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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第78部分

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常一样工作,根本感觉不出它有什么特殊的地方。  

   验证加密效果。当我们完成工作后,照常保存并关闭文档,你同样感觉不到它有什么特殊 

之处,但如有人想打开这个文档,便会发现必须输入密码才行!   

7、巧用―稿纸‖格式   

在WORD 中,用户可以利用―稿纸向导‖生成稿纸格式的文档。可是,如何生成―小字本‖格式的 

文档呢?问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘 

制并插入―页眉‖ 中得到的,因此利用―稿纸‖格式也要从这一点下手:   

①左击―文件/新建‖选单项,选择―稿纸向导‖,生成20 ×20 的稿纸文档;   

②左击―视图/页眉和页脚‖选单项;   

③左击―绘图‖工具栏中的―选择对象‖按钮;   

④右击―稿纸‖,选择―组合/取消组合‖命令;   

⑤拖动方格列,排成31 ×20 的―小字本‖格式;   

⑥左击―文件/页面设置‖,选择―文档网格‖卡;   

⑦将每页行数设置为31后确定;   

   ⑧关闭―页眉/页脚‖即可。  

8、妙用Word 中的自动图文集输入个人信息   

在使用Word工作、学习过程中,经常要重复的输入自己的个人信息。如:姓名、单位、  



                                                                  633  


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家庭(学校)地址、电话、电子信箱、QQ号码〃〃对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了? 

其实有许多办法可以解决这个问题的,比方说使用Word 中的― 自动图文集‖就可以轻松地解决 

这个问题,帮助您快速地完成这些重复性地操作。   

― 自动图文集‖ 的使用步骤如下:   

①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字(可以包括图片、段落格式等,哈,在个人签名 

中加入个漂亮的图片可真的很不错)。比方说我选定地就是以下文字:   

姓名:蔬菜   

家庭地址:中国   

电话:1234567    

电子信箱:feiyang@china。    

QQ号码:88888888    

②单击菜单项―插入‖→― 自动图文集‖→―新建‖ 。在弹出的创建― 自动图文集‖对话框中,输入― 自 

动图文集‖ 的名字,如你的名字。在本例中假设你输入的是―个人信息‖ 。  

   ③现在,请你在Word 中键入―个人信息‖ 。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框,此时 

按F3键,预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式,继续 

键入其他内容即可跳过。在你新建了―个人信息‖这个― 自动图文集‖之后,它会出现在―插入‖菜 

单中的― 自动图文集‖→―正文‖ 中,通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。  

9、Word 的压缩功能  

如果你有一台电脑而没有打印机,你一定希望在Word 中编辑的文档所占的空间比较小,这样 

就可以直接将一个文档拷贝到软盘上,再到有打印机的电脑上打印。一般来说,如果Word文 

档中没有图片,那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候,这时文档所占 

的空间就比较大,有时一张软盘装不下。   

这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩,将压缩后的文档拷贝到一张软 

盘上,再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档,将它们分别拷贝到几张软盘 

上,再到其它的电脑上合并。我想,这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践,发现Word 

本身对于含有图片的文档,有效果极佳的―压缩‖功能。当然,这不同于真正的压缩,只是笔者 

对这种功能的命名。―压缩‖方法非常简单,步骤如下:   

第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片,应通过  



                                                                 634  


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Windows 的―画笔‖,将其存为一个文档。   

第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。   

第三、选择Word―编辑‖下的―全选‖项,选择该图片,再选择―编辑‖下的―复制‖项。   

第四、重新建立一个新文档,选择―编辑‖下的―粘贴‖项,将图片粘贴到新文档中。  

   至此,读者可以发现,通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档,与通过插入图片文档所 

建立的文档相比,后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处 

理者相比,所占的空间又有明显地减小。  

10、WORD打印到文件的应用   

WORD文件打印时,在打印参数设置窗口中有一个选项,叫打印到文件。如果用鼠标点一下 

使其选中,再点确定进行打印,将弹出一个文件保存窗口,让用户选择WORD打印文件的保 

存位置,再确定,WORD 的内容将输出到一个打印文件中,默认的文件扩展名是 。prn。   

那么什么情况下需要使用这个功能,又如何使用这个功能呢?   

一、为什么要使用WORD打印文件?   

1。普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD 的支持,而打印文件不须要WORD 的支持, 

甚至不须要汉字操作系统的支持,这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异 

地打印机的型号,就可以将保存的打印文件传递过去打印,而不必担心是否有相应的操作系统, 

是否有WORD 以及是什么版本。   

2。在进行文件传送时,为考虑系统和编辑器的兼容性,常使用文本格式,但文本格式损失了全 

部的文字格式信息,不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点,其中包含了打印控制、 

文字、图片等全部相关信息。   

3。prn  文件具有较小的体积,为文件交换提供便利。   

二、生成打印文件   

打印操作与正常打印完全相同,在设置打印参数时要将―打印到文件‖复选框选上,在弹出的窗 

口中填好打印文件保存的位置和文件名,确定即可(如图) 。   

三、打印文件的使用   

使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下,然后用COPY命令将打印文件发送到打印机,命 

令格式如下:  



                                                             635  


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copy  文件名 prn   /b    

命令共四个部分,其中prn  指将输出设备指定为打印机;   

 /b  指以二进制方式输出,如无此参数,图片等信息可能无法正确打印。   

四、需要注意的几个问题   

1。WORD打印文件生成以后,就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了,只能直接发送到打 

印机。   

2。打印时,打印机必须先打开,并连机。   

3。生成WORD打印文件时,必须考虑用什么打印机打印这个文件,打印机的选择可在打印参数 

设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机,生成的打印文件是不同的,如果选 

用其它打印机;可能打印不出正确的文字格式及图片。   

4。打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。  



                                                                               636  


…………………………………………………………Page 637……………………………………………………………

                                                  



                              一分钟驾驭word  高效经典教程2    

1、Word文档加密技巧  

文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题,尤其是在公共办公场所,如何更加有效地保护 

我们的文档,更是一个刻不容缓的问题。Word有着非常强大的文字编辑功能,是我们日常工 

作生活中十分常用的办公软件,同时Word本身也提供了许多安全和保护功能,下面就让我们 

来看看给Word文档加密的技巧。这几种方式,各有玄机,正所谓是―一山还比一山高‖啊:普 

通加密   

首先打开需要加密的Word文档,选择―工具‖菜单中的―选项‖命令,在弹出的―选项‖对话框中选 

择―保存‖标签,分别在―打开权限密码‖和―修改权限密码‖框中输入密码,然后点击―确定‖按钮 

退出,最后将该文档保存即可。  

    注意:―打开权限密码‖和―修改权限密码‖可以相同也可以不同,设置―打开权限密码‖是为 

了防止别人打开该文档,而设置―修改权限密码‖是为了防止别人修改该文档,如果只设置―修 

改权限密码‖,那么别人仍然可以打开该文档,但是如果不知道密码的话,并不能做任何修改  

2 、word快捷键卡  

Ctrl    

Ctrl+Shift    

Alt+Shift    

Ctrl+Alt    

A    

全选all    

大写allcaps    

显示所有标题   

B    

粗体bold    

粗体bold    



                                                                                        637  


…………………………………………………………Page 638……………………………………………………………

                                                            



C    

拷贝copy    

格式拷贝copy format    

关闭预览cancel    

版权copyright符号  

D    

字体格式dot    

分散对齐distribute    

插入日期date    

E    

居中对齐Center    

修订edit    

编辑邮件合并数据  

插入尾注endnote    

F    

查找find    

定义字体font    

插入合并域  

插入脚注footnote    

G    

定位go to    

H    

替换huan    

应用隐藏格式hide    

I    

斜体italic    

斜体italic    

预览preview    

J    

两端对齐adjust    



                                                                                                            638  


…………………………………………………………Page 639……………………………………………………………

                                                     



K    

超级链接link    

小型大写字母  

预览邮件合并   

 自动套用格式   

L    

左对齐lef    

列表样式list    

显示  

Listnum  域  

M    

左缩进margin    

减少左缩进  

打印已合并文档   

批注 动词margin    

N    

新建new    

降级为正文normal    

合并文档  

普通视图   

O    

打开open    

标记目录项  

大纲视图outline    

P    

打印print    

定义字符大小pound    

插入页码page    

页面视图page    

Q    



                                                                                              639  


…………………………………………………………Page 640……………………………………………………………

                                                       



取消段落格式quit    

symbol字体quick    

R    

右对齐right    

页眉页脚链接  

注册商标register?    

S    

保存save    

定义样式style    

拆分窗口Split    

T    

首行缩进indent    

减小首行缩进  

时间time    

商标trademarkrm    

U    

下划线underline    

下划线underline    

更新域update    

更新表格格式  

V    

粘贴  

格式粘贴   

插入自动图文集  

W    

写盘关闭write    

只给词加下划线word    

X    

剪切   

标记index entry    



                                                                                                 640  


…………………………………………………………Page 641……………………………………………………………

                                                     



Y    

重复   

重复查找  

Z    

撤消  

默认字体样式   

返回  

0    

段前6p切换   

1    

单倍行距   

显示―标题 1‖   

应用―标题 1‖   

2    

双倍行距   

显示―标题 2‖   

应用―标题 2‖   

3    

锁定  

显示―标题 3‖   

应用―标题 3‖   

5    

1。5倍行距   

应用―标题 3‖   

应用―标题 5‖   

=    

下标和正常切换  

上标与正常切换   



     如果上面的功能不能用,请注意是否在英文输入状态。  



                                                                                             641  


…………………………………………………………Page 642……………………………………………………………

                                     



3 、如何同时打开多个文档?    

在使用Word时,为了便于集中编辑或浏览,可以同时打开多个文档,下面就介绍几种方法。  

 (1 ) 在资料管理器中,选中要打开的多个WORD 文档,按下回车键,系统会自动启动 

WORD97/2000 ,并将所选文档全部打开。在选择文档时,如果是要选中多个连续文档,可以 

按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名;如果要选中多个不连续文档,就按下Ctrl键再用鼠标 

单击相应的文件名;   

2 ) 如果Word 已经启动了,可以单击工具栏上的―打开‖按钮,在弹出的―打开‖对话框中,找 

到文件所在目录,然后选择要打开的文件,单击―打开‖按钮,就可以把选中的文件依次打开了。 

文件的选择方法与上面所讲是一致的。  

 (3 ) 如果文件在不同的目录中,可以在资源管理器中的相应目录中,选中要打开的文档,按 

下鼠标左键,将文档拖到任务栏中的WORD 图标上(注意:此时的WORD 中没有打开的文档), 

所选文档就被打开了;再找到其他目录,用同样方法将所选文档拖到WORD 图标上  

4 、如何一次转换多篇文档?   

有时我们需要一次转换多篇文档,比如将HTML文件转为Word文件,或是将Word文件转为Txt 

格式的文件等,可以用下面的方法,图中的例子是将很多WPS  2000编辑的文件一次转换为 

Word 2000格式的文件。   

将要转换的文件放在同一个文件夹中,然后单击―文件‖菜单中的―新建‖命令,单击―其他文档‖ 

选项卡。  

选中―转换向导‖ 图标,单击―确定‖ 。出现―转换向导‖,我们可以按照向导进行文件转换。选―下 

一步‖ 。  

在这个对话框中,可以看到既可以将其他文件格式转换为Word文档格式,也可以将Word文档 

转为其他文件格式。我们选择第一个单选钮,并从下列表框中选择―WPS file‖,再单击―下一步‖ 。 

这一步是要求选择源文件夹和目标文件夹。单击―浏览‖按钮,然后存放源文件的文件夹,再确 

定目标文件夹,点―确定‖ 。  

这一步中要我们选择要转换的文件,可以单击―全选‖按钮。单击―下一步‖,单击―完成‖ 。  

―文件转换过程‖可以要等上一段时间,对话框中会显示转进度。   

文件转换完后,转向导结束,会问我们是否还要转换其他文件。选择―否‖,文件转换完成,你 

可以去目标文件夹中看一下了。  



                                                                642  


…………………………………………………………Page 643……………………………………………………………

                                                    



注意如果―新建‖对话框中没有―转换向导‖,就需要进行安装。  

5 .Wrod功能键  

Shift    

Ctrl    

Ctrl+Shift    

Alt    

Alt+Shift    

Ctrl+Alt    

F1    

获得联机帮助Office助手  

内容敏感型帮助或展现格式   

定位至下一域  

定位至前一域   

Microsoft系统信息  

F2    

移动文字或图形  

复制文本   

打印预览   

保存  

打开   

F3    

插入― 自动图文集‖词条  

改变字母大小写   

剪切到― 图文场‖   

插入― 图文场‖ 中的内容   

创建― 自动图文集‖〃词条   

F4    

重复上一操作  

重复―查找或定位‖  



                                                                                           643  


…………………………………………………………Page 644……………………………………………………………

                                            



关闭窗口   

退出Word    

退出Word    

F5    

定位  

移动到前一处修订   

还原文档窗口文档大小   

编辑书签   

还原程序窗口大小   

F6    

定位至下一窗格  

定位至前一窗格   

定位至下一窗口   

定位至前一窗口   

F7    

拼写  

同义词库   

―控制‖菜单中的―移动〃命令。  

更新Word源文档中链接的信息  

查找拼写错误(自动拼写检查)   

中英词典   

F8    

扩展所选内容  

缩小所选内容   

―大小‖命令   

扩展所选内容(或块)   

运行宏   

F9    

更新选定域  

在域代码和其结果之间进行切换  



                                                                              644  


…………………………………………………………Page 645……………………………………………………………

                                         



插入空域  

解除域的链接   

在所有域和它们的结果之间进行切换   

中运行Gotobutton或Macrobutton    

F10    

激活菜单栏  

显示快捷菜单   

将文档窗口最大化   

激活标尺   

将程序窗口最大化   

F11    

定位至下一域  

定位至前一域   

锁定域   

解除对域的锁定   

显示Visual Basic代码   

F12    

另存为  

保存   

打开   

打印   

6、在WORD输入特大字和特小字  

   答:众所周知,在Word文档编辑过程中,选择适当大小的字体,可使文档美观大方,并 

且具有较好的阅读性。可是Word文档字号的默认设置最大只能为72磅,最小只能为5磅,那么 

如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢?操作的步骤是:先选中要修饰的文本,然后点击 

菜单―格式‖ 中的―字体‖项,直接在―字号(S)‖栏输入所需的磅值即可,字体大小的磅值范围为1~ 

1638之间。在改变字体大小时,为了更具有直观性,可反复使用快捷键―Ctrl+'‖使字体逐渐增 

大,使用快捷键―Ctrl+'‖使字体逐渐变小,直到您满意为止  



                                                                         645  


…………………………………………………………Page 646……………………………………………………………

                                     



                       一分钟驾驭word  高效经典教程3    

1、在Word 2000 中输入着重号 对于经常进行汉语语言文学录入的朋友来说,着重号的输入是 

经常的事情。但是在使用Word时,我们会发现,对着重号的输入很不方便,一般只能通过点 

击〃格式〃菜单的〃字体〃子菜单,从弹出窗口中选择〃着重号〃并点击〃确定〃退出才行。这样做, 

对于长文档的录入来说,操作非常繁琐不便。   

其实,Word  2000能通过格式工具栏的〃添加或删除〃按钮功能来添加按钮,可以很方便地使用 

着重号。具体的做法是:点击〃工�
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