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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第126部分
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地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相
邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元
格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要
填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4 、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要
我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实
现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适
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的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME 模式”标签，在“模式”框中选择打开，
单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME 模式”
选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才
设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除 Excel XP 工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但
这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使
用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击
菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序
填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有
空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包
含多少空行，您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用 Excel XP 编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符
数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显
示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调
整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先
新建或打开一个工作簿，并选中需要 Excel XP 根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其
次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体
填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长
度超过了单元格的宽度，Excel XP 能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使
数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小
字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用 Excel XP 工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工
作量是巨大的。现在我们可以借助 Excel XP 的“宏”功能；来记录首次输入需要重复输入的数据
的命令和过程；然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；
计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工
作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并
从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设
定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记
录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在 Excel XP 中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某
一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这
样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目
的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下
方法：首先按住“Shift〃键或“Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻
的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹
出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，
将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范
围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、
列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单
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元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，
则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
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高效办公 Excel 排序方法〃集中营〃
排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和
数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据排序方法。
一、数值排序
1。RANK 函数
RANK 函数是 Excel 计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order ），
其中 number 为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref 是对参与计算的数字单元格区域的
绝对引用，order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略，则以降序方式给出结
果，反之按升序方式）。
例如图 1 中 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在
F2 单元格内输入公式“=RANK （E2，E2： E4 ）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排
名是 2 。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、 F4 单元格按 Ctrl＋V，就能计算出其余两
个车间的产值排名为 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK （E2，E2：E4，1）”，
则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3 。
需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字
的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、
3 和 1 （降序时）。
2。COUNTIF 函数
COUNTIF 函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为 COUNTIF （ra
nge，criteria ）。其中 range 为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达式或文本形式
定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图 1 为例，F2 单元格内输入的公式为“=COUNTIF （E2：E4， 〃》〃&E2 ）＋1”。计
算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1 和 3 。
此公式的计算过程是这样的：首先根据 E2 单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个
逻辑表达式，即“》176。7”、“》167。3”等。 COUNTIF 函数计算出引用区域内符合条件的单元格
数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，
对重复数据计算得到的结果与 RANK 函数相同。
3。IF 函数
Excel 自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与 IF 函数结
合，可以计算出没有空缺的排名。以图 1 中 E2、E3、 E4 单元格的产值排序为例，具体做法
是：选中 E2 单元格，根据排序需要，单击 Excel 工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即
可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从 1 到 n （n 为自然
数）的排名。可以在 G2 单元格中输入 1，然后在 G3 单元格中输入公式“=IF （E3=E2， G3；
G3＋1 ）”，只要将公式复制到 G4 等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel 提供了比较好的解决办法。如果您要将
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图 1 数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法： 选中排序关键字所在列（或行）的首
个单元格（如图 1 中的A1 ），单击 Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按
钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列
排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图 2 ）。如果您的数据带有标题行（如图 1 中的“单位”之
类），则应选中“有标题行” （反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，
选中排序方式（“升序”或“降序” ）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求 Excel 按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，
前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击 Exc
el“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“ 自定义序列”选项卡（图3 ）。选中左边“ 自
定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、
“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可
以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用
以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“ 自定义序列” 中备用（图3 ）。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“ 自
定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后
根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。
需要说明的是： 显示在“ 自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方
法参与排序，请读者注意 Excel 提供的自定义序列类型。
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谈谈 Excel 输入的技巧
在 Excel 工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指
文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和
输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在 Excel 中输入各种
类型数据的方法和技巧。
一、输入文本
Excel 单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，
每个单元格中最多可容纳 32000 个字符数。虽然在 Excel 中输入文本和在其它应用程序中没
有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在 Word 、PowerPoint 的表格中，当在单
元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开
头，在 Excel 的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自
动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在
单元格中输入硬回车，即按住 Alt 键的同时按回车键。
二、输入分数
几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，
在 Excel 中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车
键则显示“1 月 2 日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在
分数前输入“0” （零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入 1/
2 时，则应该输入“0 1/2” 。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编
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辑栏中显示“8。5” 。
三、输入负数
在单元格中输入负数时，可在负数前输入“…”作标识，也可将数字置在括号内来标识，
比如在单元格中输入“ （88 ）”，按一下回车键，则会自动显示为“…88” 。
四、输入小数
在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，
当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量
带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：
选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“ 自动设置小数点”复选框，
并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自
动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加 3
个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“…3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加 3
位小数，变成“0。088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾
零字符串的数字后，应清除对“ 自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只
是要暂时取消在“ 自动设置小数点” 中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。
五、输入货币值
Excel 几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel
2000 完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币
值，Excel 会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住
Alt 键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。
六、输入日期
Excel 是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期
和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“…”来分隔日期中的年、
月、日部分。比如要输入“2001 年 12 月 1 日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001…1
2…1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的 Ctrl＋；组合键。
七、输入时间
在 Excel 中输入时间时，用户可以按24 小时制输入，也可以按 12 小时制输入，这两种
输入的表示方法是不同的，比如要输入下午 2 时 30 分 38 秒，用 24 小时制输入格式为：2：3
0：38，而用 12 小时制输入时间格式为：2：30：38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如
果要在单元格中插入当前时间，则按 Ctrl＋Shift＋；键。
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了解 Excel 公式的错误值
经常用 Excel 的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A ！、#VALUE ！、
#DIV/O ！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel 将显示一
个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽
度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。
1．##### ！
原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一
个负值，就会产生##### ！错误。
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解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来
修改列宽。如果使用的是 1900 年的日期系统，那么 Excel 中的日期和时间必须为正值，用较
早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致##### ！错误。如果公式正确，也可
以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。
2 ．#VALUE！
当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误
值#VALUE！ 。
原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel 不能将文本转换为正确的数据类型。
解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数
值。例如：如果单元格 A1 包含一个数字，单元格 A2 包含文本〃学籍〃，则公式〃=A1＋A2〃将返
回错误值#VALUE！ 。可以用SUM 工作表函数将这两个值相加（SUM 函数忽略文本）：=SU
M （A1：A2 ）。
原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。
解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。
原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。
解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。
3 ．#DIV/O！
当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O！ 。
原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在 Excel 中如
果运算对象是空白单元格，Excel 将此空值当作零值）。
解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。
解决方法：将零改为非零值。
4 ．#NAME？
在公式中使用了 Excel 不能识别的文本时将产生错误值#NAME？ 。
原因一：删�
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