Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第123部分

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右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的　

“小数位数”　中输入需要的），程序就会自动以0　补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果　

设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。　　　　

2。2。26　　对不同类型的单元格定义不同的输入法　　在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和　

汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了　

编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让　Excel　针对不同类型的单元格，实现输入法的　

自动切换：　1。选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话　

框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮；　2。同样，　

选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，　

在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。　　此后，当插入点处于不同的单　

元格时，Excel　会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。　　　　

2。2。27　　在　Excel　中快速插入Word　表格　　1。打开　Word　表格所在的文件；　2。打开要处理　Word　表　

格的　Excel　文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域；　3。选中　Word　

中的表格；　4。按住鼠标左键，将表格拖到　Excel　窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置　

即可。　　　　

2。2。28　　设置单元格字体　　选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式　

→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。　　

另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列　

的宽度，以显示单元格中所有数据。　　　　

2。2。29　　在一个单元格中显示多行文字　　选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，　

在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“　自动换行”复选框即可。　　　　

2。2。30　　将网页上的数据引入到　Excel　表格　　网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到　

Excel　中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到　Excel　中，或者可以　

选中信息并将其拖放到　Excel　中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会　

显得非常简单并且异常快捷。在　Excel　2002　中，你可以像使用　Excel　工作表那样打开　Html　

文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。　　　　



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2。2。31　　取消超级链接　　下面介绍两个方法，让你方便地取消　Excel　中的超级链接。　　1。如果正　

在输入　URL　或　E…mail　地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击　

智能标记选择“撤消超链接”命令即可。　　2。如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，　

在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。　　　　

2。2。32　　编辑单元格内容　　双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完　

成后若要确认所做的改动，按　Enter　键即可；若取消所做的改动，按　Esc　键。另外，你还可以　

单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。　　　　

2。2。33　　设置单元格边框　　选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”　

选项卡，然后在“样式”　中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”　中指定不同的颜色，再　

单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。　　要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单　

击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框”　　和“　内部”按钮，边框　

应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。　　　　

2。2。34　　设置单元格文本对齐方式　　选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，　

单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。　　　　

2。2。35　　输入公式　　单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号），若单击了“编辑公式”　

按钮或“粘贴函数”按钮，Excel　将插入一个等号，接着输入公式内容，按　Enter　键。　　　　

2。2。36　　输入人名时使用“分散对齐”　　（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　表格中输入人　

名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但　

是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格　

→对齐”，在“水平对齐”　中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单　

就做好了。　　　　

2。2。37　　隐藏单元格中的所有值（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　有时候，我们需要将单元格　

中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择　

“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“　自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“；；；”（3　

个分号）即可。　　提示：你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、　

负数、零和文本　4　个部分组成。这　4　个部分用　3　个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不　

会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。　　　　

2。2。38　　恢复隐藏列　　通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜　

单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法：将鼠标指针放置在列标的分割线　

上，例如，若隐藏　B　列，则将鼠标指针放置在列A　和列　C　的分割线上，轻轻地向右移动鼠标　

指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开　

隐藏的列。　　　　

2。2。39　　快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　中　

隐藏行或列；　　通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现；　　或者是选中行号或列　

标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成；　　对于分散的单元格区域；　　可以这样快速隐藏：　　快速隐藏　

选中单元格所在行：“Ctrl　＋　9”　　快速隐藏选中单元格所在列：“Ctrl　＋　0”　　取消行隐　

藏：“Ctrl＋Shift＋9”　　取消行隐藏：“Ctrl＋Shift＋0”　　　　

2。2。40　　彻底隐藏单元格　　在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是　

如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低　

了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”　

命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），　

这样就可以避免上面所发生的情况了。　　　　

2。2。41　　用下拉列表快速输入数据　　如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小　

学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士）、职称（技术员、助理工程师、工程师、高　



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级工程师）等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。　

具体方法为：　　选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”　

对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉　

列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下　

拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的　

下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。　　　　

2。2。42　　快速输入自定义短语　　使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条　

短语时，“　自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“　自动更正”项目的方法如下：单击“工具　

→　自动更正选项”命令，在弹出的“　自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“　电脑报”，在“替　

换为”框中键入要替换的内容，如“　电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表　

中，单击“确定”退出。以后只要输入“　电脑报”，则“　电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。　　　　

2。2。43　　设置单元格背景色　　选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击　

“　图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“　图案”　

下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。　　　　

2。2。44　　快速在多个单元格中输入相同公式　　先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl＋Enter”　

组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。　　　　

2。2。45　　同时在多个单元格中输入相同内容　　选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻　

的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl＋Enter”键即可。　　　　

2。2。46　　快速输入日期和时间　　当前日期　　选取一个单元格，并按“Ctrl＋；”　　当前时间　　选取一个单　

元格，并按“Ctrl＋Shift＋；”　　当前日期和时间　　选取一个单元格，并按“Ctrl＋；”，然后按空格键，最　

后按“Ctrl＋Shift＋；”　　注意：当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想　

自动更新信息，你必须使用TODAY　和　NOW　函数。　　　　

2。2。47　　将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间　　如果你想要将一块复制的单元格插入　

到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成：　　选　

择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区　

域，然后按下“Ctrl＋Shift＋　＋”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”　。　

现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。　　　　

2。2。48　　在　Excel　中不丢掉列标题的显示　　你是否希望不论将　Excel　电子表格滚动到哪里都能够　

看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法：　　选择紧邻列标题的下一行，单击　

“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标　

题会保持可见。　　　　

2。2。49　　查看与日期等效的序列数的值　　Excel　将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期　

等效的序列数的值，通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方　

法：选择包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮（即逗号形状的按　

钮），Excel　将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。　　　　

2。2。50　　快速复制单元格内容　　选中下面的单元格，按“Ctrl＋'　（为英文状态下的单引号）”组合键，　

即可将上一单元格的内容快速复制下来。　　　　

2。2。51　　使用自定义序列排序（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　排序对话框中选择主　

要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺　

便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再　

转置。　　　自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义　

排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。例如，要根据列　A　或列　B　进　

行排序，可先根据列　B　排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根　

据列　A　排序。　　　　



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2。2。52　　快速格式化　Excel　单元格　　如果想要快速访问　Excel　中的单元格格式对话框，以更改诸　

如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl＋1”组合键，就可以　

打开“单元格格式对话框”　。　　　　

2。2。53　　固定显示某列　　不少人在工作中用　Excel　做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行　

信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可　

以解决这个问题：首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即　

可。如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它　

即可。　　　　

2。2。54　　在　Excel　中快速编辑单元格　　如果你希望使用键盘做每一件事，在　Excel　电子表格中快　

速编辑数据将很困难，因为你会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可　

以使用一个快捷键——F2，这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做：　　利用箭头键选　

择要编辑的单元格，按下　F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按　Enter　键确认所做改动，或　

者按　ESC　键取消改动。　　注意：这个技巧在　Excel　编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使　

用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开　Internet　浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑　

超级链接。　　　　

2。2。55　　使用自动填充快速复制公式和格式　　想用一种无需输入数字的简单方法在　Excel　中填充　

数字吗？利用自动填充命令，你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明　

具体的操作方法：　　选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个　

黑色的＋号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标　

右击，在出现的快捷菜单中单击“　以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量　

时间。　　　　

2。2。56　　为单元格添加批注　　Excel　为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元　

格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是：单击　

要添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好　

后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提　

示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。　　　　

2。2。57　　数据自动输入　　在　Excel　中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，　

当需要输入　12/10/91～12/10/99　这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入　12/10/99，　

然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右　

或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充　12/10/91、12/10/92……12/10/99　数据。　

当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式。对于数字而言，还可以实现等差数列和　

等比数列的连续输入。　　　　

2。2。58　　在　Excel　中快速计算一个人的年龄　　Excel　中的　DATEDIF（）　　函数可以计算两单元格之　

间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。　　在一个空白工作表　

中的A1　单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在　A2　单元中输入　type　　

=DATEDIF（A1；TODAY（）；〃y〃）　　，然后按　Enter，这个人的年龄（以年表示）将被显示在　A2　单元　

中。　　　　

2。2。59　　快速修改单元格次序　　在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次　

序，具体操作方法为：首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的　Shift　键，接着移动鼠标指针　

到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界　

处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，　

单元格间的次序即发生了变化。　　　　

2。2。60　　将网页上的数据引入到　Excel　表格中　　网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制　

到　Excel　中，而且效果极佳。在　Excel　中，你可以像使用　Excel　工作表那样打开　Html　文件，　



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并获得同样的功能、格式及编辑状态。　　

UID　　　　

第　3　节　　图形和图表编辑技巧　　　　

2。3。1　　在网上发布　Excel　生成的图形　　Excel　的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生　

成柱状、圆饼、折线等分析图形。要想在　Web　发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先　

单击“工具→选项”命令，在“常规”　中选择“Web　选项”，选择是否采用便携网络图形格式（PNG）　

存储文件，以加快下载速度和减少磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，　

并非对所有浏览器都合适。如果未选择　PNG　图形格式，Excel　会自动选择并转换为　GIF、JPG　

格式文件，并创建名为“文件名　files”　的子文件夹来保存转换过的图形。例如，如果文件名为　

“dog。htm”，则　Excel　将创建名为“dog/files”的子文件夹。Excel　也会支持文件指定文件名，例　

如“image01。jpg”和“image02。jpg　等。若在　Web　发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成　

的Web　页面将保留　Excel　的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析　

图形，用户如果改变表格中的数据，则对应图形随之发生改变。但要注意的是，这一交互并不　

能刷新存放在服务器端的数据表数据，如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用　VB　

等编制脚本程序。　　　　

2。3。2　　创建图表连接符　　当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接　

它们，并说明图表中的关系。Excel　2002　提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的　

预设位置保持连接，当你移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。　

要创建连接符，可按以下步骤进行：首先绘制需要连接的基本性状。在“绘图”工具栏上单击“　自　

选图形”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有4　条放射　

线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击　

希望连接符连接的点。然后在另一形状的连接点上重复这个过程。　　　　

2。3。3　　将　Excel　单元格转换成图片形式插入到　Word　中　　假如要把　Excel　中某些单元格区域转　

换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后按住　Shift　键，单击“编辑→复制图片”　

命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图　1），　

如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“