量快乐的图片，但一般不多见的悲伤图片却能够更有力的冲击　

观众的情感。如果你所演示的项目是象上　图一样与儿童收容所有关，首先你要想的并不是这　

个收容所的资金情况及它的社会功能，也不是什么统计数据，而是：　“谁是你要帮助的对象？　

为什么？”这是首要　的问题，找一张图片来表达这个问题即可。　　



　　　　你是演示的主角：　　　



　　　　关于演示，你要明白的第一件事就是你是整个演示的主角。你的观众大老远来到这里是　

为了听你的讲话，而不是为了看幻灯片。我们采用一张图片来让观众对你所讲的主题有个大　

概的了解，而细节则是通过你的口说出来。这个过程本身就很有趣，只有亲身体验的人才会　

知道。　　



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　　　　　　　　　　　　　　　（主题：Thompson　集团收购　Trax　公司的情况介绍）　　



太多东西了！这张幻灯片基本上就象你所写的一个便条，但在视觉上，它毫无作用。上　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　面所列的信息并　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　没有什么问题，但　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　关键是：观众对这　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　些信息的获得应　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　该来自你的讲述。　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　在你讲述时，结合　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　你的个性、表达能　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　力、身体语言及表　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　情告诉观众——　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　这才是真正的演　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　示！　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（主题：2008　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年我们收购　TRAX　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公司）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相关细节应该由你自己说出来！　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　使用象征性图片：　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　有很多主题，比如说，保险业的规章制度，你很难去用一张很真实的照　

　　　　　　　　　　　　　　　　　片去反映这种抽象的主题。在这种情况下，或许就可尝试用　一些在视　

　　　　　　　　　　　　　　　　　觉上有某种象征意义的图片。在上面这个例子中，使用的就是一种具有　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　“比喻”意义的图片。你可以将你要讲的话想象成多个章节，然后每一　

　　　　　　　　　　　　　　　　　个章节就用一　张图片去表达，图片产生了一种吸引观众的作用，也让　

　　　　　　　　　　　　　　　　　观众将你讲的话与这张图片产生了某种联系。避免使用一些毫无特色的　

　　　　　　　　　　　　　　　　　照片。文字应该　“最少化”，并且使用　中性的语调表达。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一次表达一个观点：　　　



　　　每一张幻灯片只表达一个观点，就算你有足够的空间放其它东西也一样。这可以让观众　

有充分的空间来思考你所讲的内容。其中的关键是能够产生良好的沟通。　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（主题：交通管理系统）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（文字：每周客流量）　　



　　　　飞机、火车、巴士及的士，589000；377800；320900；218600——谁会记得住这些数据？这　

些数据很有用，但没有人会对这些数据　有所反应！我们可以将上述的四组数据分别用四张幻　

灯片来表达，每一张只表达一个主题，每一张都配合一张与主题相关而且全屏显示的照片。　

这样才能达到我们上　述所说的目的：给观众有足够的空间思考，增加观众对你所说的内容的　

认同度。　　　



　　　令人眼睛一亮：　　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　我们的思维受到惯性的束缚，经验往　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　往成为我们认知某一个物品的准则。而让　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人眼睛一亮，其实就是打破这种惯性，重　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　塑观众对某一个物品的认知。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（主题：不同品牌的显著区别）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　沉闷的设计：这样的幻灯片随处可　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　见，我们谈论的主题是　“区别”，但在这　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　里我们看不出　“区别”在哪里，它只是列　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　几个要点，毫不吸引。矩形的屏幕比例及　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　加上阴影的文字也令版面显得很压抑，没　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　有丝毫我们所说的　“沟通”的价值。让我　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　们来点创意吧，其实你完全可以做得到。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（主题：是什么让你与众不　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　同？）　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　无疑，这是一个非常吸引人的　

版面。橙在苹果中，这就是我们所说的令人眼睛一亮，打破我们一般熟悉的认知。一个简单　

的问题（而不是一种陈述）引导观众　思考，并且在心理上做好准备听你的演讲。上面的图片，　

橙和苹果是两种比较相似的水果，相似是很重要的，要给人一种在不经意中产生惊讶的感觉，　

如果后面放的　不是橙，而是一个面包，其实这种效果就完全消失了。