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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第16部分
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选中―输入法模式‖选项卡，在―模式‖框中选择―关闭（英文模式）‖命令，单击―确定‖按钮（如
图12）。
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图12 （2）选中要输入汉字的列，在―有效数据‖对话框中，单击―IME模式‖选项卡，在―模式‖
框中选择―打开‖命令，单击―确定‖按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列
时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
12 批量删除空行 有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然
后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用― 自动筛选‖功能，把空
行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl＋A键，选
择整个工作表，用鼠标单击―数据‖菜单，选择―筛选‖项中的― 自动筛选‖命令。这时在每一列的
顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择―空白‖，直到页面内已看不到数
据为止（如图13）。
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图13 在所有数据都被选中的情况下，单击―编辑‖菜单，选择―删除行‖命令，然后按―确定‖按
钮。这时所有的空行都已被删去，再单击―数据‖菜单，选取―筛选‖项中的― 自动筛选‖命令，工
作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 如果想只删除某一列
中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到
空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位
置上。
8、编辑技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入―1/5‖，系统会将其变为―1月5日‖，解决办法是：
先输入―0‖，然后输入空格，再输入分数―1/5 。。。 ＇/quote＇ 请问你的这个图片是用那个软件
切取的；可以发一个给我吗？谢谢。
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Part 7： EXCEL运用技巧汇总
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Excel XP的八则快速输入技巧 如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技
巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel XP，来快速输入信息就成为各
个Excel XP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。 1、快速输入大量含
小数点的数字 如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通
的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0。05这个数字
时，我们会把―0。05‖原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们
再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输
入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点
自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在Excel XP
的编辑界面中，用鼠标依次单击―工具‖/―选项‖/―编辑‖标签，在弹出的对话框中选中― 自动设
置小数点‖复选框，然后在―位数‖微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。
以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。
例如，我们要在某单元格中键入0。06的话，可以在上面的设置中，让―位数‖选项为2，然后直
接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为―0。06‖，怎么样简单吧？ 2、
快速录入文本文件中的内容 现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需
要将这些数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病
的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！
您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需
要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次用鼠标
单击菜单栏中的―数据/获取外部数据/导入文本文件‖命令，然后在导入文本会话窗口选择要导
入的文本文件，再按下―导入‖钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导
的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。 3、快速输入大量相同
数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一
个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个
相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单
元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要
填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4、快速进行中英文输入法切换
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一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们
不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自
动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中
文输入法；接着打开―有效数据‖对话框，选中―IME模式‖标签，在―模式‖框中选择打开，单击―确
定‖按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在―有效数据‖对话框中，单击―IME模式‖选项卡，
在―模式‖框中选择关闭（英文模式）；最后单击―确定‖按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两
列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行 删除
Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作
量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操
作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的
― 插 入‖菜单项，并从下拉菜单中选择―列‖，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；
然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列
的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，
您就可以很快地删除了。 6、快速对不同单元格中字号进行调整 在使用Excel XP编辑文件时，
常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的
内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单
元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。
其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中
需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的
―格式‖/―单元格‖/―对齐‖标签，在―文本控制‖下选中―缩小字体填充‖复选框，并单击―确定‖按
钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel
XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你
对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但
是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。 7、快速输入多个重复数据 在使用Excel
XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工作量是巨大的。
现在我们可以借助Excel XP的―宏‖功能；来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程；
然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；计算机就会重
复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工作表，在工作
表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的―工具‖菜单项，并从弹出的下拉
菜单中选择―宏‖子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择―录制新宏‖命令；设定好宏后，我
们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 8、
快速处理多个工作表 有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多
少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作
表，如果真是这样操作的话，我们倒没有
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这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工
作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住―Shift〃
键或―Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后
就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插
入和删除多个工作表的操作；然后在―文件‖菜单中选择―页面设置〃〃‖，将选中的多个工作表
设成相同的页面模式；再通过―编辑‖菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、
定位操作；通过―格式‖菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的
样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在―工具‖菜单中选择―选项〃〃‖，在弹出的菜单中选
择―视窗‖和―编辑‖按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上
述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位
置也同时生成了格式完全相同的表格。 高效办公Excel排序方法〃集中营〃 排序是数据处理中
的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类。本文以几
个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据排序方法。 一、数值排序 1。RANK函数
RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order），其中number
为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，
order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升
序方式）。 例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：
在F2单元格内输入公式―=RANK （E2，E2： E4）‖ ，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名
是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl＋V，就能计算出其余两个车间
的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为―=RANK （E2，E2：E4，1）‖，则计算出
的序数按升序方式排列，即2、1和3。 需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数（名
次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按
本法计算出的排名分别是3、3和1 （降序时）。 2。COUNTIF函数 COUNTIF函数可以统计某一区
域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF （range，criteria）。其中range为参与统
计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，
表达式和文本必须加引号。 仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为―=COUNTIF （E2：E4，
〃》〃&E2）＋1‖ 。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。
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此公式的计算过程是这样的：首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表
达式，即―》176。7‖、―》167。3‖等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该
结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数
据计算得到的结果与RANK函数相同。 3。IF函数 Excel 自身带有排序功能，可使数据以降序或
升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4
单元格的产值排序为例，具体做法是：选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的―降
序排序‖或―升序排序‖按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。 假如数据是按产值
由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n （n为自然数）的排名。可以在G2单
元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式―=IF （E3=E2， G3；G3＋1）‖，只要将公式复制到G4
等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。 二、文本排序 选举等场合需要按姓氏笔划为
文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序，
可以使用以下方法 ： 选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格（如图1中的A1 ），单击
Excel―数据‖菜单下的―排序‖命令，再单击其中的―选项‖按钮。选中―排序选项‖对话框―方法‖
下的―笔画排序‖，再根据数据排列方向选择―按行排序‖或―按列排序‖，―确定‖后回到―排序‖对
话框（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的―单位‖之类），则应选中―有标题行‖ （反
之不选），然后打开―主要关键字‖下拉列表，选择其中的―单位‖，选中排序方式（―升序‖或― 降
序‖ ）后―确定‖，表中的所有数据就会据此重新排列。 此法稍加变通即可用于―第一名‖、―第
二名‖等文本排序，请读者自行摸索。 三、自定义排序 如果您要求Excel按照―金工车间‖、―铸
造车间‖和―维修车间‖ 的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类
问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel―工具‖菜单下的―选项‖命令，打开―选项‖
对话框中的― 自定义序列‖选项卡（图3）。选中左边― 自定义序列‖下的―新序列‖，光标就会在
右边的―输入序列‖框内闪动，您就可以输入―金工车间‖、 ―铸造车间‖等自定义序列了，输入
的每个序列之
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间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选
中序列所在的单元格区域单击―导入‖，这些序列就会被自动加入―输入序列‖框。无论采用以上
哪种方法，单击―添加‖按钮即可将序列放入― 自定义序列‖ 中备用（图3）。 使用排序规则排序
的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开―排序选项‖对话框中的― 自定义排序次序‖下拉列
表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到―排序‖对话框后根据需要选择―升序‖
或― 降序‖，―确定‖后即可完成数据的自定义排序。 需要说明的是： 显示在― 自定义序列‖选项
卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义
序列类型。 谈谈Excel输入的技巧 在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格
式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每
种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介
绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。 一、输入文本 Excel单元格中的文本包括
任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000
个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些
差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个
段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，
按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出
现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的
同时按回车键。 二、输入分数 几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与
分母，其格式为―分子/分母‖，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在
单元格中输入―1/2‖，按回车键则显示―1月2日‖，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在
单元格中输入分数时，要在分数前输入―0‖ （零）以示区别，并且在―0‖和分子之间要有一个空
格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入―0 1/2‖ 。如果在单元格中输入―8 1/2‖，则在单
元格中显示―8 1/2‖，而在编辑栏中显示―8。5‖ 。 三、输入负数 在单元格中输入负数时，可在
负数前输入―…‖作标识，也可将数字置在括号内来标识，比如在单元格中输入― （88）‖，
按一下回车键，则会自动显示为―…88‖ 。 四、输入小数
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在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输
入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有
固定小数位的数字或带有固定位数的以―0‖字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择
―工具‖、―选项‖命令，打开―选项‖对话框，单击―编辑‖标签，选中― 自动设置小数点‖复选框，
并在―位数‖微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自
动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入―88‖后自动添加3
个零，变成�
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