Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第34部分

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部分以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下　

的箭头键可以选取主要的图表元素；使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以　

选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中的彩色图例符号和文本条目。　　　　

　　



131。　　　　　　　　　通过一次按键创建一个　Excel　图表　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）　　



　　这是一个非常老套的　Excel　　窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据　

并按下　F11　键。Excel　将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下―Alt＋F1‖，你将得到　

相同的结果。　　　　

　　



132。　　　　　　　　　绘制平直直线　　　



在　Excel　绘制直线时是不是很难？其实，在应用直线绘制工具时，只要按下　Shift　键，则绘制　

出来的直线就是平直的。另外，按下　Shift　键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。　　　　

　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一、　　　　　　　　　　　　　　函数和公式编辑技巧　　



133。　　　　　　　　　巧用　IF　函数清除　Excel　工作表中的　0　　　



有时引用的单元格区域内没有数据，Excel　仍然会计算出一个结果―0‖，这样使得报表非常不美　

观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的―0‖呢？利用　IF　函数可以有效地解决这个问　

题。　　IF　函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行　

判　断　，　根　据　逻　辑　测　试　的　真　假　返　回　不　同　的　结　果　。　它　的　表　达　式　

为：IF（logical_test；value_if_true；value_if_false），logical_test　表示计算结果为　TRUE　或　FALSE　　的　

任意值或表达式。例如　A1》=100　　就是一个逻辑表达式，如果　A1　　单元格中的值大于等于　100　

时，表达式结果即为　TRUE，否则结果为　FALSE；value_if_true　表示当　logical_test　为真时返回　

的值，也可是公式；value_if_false　表示当　logical_test　为假时返回的值或其他公式。所以形如公　

式―　＝IF（SUM（B1：C1），SUM（B1：C1）；―‖）‖所表示的含义为：如果单元格　B1　　到　C1　　内有数值，且　

求和为真时，区域　B1　到　C1　中的数值将被进行求和运算。反之，单元格B1　到　C1　内没有任何　

数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。　　　　

　　



134。　　　　　　　　　批量求和　　　



对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取　

如下方法：假定求和的连续区域为　m×n　的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，　

用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，单击―常用‖工具条　

上的―Σ‖　图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且系统能自动识别　

选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。　　　　

　　



135。　　　　　　　　　对相邻单元格的数据求和　　



　　如果要将单元格B2　至B5　的数据之和填入单元格B6　中，操作如下：先选定单元格B6　，输入―=‖，　　

再双击常用工具栏中的求和符号―∑‖；接着用鼠标单击单元格　B2　　并一直拖曳至　B5　，选中整个　

B2～B5　　区域，这时在编辑栏和　B6　　　　　　　　　　中可以看到公―=sum（B2：B5）‖，单击编辑栏中的―√‖　　　　　　　　　　　　（或按　

Enter　键）确认，公式即建立完毕。此时如果在　B2　到　B5　的单元格中任意输入数据，它们的和　

立刻就会显示在单元格　B6　中。　　　同样的，如果要将单元格B2　至　D2　的数据之和填入单元格E2　

中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意：对建立公式的单元格（该例中的　E2）一定要在　

―单元格格式‖对话框中的―水平对齐‖　中选择―常规‖方式　　；　　这样在单元格内显示的公式不会影　

响到旁边的单元格。　　如果还要将　C2　至　C5、D2　至　D5　、E2　至　E5　　的数据之和分别填入　C6、　

D6　和　E6　中，则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6　和　E6　中：先选取已建立了公式的单　

元格　B6　，单击常用工具栏中的―复制‖　图标，再选中C6　到　E6　这一区域，单击―粘贴‖　图标即可　



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将　B6　中已建立的公式相对复制到C6、D6　和　E6　中。　　　　

　　



136。　　　　　　　　　对不相邻单元格的数据求和　　　



假如要将单元格　B2　、C5　和　D4　中的数据之和填入E6　中，操作如下：　　先选定单元格　E6　，输入―=‖，　

双击常用工具栏中的求和符号―∑‖；接着单击单元格　B2　，键入―，‖，单击　C5，键入―，‖，单击　

D4　，这时在编辑栏和　E6　中可以看到公式―=sum　　　　　　　　　　　　　　（B2　，C5，D4　）‖，确认后公式即建立完毕。　　　　

　　



137。　　　　　　　　　利用公式来设置加权平均　　



　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权　

平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值　

　（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel　中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），　

分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。　　　　

　　



138。　　　　　　　　　　自动求和　　　



在老一些的　Excel　版本中，自动求和特性虽然使用方便，但功能有限。在Excel　2002　中，自动　

求和按钮被链接到一个更长的公式列表，这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能　

更强大的自动求和函数，你可以快速计算所选中单元格的平均值，在一组值中查找最小值或最　

大值以及更多。使用方法是：单击列号下边要计算的单元格，或者单击行号右边要计算的单元　

格，单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头，并单击要用的公式，然后按　Enter　。　　　　



139。　　　　　　　　　用记事本编辑公式　　



　　在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的　

屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见；非常不便！能否用其它方法来编辑公　

式呢？　　打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条；其结果又　

是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上　

不足。　　　　

　　



140。　　　　　　　　　防止编辑栏显示公式　　　



有时，你可能不希望让其他用户看到你的公式，即单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显　

示公式。为防止编辑栏中显示公式，可按以下方法设置：　　右击要隐藏公式的单元格区域，从快　

捷菜单中选择―设置单元格格式‖，单击―保护‖选项卡，选中―锁定‖和―隐藏‖　。然后再单击―工　

具→保护→保护工作表‖命令，选取―　内容‖，单击―确定‖　以后，用户将不能在编辑栏或单元格　

中看到已隐藏的公式，也不能编辑公式。　　

　　　　



141。　　　　　　　　　解决　SUM　函数参数中的数量限制　　　



Excel　　中　SUM　函数的参数不得超过　30　个，假如我们需要用　SUM　函数计算　50　个单元格　A2　、　

A4　、A6　、A8　、A10　、　　A12　、……、A96　、A98　、A100　的和，使用公式　SUM（A2，A4　，A6　，……，　

A96　，A98　，A100）显然是不行的，Excel　会提示―太多参数‖　。其实，我们只需使用双组括号的　

SUM　函数；SUM（　　（A2，A4　，A6　，……，A96　，A98，A100））　即可。稍作变换即提高了由　SUM　

函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。　　　　

　　



142。　　　　　　　　　在绝对与相对单元引用之间切换　　　



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当你在　Excel　中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引　

用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和　

绝对单元。绝对引用由后跟符号表示，例如，B1　　是对第一行　B　　列的绝对引用。借助公式　

工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，　

反之亦然。操作方法是：选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下　F4　

切换。　　　　

　　



143。　　　　　　　　快速查看所有工作表公式　　



　　只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括　Excel　　用来存放日期的序　

列值。操作方法如下：　　要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下―Ctrl＋‘‖　（与　

―~‖符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于―1‖键的左侧）。　　　　

　　



144。　　　　　　　　实现条件显示　　　



统计学生成绩时，希望输入　60　　以下的分数时，显示为―不及格‖；输入　60　　以上的分数时，显示　

为―及格‖　。这样的效果，不妨称之为―条件显示‖，用　IF　函数可以实现。　　假设分数在　B3　单元　

格中，要将等级显示在　C3　　　　　　　　　　单元格中。那么在　C3　　　　　　　　单元格中输入以下公式实现不同的等级：　　

=if（b3