Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第61部分

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处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽”，　



只需选中工作表中的所有列。然后将光标放到任意一列列标右侧的边线处，使用双向光标双击　



边线即可。　　



　　　　　　　设置工作表的某一行或所有行为―最合适的行高‖　的方法与列相似，只是需要将光标放至行　



号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线就可以了。　　



　　　　　　　　11。快速确认选项的技巧　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　对话框中有很多选项设置，通常都是先选中某个选项，然后再单击―确定‖按钮开始执　



行。利用鼠标双击可以简化这一操作步骤，双击某个选项可以做到既选中又执行。　　



　　　　　　　　12。快速插入时间（　日期）　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP―插入‖菜单没有提供插入时间和日期的命令，使用以下快捷键可以快速插入当前日期或　



时间：Ctrl＋　；（分号）在单元格内插入当前日期，Ctrl＋Shift＋　；（分号）插入当前时间，按　Ctrl＋　；（分　



号）　以后输入一个空格，再按Ctrl＋Shift＋　；（分号）　，可以插入当前日期和时间。　　



　　　　　　　　13。快速输入引用　　



　　　　　　　单元格引用是　Excel　　　　



　　　　　　　XP　公式的组成部分，它的作用是确定计算范围。采用鼠标拖动的方法输入引用准确快捷，　



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以SUM　函数为例：当您打开―函数参数‖对话框以后，可让光标停留在―Number‖框内，鼠标拖　



过要引用的单元格。若这些单元格是不连续的，就应该按住　Ctrl　　键拖动，被引用的单元格区　



域及其分隔符会自动出现在公式中。如果　SUM　　　　　　　　　　　　　　　　　　　函数在编辑栏内直接输入，可以将光标放入　



SUM　函数后面的括号，然后按上面介绍的方法操作。　　



　　　　　　　如果公式引用的单元格或区域来自多个工作表，可以按住　Ctrl　将它们逐个打开，然后按照　



上述方法引用其中的单元格。　　



　　　　　　　　14。快速保留列宽　　



　　　　　　　在　Excel　　　　



　　　　　　　XP　中粘贴数据以后，粘贴位置会显示一个智能标记，它可以实现许多有用的功能：如果　



源数据所在的单元格比较宽，粘贴到目标单元格以后需要保留列宽。可以在粘贴完成后单击粘　



贴智能标记，选择菜单中的―保留源列宽‖即可。使用这种方法，还可以执行―匹配目标区域格　



式‖、―链接单元格‖等操作。　　



　　　　　　　　15。重复执行操作　　



　　　　　　　要想将某一单元格（或区域）　的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于多个地点。可以将　



上述单元格（或区域）选中，然后双击工具栏中的―格式刷‖，将光标拖过待设置格式的所有区域，　



完成后单击―格式刷‖退出。　　



　　　　　　　　除此以外，双击　Excel　　　　



　　　　　　　XP―绘图‖工具栏上的―直线‖、―椭圆形‖等按钮，您就可以连续绘制多个―直线‖或―椭圆形‖，　



中间无需任何停顿，可以提高操作效率。如果在双击某个按钮执行重复操作后，只需单击该按　



钮或按下　ESC　键即可取消该功能。　　　　



　　　　　　　　　　　　16。限定区域输入　　



　　　　　　　　如果　Excel　　　



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　　　　　　　　XP　工作表输入的数据限定在一个区域内；可以采用以下方法实现快速输入，无须使用　



鼠标进行单元格切换：用鼠标选中要输入数据的区域，敲击键盘即可在区域左上角输入数据，　



完成后按　Tab　键光标左移，到达区域右边界以后自动折入所选区域的第二行。如果您需要光　



标向右移动，按　Shift＋Tab　就可以了。　　



　　　　　　　　17。自动切换输入法　　



　　　　　　　　Excel　　　



　　　　　　　　XP　可以根据输入内容自动切换输入法，从而大大提高输入效率。具体设置方法是：　



选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法打开。单击　“数据”菜单中　



的　“有效性”命令，打开　“数据有效性”对话框中的　“输入法模式”选项卡。在　“输入法模　



式”选项卡的　“样式”下拉列表中选择　“打开”，最后单击　“确定”按钮。　　



　　　　　　　　以后只要选中设置了输入方式的单元格，相应的输入法都会自动打开，能够节约用　



户切换输入法耗费的时间。　　



　　　　　　　　18。文本快速转换数值　　



　　　　　　　　Excel　一般采用文本左对齐、数值右对齐的方法区分文本和数值，许多函数也允许文　



本格式的数字参与运算。为了杜绝数字格式错误导致的混乱，Excel　　　



　　　　　　　　XP　允许用户将文本格式的数字转换为数值。具体方法是：一旦文本单元格中输入了　



数字，其左上角就会出现一个绿色的小三角，表示智能标记已经发现了问题。您只要重新选　



中这个单元格，单元格右边就会显示一个智能标记按钮。单击该按钮即可打开下拉列表，您　



只要选择其中的　　　



　　　　　　　　　“转换为数字”，就可以将文本格式的数字转换为数值。　　



　　　　　　　　一旦您没有发现智能标记的提示，可以用另一种方法处理。即打开　“公式审核”工　



具栏。单击其中的　“错误检查”按钮，Excel　　　



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　　　　　　　　XP　就会对当前工作表进行　“地毯式”检查。一旦发现错误，它就会弹出一个对话框，　



其中不仅将错误原因告知用户，还给出了几种处理方法。单击其中的　“转换为数字”按钮，　



即可将文本单元格中的数字转换为纯粹的数字。　　



　　　　　　　　八、数据输入技巧　　



　　　　　　　　1。快速输入多行文本　　



　　　　　　　　Excel　XP　单元格默认输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当您需要在　



单元格中开始一个新行时，只要按　　　



　　　　　　　　Alt＋Enter　组合键即可，这样可以在一个单元格中输入两行乃至多行文本。也可以在　



数据输入前　（或后）将单元格选中。打开　“单元格格式→对齐”选项卡，将其中的　“文本控制”　



下的　“自动换行”选中并单击　“确定”即可。　　



　　　　　　　　2。快速输入汉语拼音　　



　　　　　　　　选中已输入汉字的单元格，将　“格式→拼音信息”子菜单下的　“显示或隐藏”项选　



中，单元格会自动变高。然后单击　“格式→拼音信息”子菜单下的　“编辑”命令，即可在汉　



字上方输入拼音。如果您想修改汉字与拼音的对齐关系，可以使用　“拼音信息”子菜单下的　



　“设置”命令。　　



　　　　　　　　3。快速输入分数　　



　　　　　　　　如果事先将　Excel　　　



　　　　　　　　XP　单元格设置为　“分数”格式，即可在其中输入　2/3、5/6　这样的分数数据。除此以　



外，可以在　“常规”单元格中按　“0空格分数”的格式输入分数。例如，输入　“0□2/3　　　



　　　　　　　　”（□为空格）可以显示　“2/3”，并按　15　位的数字精度进行数据处理。不过，此法　



输入的分母不能超过　99，否则输入结果显示为　0。　　



　　　　　　　　4。快速输入小数点或零　　



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　　　　　　　　要想让　Excel　　　



　　　　　　　　XP　自动输入固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击　“工具”　



菜单中的　“选项”命令，打开　“编辑”选项卡，选中　“自动设置小数点”复选项。如果需要　



自动填充小数点，应在　“位数”框中输入　（或选择）小数点右面的位数（如　“2”）。如果需要在　



输入的数字后面自动填充零，则应在　“位数”框中输入减号和零的个数　（如　“…3”）。　　



　　　　　　　　若采用前一种设置，则输入　268　后显示　2。68。若采用后一种设置，则输入　268　后显　



示　268000。此后，如果您想按自己的意愿输入小数，只需按常规方法操作即可。　　



　　　　　　　　5。快速输入文本数字　　



　　　　　　　　在　“常规”单元格中输入的任何数字，均以　“右对齐”格式放置，就是说　Excel　　　



　　　　　　　　XP　将它作为数字处理。如果您要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文　



本格式外，只需在数字输入前多输一个　“’”（单引号）即可。　　



　　　　　　　　6。输入超长数字　　



　　　　　　　　当您在　Excel　　　



　　　　　　　　XP　中输入的数字超过　15　位，那么它的显示自动使用科学计数法。如果您不需要这种　



效果，可以打开　“单元格格式→数字”选项卡，选择　“分类”下的　“自定义”，然后在　“类　



型”下选择　“0。00”即可。　　



　　　　　　　　7。输入特殊货币符号　　



　　　　　　　　选中工作表中的某个单元格，打开　Num　　　



　　　　　　　　Lock　以后按住Alt。用数字小键盘输入　“0162”可得分币字符，输入　“0163”可得　



英镑字符，输入　“0165”可得日圆符号，输入　“0128”可得欧元符号。　　



　　　　　　　　8。行或列重复填充　　



　　　　　　　　如果您要在同一行（或同一列）的单元格内重复填充数据，可按以下方法操作：首先　



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选中包含原始数据的单元格　（或区域），然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上。当光标　



变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标　（注意：如果被　



选中的是数字或日期等数据，最好按住　Ctrl　键拖动鼠标，从而防止以序列方式填充单元格）。　　



　　　　　　　　9。周围数据填充　　



　　　　　　　　如果当前单元格要填充的数据与周围单元格　（或区域）中的数据相同，可用以下方法　



填充：按　Ctrl＋D　键，可以将上方的数据填入当前单元格；按　Ctrl＋R　键，将左侧的数据填入　



当前单元格；单击　“编辑→填充”子菜单中的　“向上填充”命令，可将下方的数据填入当前　



单元格；单击　“编辑→填充”子菜单中的　“向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元　



格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按类似方法操作即可。　　



　　　　　　　　10。简单序列填充　　



　　　　　　　　数字、日期等简单序列可按以下方法填充：在起始单元格中输入序列的初值，然后　



在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已　



输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠　



标左键沿表格行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应　



由下而上或由右至左拖动。　　



　　　　　　　　11。自定义序列填充　　



　　　　　　　　如果您输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，就能像内置序列那样使用了。自　



定义序列的方法是：单击　“工具”菜单中的　“选项”命令，打开　“选项”对话框中的　“自定　



义序列”选项卡。在　“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下　



回车键，完成后单击　“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的　“确定”按钮。　



此后，您只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。　　



　　　　　　　　12。其他序列填充　　



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　　　　　　　　等差、等比等序列可以用以下方法填充：将光标放置在需要填充的行或列的起始位　



置。单击　Excel　　　



　　　　　　　　XP“编辑→填充”子菜单下的　“序列”命令，打开　“序列”对话框。选中　“序列产　



生在”、　“类型”等项目，输入　“步长值”和　“终止值”后单击　“确定”按钮。　　



　　　　　　　　13。记忆填充　　



　　　　　　　　如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用　“记忆式键　



入”的方法进行填充：在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要您输入的头几个字符（其　



中必须含有文本）与已输入的相同，Excel　　　



　　　　　　　　XP　就会自动完成剩余的部分。回车表示接受，否则可继续输入其他内容，修改　Excel　　　



　　　　　　　　XP　自动填充的部分内容。如果记忆式填充功能失效，只要将　“选项→编辑”选项卡　



中的　“记忆式键入”选中即可。　　



　　　　　　　　14。选择填充　　



　　　　　　　　若需要填充前面已经输入过的文本　（或文本与数字混合）。可以采用以下方法：选中　



需要填充数据的单元格，按　ALT＋↓键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单　



元格，选择快捷菜单中的　“选择列表”命令，即可打开填充内容列表。用　“↑”或　“↓”键　



选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，它就被填入内容列表上方的单　



元格。　　



　　　　　　　　15。快捷填充　　



　　　　　　　　此法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是：在起始单元格中输入数　



据的初值，再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值，然后将它们选中。将鼠标移至　



已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标右键沿表格行或列拖动。选　



中需要填充的单元格区域后松开鼠标，在快捷菜单中选择合适的命令单击。　　



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　　　　　　　　16。重复填充　　



　　　　　　　　如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据，请使用以下方法：选中需　



要使用公式或填充数据的所有单元格，如果某些单元格不相邻，可以按住　Ctrl　键逐个选中。　



单击　Excel　　　



　　　　　　　　XP　的编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住　Ctrl　键回车，公　



式或数据就会被填充到所有选中的单元格。　　



　　　　　　　　17。移动填充　　



　　　　　　　　使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法是：首先选中需　



要移动的数据区域。然后按下　Shift　键，再将鼠标移到数据区域的边框　（注意：不是填充柄，　



下同）。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel　　　



　　　　　　　　XP　会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。　　



　　　　　　　　18。复制填充　　



　　　　　　　　使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置，操作方法是：选中需要复　



制数据的单元格区域。按下　Shift　键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数　



据区域向目标位置移动，其间　Excel　　　



　　　　　　　　XP　会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。　　



　　　　　　　　19。并列内容填充　　



　　　　　　　　Excel　　　



　　　　　　　　XP　工作表内容通常采用鼠标拖动的方法填充。如果待填充列的左侧或右侧有内容，　



可以采用下面的方法快速填充内容：首先在待填充列的第一个单元格内输入内容，然后将这　



个单元格选中。将光标指向选中标记右下角的填充柄，待空心十字光标变成黑色十字光标以　



后双击鼠标。所选中的内容就会向下填充到左侧或右侧数据列的截至位置。　　



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　　　　　　　　20。记录单填充　　



　　　　　　　　如果　Excel　　　



　　　　　　　　XP　工作表中的列项目超过了屏幕宽度，填充数据时需要上下左右滚动表格。使用　“记　



录单”可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表中的列标题，单击　“数据”菜单下的　“记　



录单”命令，就可以打开一个以工作表标签命名的对话框，您就可以在其中填充数据了　（按　Tab　



键换行）。　　



　　　　　　　　九、其他使用技巧　　



　　　　　　　　1。朗读Word　文档　　



　　　　　　　　Excel　　　



　　　　　　　　XP　增加了一个　“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。您只要将　Word　



文档粘贴到工作表中，单击　“工具→语音”子菜单下的命令，就可以打开　“文本到语音”工　



具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中　“按行”或　“按列”朗读按钮。再单击　



　“朗读单元格”按钮，Excel　　　



　　　　　　　　XP　就会读出所选单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语　



单词只能分解为字母逐个读出，但用于普通文档校对已经足够了。　　



　　　　　　　　2。打印行号和列标　　



　　　　　　　　单击　“文件→页面设置”命令打开　“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标　



题、说明和列标题，可以用鼠标在　“顶端标题行”框内单击。再将光标放入工作表左边的　“行　



标”处，待光标变成右箭头以后拖过要打印的所有行，使绝对引用的行号出现在　“顶端标题　



行”内。经过上述处理，表格的每一页均可重复打印您选中的内容。选项卡中　“左端标题列”　



的作用同上，如果您将数据的标题放到了列中，也可以像　“顶端标题行”那样重复打印。　　



　　　　　　　　3。禁止　“零”显示或打印　　



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　　　　　　　　财务计算中不允许输入或计算出来的　“0”显示或打印。如果某个工作表有这种要　



求，可以单击　“工具”菜单中的　“选项”命令，打开　“选项”对话框中的　“视图”选项卡，　



将其中的　“零值”取消，　“确定”以后就可以达到目的了。　　



　　　　　　　　4。从工作表打开文件　　



　　　　　　　　如果您想从　Excel　工作表中打开其他文件，下面这个技巧非常有用：首先打开作为　



链接对象的某个文档，选中标题或其他有代表性的文字。然后切换至　Excel　工作表，打开　“选　



择性粘贴对话框”，选中　“方式”下的　“超链接”（也可以直接单击　“编辑”菜单下的　“粘贴　



为