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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第135部分
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新建或打开一个工作簿，并选中需要 Excel XP 根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其
次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体
填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长
度超过了单元格的宽度，Excel XP 能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使
数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小
字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用 Excel XP 工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工
作量是巨大的。现在我们可以借助 Excel XP 的“宏”功能；来记录首次输入需要重复输入的数据
的命令和过程；然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；
计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工
作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并
从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设
定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记
录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在 Excel XP 中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某
一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这
样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目
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的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下
方法：首先按住“Shift〃键或“Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻
的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹
出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，
将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范
围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、
列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单
元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，
则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
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高效办公 Excel 排序方法〃集中营〃
排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和
数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据排序方法。
一、数值排序
1。RANK 函数
RANK 函数是 Excel 计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order ），
其中 number 为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref 是对参与计算的数字单元格区域的
绝对引用，order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略，则以降序方式给出结
果，反之按升序方式）。
例如图 1 中 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在
F2 单元格内输入公式“=RANK （E2，E2： E4 ）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排
名是 2 。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、 F4 单元格按 Ctrl＋V，就能计算出其余两
个车间的产值排名为 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK （E2，E2：E4，1）”，
则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3 。
需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字
的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、
3 和 1 （降序时）。
2。COUNTIF 函数
COUNTIF 函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为 COUNTIF （ra
nge，criteria ）。其中 range 为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达式或文本形式
定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图 1 为例，F2 单元格内输入的公式为“=COUNTIF （E2：E4， 〃》〃&E2 ）＋1”。计
算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1 和 3 。
此公式的计算过程是这样的：首先根据 E2 单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个
逻辑表达式，即“》176。7”、“》167。3”等。 COUNTIF 函数计算出引用区域内符合条件的单元格
数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，
对重复数据计算得到的结果与 RANK 函数相同。
3。IF 函数
Excel 自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF 函数结
合，可以计算出没有空缺的排名。以图 1 中 E2、E3、 E4 单元格的产值排序为例，具体做法
是：选中 E2 单元格，根据排序需要，单击 Excel 工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即
可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
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假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从 1 到 n （n 为自然
数）的排名。可以在 G2 单元格中输入 1，然后在 G3 单元格中输入公式“=IF （E3=E2， G3；
G3＋1 ）”，只要将公式复制到 G4 等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel 提供了比较好的解决办法。如果您要将
图 1 数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法： 选中排序关键字所在列（或行）的首
个单元格（如图 1 中的A1 ），单击 Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按
钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列
排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图 2 ）。如果您的数据带有标题行（如图 1 中的“单位”之
类），则应选中“有标题行” （反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，
选中排序方式（“升序”或“降序” ）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求 Excel 按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，
前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击 Exc
el“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“ 自定义序列”选项卡（图 3 ）。选中左边“ 自
定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、
“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可
以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用
以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“ 自定义序列” 中备用（图3 ）。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“ 自
定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后
根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。
需要说明的是： 显示在“ 自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方
法参与排序，请读者注意 Excel 提供的自定义序列类型。
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谈谈 Excel 输入的技巧
在 Excel 工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指
文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和
输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在 Excel 中输入各种
类型数据的方法和技巧。
一、输入文本
Excel 单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，
每个单元格中最多可容纳 32000 个字符数。虽然在 Excel 中输入文本和在其它应用程序中没
有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在 Word 、PowerPoint 的表格中，当在单
元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开
头，在 Excel 的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自
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动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在
单元格中输入硬回车，即按住 Alt 键的同时按回车键。
二、输入分数
几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，
在 Excel 中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车
键则显示“1 月 2 日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在
分数前输入“0” （零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入 1/
2 时，则应该输入“0 1/2” 。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编
辑栏中显示“8。5” 。
三、输入负数
在单元格中输入负数时，可在负数前输入“…”作标识，也可将数字置在括号内来标识，
比如在单元格中输入“ （88 ）”，按一下回车键，则会自动显示为“…88” 。
四、输入小数
在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，
当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量
带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：
选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“ 自动设置小数点”复选框，
并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自
动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加 3
个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“…3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加 3
位小数，变成“0。088”，则要在“位数”微调框中输入“3” 。另外，在完成输入带有小数位或结尾
零字符串的数字后，应清除对“ 自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只
是要暂时取消在“ 自动设置小数点” 中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。
五、输入货币值
Excel 几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel
2000 完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币
值，Excel 会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住
Alt 键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。
六、输入日期
Excel 是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期
和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“…”来分隔日期中的年、
月、日部分。比如要输入“2001 年 12 月 1 日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001…1
2…1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的 Ctrl＋；组合键。
七、输入时间
在 Excel 中输入时间时，用户可以按24 小时制输入，也可以按 12 小时制输入，这两种
输入的表示方法是不同的，比如要输入下午 2 时 30 分 38 秒，用 24 小时制输入格式为：2：3
0：38，而用 12 小时制输入时间格式为：2：30：38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如
果要在单元格中插入当前时间，则按 Ctrl＋Shift＋；键。
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了解 Excel 公式的错误值
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经常用 Excel 的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A ！、#VALUE ！、
#DIV/O ！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel 将显示一
个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽
度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。
1．##### ！
原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一
个负值，就会产生##### ！错误。
解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来
修改列宽。如果使用的是 1900 年的日期系统，那么 Excel 中的日期和时间必须为正值，用较
早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致##### ！错误。如果公式正确，也可
以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。
2 ．#VALUE！
当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误
值#VALUE！ 。
原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel 不能将文本转换为正确的数据类型。
解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数
值。例如：如果单元格 A1 包含一个数字，单元格 A2 包含文本〃学籍〃，则公式〃=A1＋A2〃将返
回错误值#VALUE！ 。可以用SUM 工作表函数将这两个值相加（SUM 函数忽略文本）：=SU
M （A1：A2 ）。
原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。
解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。
原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。
解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。
3 ．#DIV/O！
当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O！。
原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在 Excel 中如
果运算对象是空白单元格，Excel 将此空值当作零值）。
解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。
解决方法：将零改为非零值。
4 ．#NAME？
在公式中使用了 Excel 不能识别的文本时将产生错误值#NAME？ 。
原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。
解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单〃插入〃｜〃名称〃｜〃定义〃命令，如果所需名称没有
被列出，请使用〃定义〃命令添加相应的名称。
原因二：名称的拼写错误。
解决方法：修改拼写错误的名称。
原因三：在公式中使用标志。
解决方法：选择菜单中〃工具〃｜〃选项〃命令，打开〃选项〃对话框，然后单击〃重新计算〃标签，在〃
工作薄选项〃下，选中〃接受公式标志〃复选框。
原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。
解决方法：Excel 将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本
括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本〃总计：〃和单元格 B50 中的数值合并在一起：=
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〃总计：〃&B50
原因五：在区域的引用中缺少冒号。
解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM （A2：B34 ）。
5 ．#N/A
原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A 。
解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入〃#N/A〃，公式在引
用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A 。
6 ．#REF！
当单元格引用无效时将产生错误值#REF ！。
原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。
解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击〃撤消〃按钮，以恢复工作表中的
单元格。
7．#NUM ！
当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM ！。
原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。
解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。
原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR 或 RATE，并且函数不能产生有效的结果。
解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。
原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel 不能表示。
解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。
8 ．#NULL ！
当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL ！。
原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。
解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域
求和，请�
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