Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第28部分

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们还可以点击　Excel　工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了　　



经在　Excel　中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel　函数实现过上千次的复杂运算，也　



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许你认为　Excel　也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法　



只不过是　Excel　全部技巧的百分之一。本专题从　Excel　中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一　



下关于　Excel　的别样风情。　　　　



一、让不同类型数据用不同颜色显示　　　　



　　　　在工资表中，如果想让大于等于　2000　元的工资总额以　“红色”显示，大于等于1500　元的　



工资总额以“蓝色”显示，低于　1000　元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，　



我们可以这样设置。　　　　



　　　　1。打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打　



开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面　



的方框中输入数值“2000　”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的　



　“颜色”设置为“红色”。　　　　



　　　　2。按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于　1500，字体设置为“蓝　



色”；小于　1000，字体设置为“棕色”）　。　　　　



　　　　3。设置完成后，按下“确定”按钮。　　　　



　　　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。　　　　



　　



二、建立分类下拉列表填充项　　　　



　　　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功　



能建了一个分类下拉列表填充项。　　　　



　　　　1。在　Sheet2　中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）分别输　



入不同列中，建立一个企业名称数据库。　　　　



　　　　2。选中　A　列（　　“工业企业”名称所在列）　，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按　



　“回车”键进行确认。　　　　



　　　　仿照上面的操作，将　B　、C〃〃列分别命名为“商业企业”、“个体企业”〃〃　　　　



　　　　3。切换到　Sheet1　中，选中需要输入“企业类别”的列（如　C　列）　，执行“数据→有效性”命　



令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序　



列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”〃〃序列　



（各元素之间用英文逗号隔开）　，确定退出。　　　　



　　　　再选中需要输入企业名称的列（如　D　列）　，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选　



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项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1）　，确定退出。　　　　



　　　　4。选中　C　列任意单元格（如　C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格　



中。然后选中该单元格对应的　D　列单元格（如　D4）　，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名　



称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。　　　　



　　　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，　



选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。　　　　



　　　　三、建立“常用文档”新菜单　　　　



　　　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。　　　　



　　　　1。在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标　



签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。　　　　



　　　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）　。　　　　



　　　　2。再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项）　，在右边“命令”下面任选一项（如“超链　



接”选项）　，将它拖到新菜单（常用文档）　中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等）　，　



建立第一个工作簿文档列表名称。　　　　



　　　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。　　　　



　　　　3。选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等）　，右击鼠标，在弹出的快捷菜单　



中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的　



下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资。xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。　　　　



　　　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。　　　　



　　　　4。　以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，　



单击其中的相应选项即可。　　　　



　　　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单　



中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。　　　　



　　　　四、制作“专业符号”工具栏　　　　



　　　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一　



个属于自己的“专业符号”工具栏。　　　　



　　　　1。执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名？如“fuhao1　”？　



并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相　



对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停　



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止”按钮，完成宏的录制。　　　　



　　　　仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。　　　　



　　　　2。打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”　



对话框，输入名称——　“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。　　　　



　　　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”　



项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）　。　　　　



　　　　3。选中其中一个“自定义按钮”，仿照第　2　个秘技的第　1　点对它们进行命名。　　　　



　　　　4。右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”　



对话框，选中相应的宏（如　fuhao1　等）　，确定退出。　　　　



　　　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。　　　　



　　　　5。关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，　



向单元格中快速输入专业符号了。　　　　



　　　　五、用“视面管理器”保存多个打印页面　　　　



　　　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。　　　　



　　　　1。打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠　



标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。　　　　



　　　　2。执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹　



出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。　　　　



　　　　3。将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。　　　　



　　　　4。　以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显　



示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的　



　“打印”按钮，一切就OK　了。　　　　



　　　　六、让数据按需排序　　　　



　　　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，　



也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。　　　　



　　　　1。执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输　



入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关；车队；一车间；二车间；三车间”等）　，单击　



　“添加”和“确定”按钮退出。　　　　



　　　　2。选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，　



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单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，　



按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。　　　　



七、把数据彻底隐藏起来　　　　



　　　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。　　　　



　　　　1。选中需要隐藏内容的单元格（区域）　，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”　



对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方　



框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号）　。　　　　



　　　　2。再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。　　　　



　　　　3。执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，　



　“确定”返回。　　　　



　　　　经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用　Excel　的透明功能也　



不能让其现形。　　　　



　　　　提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止　



别人删除你隐藏起来的数据。　　　　



　　　　八、让中、英文输入法智能化地出现　　　　



　　　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实　



在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？　　　　



　　　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话　



框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确　



定”退出。　　　　



　　　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中　



的第　1　个中文输入法）　自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。　　　　



　　　　九、让“自动更正”输入统一的文本　　　　



　　　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢？那就往下看吧。　　　　



　　　　1。执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。　　　　



　　　　2。在“替换”下面的方框中输入“pcw　”（也可以是其他字符，“pcw　”用小写）　，在“替换　



为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。　　　　



　　　　3。　以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw　”字符？此时可以不考虑“pcw　”的大小　



写？，然后确认一下就成了。　　　　



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　　　　十、在　Excel　中自定义函数　　　　



　　　　Excel　函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成　



一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：　　　　



　　　　1。执行“工具→宏→Visual　Basic　编辑器”菜单命令（或按“Alt＋F11　”快捷键）　，打开Visual　　



Basic　编辑窗口。　　　　



　　　　2。在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块　1。　　　　



　　　　3。在右边的“代码窗口”中输入以下代码：　　　　



　　　　Function　V（a；b；h）V　=　h*（a＋b）/2End　Function　　　　



　　　　4。关闭窗口，自定义函数完成。　　　　



　　　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。　　　　



　　　　提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。　　　　



　　　　十一、表头下面衬张图片　　　　



　　　　为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？　　　　



　　　　1。执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的　



图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。　　　　



　　　　2。在按住　Ctrl　键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）　中拖拉，同时选中这些单　



元格（区域）　。　　　　



　　　　3。按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选　



中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）　



下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）　。　　　　



　　　　提示？衬在单元格下面的图片是不支持打印的。　　　　



　　　　十二、用连字符“&　”来合并文本　　　　



　　　　如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&　”就能　



将它搞定（此处假定将　B　、C、D　列合并到一列中）　。　　　　



　　　　1。在　D　列后面插入两个空列（E、F　列）　，然后在D1　单元格中输入公式：=B1&C1&D1　。　　　　



　　　　2。再次选中　D1　单元格，用“填充柄”将上述公式复制到　D　列下面的单元格中，B　、C、D　



列的内容即被合并到　E　列对应的单元格中。　　　　



　　　　3。选中　E　列，执行“复制”操作，然后选中　F　列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开　



　“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　列的内容（不是公　



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式）　即被复制到F　列中。　　　　



　　　　4。将　B　、C、D　、E　列删除，完成合并工作。　　　　



　　　　提示：完成第　1、2　　步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除　B　、C、D　　列，公式　



会出现错误。故须进行第　3　步操作，将公式转换为不变的“值”。　　　　



生成绩条　　　　



　　　　常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或　VBA　的方法来实现，　



这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。　　　　



　　　　此处假定学生成绩保存在　Sheet1　工作表的　A1　至　G64　单元格区域中，其中第　1　行为标题，　



第　2　行为学科名称。　　　　



　　　　1。切换到　Sheet2　工作表中，选中　A1　单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（）　，3）=0，，　



IF（0MOD？ROW（）　，3（=1　，sheet1　！A　ū，INDEX（sheet1　！A　：G　，INT（（（ROW（）＋4）/3）＋1）　，　



COLUMN（））））　。　　　　



　　　　2。再次选中　A1　单元格，用“填充柄”将上述公式复制到　B1　至　G1　单元格中；然后，再同　



时选中　A1　至　G1　单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到　A2　至　G185　单元格中。　　　　



　　　　至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。　　　　



　　　　3。调整好行高和列宽后，同时选中　A1　至　G2　单元格区域（第　1　位学生的成绩条区域）　，按“格　



式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为　



选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作）　。　　　　



　　　　4。　同时选中　A1　至　G3　单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住　



鼠标左键，自A4　拖拉至　G186　单元格区域，为所有的成绩条添加边框。　　　　



　　　　按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。　　　　



　　　　十四、Excel　帮你选函数　　　　



　　　　在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel　的“搜索函数”功能可　



以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。　　　　



　　　　执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入　



要求（如“计数”）　，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并　



显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函　



数。　　　　



　　　　十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据　　　　



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　　　　有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3〃〃）某个　



单元格的内容，可以利用　Excel　的“监视窗口”功能来实现。　　　　



　　　　执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按　



钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重　



复前述操作，添加其它“监视点”。　　　　



　　　　以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的　



数据和相关信息。　　　　



　　　　十六、为单元格快速画边框　　　　



　　　　在　Excel　2002　　以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel　2002　对此功　



能进行了全新的拓展。　　　　



　　　　单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边　



框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。　　　　



　　　　单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中　



拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。　　　　



　　　　提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边　



框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏　



右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一　



功能还可以在单元格中画上对角的斜线。　　　　



十七、控制特定单元格输入文本的长度　　　　



　　　　你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元　



格中你却输入了数字的时候，Excel　就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现　



这一功能，对