外企女秘书职场日记-第2部分

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生意人做生意讲究求财不求气；对于我们当秘书的来说，必须具备良好的沟通能力，求和不求气。


第一部分三月第4节麻风病人

三月某日
昨晚纷纷扬扬下了一夜的雪，今早西北风又呜呜地刮个不停，整个世界仿佛都掉进冰窖里去了，让人从心里感到了寒意。在人们已隐隐约约听见了春天的脚步的时候，还下这么大的雪，的确少见。
今天是星期五，下午四点开始，我们部门开例行的工作小结会。
“铃……”小石桌上的电话铃响了。
“是我。你找我有什么事……我正在开会。”说着，小石就把电话挂了。小石昨天才正式上班。
会开完了。
头问：“小石，刚才是谁来的电话？”
“是我表哥。”
“哦。”
头点点头，之后对大家说：
“你们大家都给我记住，作为秘书，你们永远不能说‘你找我有什么事吗？’这句话！小石，刚才即使是你表哥，你也不能这么跟他说话。”
“我表哥他非常无聊……”小石想分辩。
“作为秘书，就不能养成这么说话的习惯！”
头打断了小石的话。
“不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么？不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗？’表面上是很礼貌，实际上是一种冷淡，而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会；我是深有体会的！就是在前几天，我到一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么事？’我心里就会好受得多！”
“我想补充一点。”
孟姐接着头的话题，不紧不慢地说：“还有一些秘书喜欢问客人‘你预约了吗’，这种说法跟‘你找我有事吗？’一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用‘你预约了没有？’这种冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他？客人既然上门了，你再问预约没预约已经没有任何意义了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。”
“没有预约，怎么接待？”小石认真地问。
这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说：
“首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不要给客人肯定的答复，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，你就要这样答复人家：‘实在对不起，某某不在家……’。这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。”
“对！”头说，“秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自己，我身上有没有这种亲和力。”
“头，什么是亲和力？”玛丽有意将头的军。
“亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。”
头似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。
“亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。”
我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作，从收集信息到给上司安排工作日程，都需要各部门和各部门的协助配合。
确实，秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受上司的欣赏，所以，她的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，如公司在开事务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理之类的消息，一些部门的人也会因此而对你另眼相看，甚至相当羡慕，因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人总觉得自己是在求她或打扰她，她的工作还能做好吗？特别是在秘书部门内部，如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。
前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了，理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲，她的工作能力相当强，老板交待的事从来不用老板再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合，老板发现和意识到事情的严重性后，也只好让她另谋高就。
“当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗？”头最后说。
下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。
“玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗？”托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。”
“我不知道。”玛丽冷冰冰地说，“我也不想知道。”
“托尼，你说说看。”珍妮挺有兴趣。
“这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。
“十九八七六五四，怎么理解？”珍妮问。
“十就是十分热情，九就是九分独立；八就是八分智慧。”
“为什么不能是十分智慧？”珍妮问。
“这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕；女人最好是在聪明里带一点点傻气。”
“瞎说。”珍妮接着问：“那么七呢？”
“七就是七分灵气，六就是六分浪漫。五就是五个工作日，就是说女人必须有工作；如果女人没有工作，不管是做官太太还是包二奶，都不会可爱。”
“那么四呢？”
“四嘛，”不知托尼是真的忘了，还是本来就在瞎编：“四就是有四个爱你的男人。”
“哇，太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。
“珍妮，别晕过去了，你还得挤公共汽车回家。”
玛丽给珍妮头上浇了一桶冷水。


第一部分三月第5节泸州老窖

三月某日
时间过得真快，今天又是星期五了。
头决定晚上在公司旁边的龙泉饭店为小石举行一个部门欢迎会。去年也是在这个时候为玛丽举行的迎新会。六点钟，公司的领导都下班了，我们几个开始朝龙泉饭店走去。
三月的北京，虽然已是下午六点多了，可大厦前的广场上仍然游人如织；广场中央的巨大喷泉旁边，有几只可爱的小鸽子正在与几个小孩嬉戏；经过严冬的洗礼，树枝上的嫩芽已开始苏醒，而草坪上的小草已露出腼腆的微笑。春天，正带着迷人的芳香来到了我们身边。
欢迎会六点半准时在龙泉饭店的小包间里举行。包括小石，我们部门的八个人全部到齐：头、孟姐、托尼、珍妮、艾丽丝、玛丽和我。头寒喧过后，直奔主题：
“你们知道为什么从今年元月起，我们公司要在综合部下面设立单独的秘书室吗？”
头像是在问大家，又像是在问自己。
“到去年年底，我们公司近十年来，在中国内地的投资累计已近二亿美元。我们现在已有四个分公司，十几个办事处，二十多个独资或控股的子公司，有近三万名员工。随着在中国大陆投资规模的扩大，我们增加的不只是工作量，对于公司的领导来说，增加了更多的责任。公司领导要对谁负责？”
头见玛丽有些心不在焉，便指着玛丽问。
“对公司的股东负责。”玛丽说。真不知她心里在想些什么。
“公司领导不仅要向股东负责，还要向公司员工和员工的家庭负责，向我们的代理商、零售商以及我们成千上万的用户负责。由于公司领导所肩负的责任增加了，所以，他们作决策的风险也相应增加了。为什么说领导的决策都伴随着风险，是因为一个项目小的几百万，大的几个亿，稍有差错，这些投资就打水漂了，它决定着我们公司的兴衰与存亡。”
头见大家都听愣了，不动筷子，于是招呼大家先吃。
“你们也知道，公司领导的决策大多是在日常工作中以业务命令的形式来实现的。别看他们平时只签签字，打打电话，那就是我们全体员工工作的依据。由于每一个决策伴随着相应的风险，所以要求他们在打电话或签字时不能有半点含糊；因此，为了使公司领导在任何情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握公司追求的目标，冷静地作出决策，就有必要将他们从千头万绪的日常工作中解放出来。所以，就要增加他们的秘书，这就是公司为什么成立专门的秘书室和秘书室招兵买马的原因。”
墙上的钟的已指向七点半了。
“作为公司的秘书，我们最重要的一项工作就是协助上司收集决策所需的信息。上司作决策如果没有真实可靠的信息，那就等于盲人骑瞎马。从各部门送上来的报告是信息，从外面收集来的资料也是信息；信息有口头的，也有书面的，公司领导就是根据这些信息来进行决策。由于各种信息来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些信息交给上司之前，我们自己就要对这些信息进行筛选、甄别、分类和整理。从这个角度来说，我们秘书就是上司的左膀右臂。”
头接着说：“有了正确的信息，上司在决策过程中还要有一个平稳的心态。上司也是人，他们的情绪也容易受外界的影响。如果没有一个平稳的心态，也很难保证决策的正确。如果某个上司家里有个河东狮，每晚跟他大吵大闹的，他能保持一个平稳的心态吗？”
有人笑了。小石还不明白，公司领导人中有好几位在家怕老婆在公司是很有名的。
“帮助上司排除日常工作中的一些杂事或者小事的干扰，使他们在决策过程中保持一种平稳的心态，这也是我们秘书的工作和作用。秘书是做什么的？我们秘书就是为了给上司创造良好的决策环境”。
看得出小石对头的这番理论感到很新鲜。
“小石，你已经上了几天班了，对当秘书的感受怎么样？”
头见小石比较拘谨，便笑着问小石。
“跟我当初想像的有些不一样。”
小石认真地说。看得出她是一个很实诚的人。
“是不是在许多像你们这样的女孩子心目中，觉得我们这样的公司办公大楼豪华气派，办公室整洁优美，员工一个个温文尔雅，彬彬有礼，所以到我们公司当秘书，轻松又体面？”
小石笑笑，点了点头。
“不错，的确是这样，但是，对于一个刚进公司的新秘书来说，首先都得作一些协助性、服务性的工作，而这些事情，就是俗话说的‘打杂’。要想把这些千篇一律、周而复始、枯燥乏味的工作干好，没有毅力和恒心是不行的。你有没有这种思想准备？”
头脸上没有了笑容。
小石仍只是点了点头，没有说话。
头点燃了一支烟，说：“但是，小石，我要告诉你，做一个你这样的白领秘书，实际上是选择了一种黄金事业。我刚才只不过是提醒你，不要过于相信那些电视剧和小说，以为今天进公司，明天就乘高级轿车，到豪华饭店，陪上司吃山珍海味，享受荣华富贵。每一个真正的职业秘书，都是从打杂开始，一步一步地前进，一点一滴地积累；只有经过长期的历练，才能成为优秀的高级秘书。优秀的高级秘书，就像泸州老窖酒。我到泸州看过，不管你原料再好，工艺再科学，不经过长期的窖藏，就成不了真正的好酒。现在的电视和小说里，甚至还包括一些教科书，很少教秘书从最基础的做起。有些秘书甚至在还不知道怎么给客人端水送茶、转接上司的电话的情况下，就让她给上司当参谋，当助手；如果说这不是有意误导，那也是对现代秘书工作缺乏基本的了解；而有些秘书以为上司喜欢，自己又有点灵气，没上三天班，就以为自己是个高级秘书了，这也不切实际。作为一个新秘书，必须耐得住寂寞，经得起磨炼；只要你努力踏实肯干，完全可以逐渐成为一个优秀的高级职业秘书。这就是我说你选择了黄金事业的含义。”
头看了看手表，说：“今天时间太晚了，我也就不多讲了。最后讲一点，因为我们部门又增加了一名新成员，所以在这里我又要强调一次团队精神。由于我们部门处于公司决策的枢纽中心，所以我们一定要有很好的团队精神。我们大家精诚团结，是做好我们本职工作的前提。作为秘书，必须学会处理好人际关系。搞不好人际关系，那你趁早另谋高就。我在这里讲搞好人际关系，不单纯指与别人相处，做到一团和气，更在于大家能不能形成一种新的合力。人缘好仅是人际关系良好的一种表现，人际关系能力指是不是尊重别人，是不是理解别人；在与别人沟通时，是不是能很好地听取对方的意见，并把自己的意见说出来；意见不一致时，是不是能把不同的意见综合起来，然后能求大同存小异；是不是在说服别人的同时，也能说服自己。”
欢迎会结束的时候，头对部门内的工作进行了调整和分工：从下周起，我正式给孙总当专职秘书。所谓专职秘书，仅仅是指我的工作的侧重点是协助孙总处理他的日常工作。比方说，如果孟姐请假或有其他事情，我也有可能要代替孟姐协助姜总处理日常工作。专职秘书不是私人秘书。在成为专职秘书的同时，我和孟姐、托尼他们一样，也开始负有辅导玛丽和小石业务学习的责任了。
头举起酒杯让我们大家一起干了最后一杯。
“记住，我们每个秘书负责的上司，他们在职务上有高有低，但作为秘书，我们大家一律平等！”
当我们走出饭店的时候，长安街上早已是灯火阑珊。
青春短暂，人生短暂，正如这春霄，一刻千金！


第一部分三月第6节Ohing；once

四月某日
今天正式成为孙总的专职秘书。孙总似乎是有意，在第一天就给我来了个“下马威”。
公司决定参加今年九月份在上海举办的国际展览会，会议的筹备工作由孙总负责。一上班，孙总就让我到他的办公室，向我交待他对筹备工作的一些设想，如参加的部门、人员、经费、进度安排，等等。我迅速地记录着，以便尽快拿出报告，提交下个星期召开的公司事务会讨论。
“还有，你让黄部长马上过来一下。”
孙总最后说。
“对不起，孙总，我没听清楚，您是找市场部的王子亮部长，还是找研发部的黄云鹤部长？”
由于孙总是南方人，说话王黄不分，而这两个部门都要参加展览会的筹备工作。
“Ohing；once。”孙总突然说了一句英语。
“嗯？”
由于太紧张，我一下子没明白这句英语的意思。
孙总重复了一次。
我这次明白了，孙总的意思是好话不说两遍。他没有意识到他发音“王”“黄”不分，而是以为我注意力不集中走神，所以他火了。
“对不起，孙总。”我看着孙总的眼睛说，“我实在没听清您是想找市场部的王子亮部长还是找研发部的黄云鹤部长。”
宁肯挨训，我也得把事情问明白了，不然叫错了人，挨批评是小事，还会耽误更多的事。
我看着孙总，等待挨训；他脸上的线条像刀刻出来似的，难怪玛丽背后老是叫他“高总”（高仓健）。
“你让研发部的黄云鹤部长马上到我的办公室来。”孙总似乎也意识到自己说话“王”“黄”不分；虽然最终没有发火，但他的声音仍然冷冰冰的。
今天是第一次正式与孙总“短兵相接”，虽然差点挨训，但我完全可以理解。四十来岁，美国哈佛的ＭＢＡ，回国不到一年，担任这么一家规模不算小的外企的副总，因此，办公室对他来说就是战场。所以，当他自己身先士卒，冲锋陷阵，与敌人展开肉搏的时候，他当然容不得他手下的士兵仍在嘻嘻哈哈、松松垮垮。
现在有许多女孩子选择秘书作为职业，仅仅是受了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松和浪漫，既不像销售部的销售人员那样有销售指标定额的压力，也不像研发部的科研人员那样必须按时完成相关项目，工作业绩指标弹性很大。所以，一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的。如打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔；做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感，等等。
“Ohing；once。”对于秘书来说本身就是一种鞭策，也是一声警钟。
果然，当我从孙总办公室出来，就听见头在狠狠训斥玛丽：“你给我记住：值班的时候，空闲时间不等于是你可以自由支配的时间！”原来，刚才在值班的时候，玛丽见没有客人，便拿出与昨晚播映的电视剧配套的小说看起来，结果头来到她跟前她还没有发觉。
既然我被安排给孙总作专职秘书，那从今以后我就得好好地了解和适应孙总的思维方式和工作习惯，当然，也包括适应孙总的口音；秘书只有全面了解和适应自己上司的思维方式和工作习惯，才能与上司形成一种深深的心灵默契，使我们双方的工作相得益彰。
安排我给孙总当专职秘书，不仅是对我工作能力的肯定，也是我的幸运。孙总表面不苟言笑，但他的工作方式肯定容易适应，一是一，二是二，条理清晰，批示明确，秘书理解和执行起来相对容易。前些天，我替艾丽丝给赵总当了几天专职秘书，好多事你向赵总请示，他老是让你“看着办”。你向他汇报，特别是在下午的时候向他汇报，他老是含含糊糊，很少明确地答复；你去请示某项工作，要求得到具体指标或明确答复，有时却“哼哼哈哈”一通之后，没有明朗的态度，有的只是说“知道了”。相反如果他说“外面好像要下雨了”，你就得想到要给他准备雨伞，长一个心眼不行，得长两个心眼，挺累心的。
当然，要让孙总满意我的工作，也不是一件很容易的事，但我有信心。
下班时已是星斗满天了。我们家大院门前这个小花店是什么时候开的？装修得很精致的花店还没关门；晚风习习，送来阵阵清香，我深深地吸了一口，仿佛看到了春天在向我微笑。
我进去买了束花，我要去和春天约会。


第一部分三月第7节伸手不打笑脸人

四月某日
一上班，公司驻西安办事处的邵文华的母亲来了。
她提出要见姜总，由于姜总太忙，所以头让我负责接待这位快七十岁的老奶奶。
老奶奶说，自去年七月邵文华派到西安去之后，现在家里谁也管不住她那宝贝孙子了。这孩子不好好学习，成天跟社会上一些不三不四的人混在一起，眼看着明年要考大学了，家里人都非常着急；只有邵文华才能管住这孩子，所以她今天来公司，就是想请公司把邵文华从西安调回北京。
“这孩子如果明年考不上大学，那他一辈子就毁了。”
邵奶奶说着，眼泪就出来了。看着她老泪纵横，我心里非常难受，也差点陪着她流泪，不知道如何帮她。就这样，老奶奶反反复复说了一个多小时，我才把她送走。
送邵奶奶到大门口，回来刚出电梯口，值班的玛丽就指着我对一位客人说：“这位就是孙总的秘书，由她领你去孙总的办公室吧。”
我脑子里一闪，孙总今上午没约任何客人，这位客人是哪里来的？
在我纳闷时，客人朝我微微一笑：“给你添麻烦了，不好意思。”
来客也就二十几岁，很精神，跟一部记不起名字的电视剧里的演员的长相非常相像。脸上虽带着歉意，但笑容很灿烂。于是我带路领着客人到了孙总办公室。
十二点整，我正准备起身下楼吃饭，孙总来电话让我去他的办公室。我一进门，孙总就劈头盖脸地朝我大发雷霆：
“于雪，你今天脑子进了多少水？！你居然领着一个卖保险的到我办公室来；他死缠烂磨，浪费了我整整一个上午！”
仿佛有颗原子弹在我头顶上爆炸。我眼前一阵发黑，眼泪差点就掉下来了。我定了一下神，马上说：
“孙总，实在对不起，是我的失误。”
孙总见我这样，似乎也意识到他自己有点失态，便朝我挥挥手：“下次别再做这样的事了。”
从孙总的办公室出来，我马上跑进洗手间。我的眼泪实在忍不住了，干脆让它流个痛快！玛丽这家伙真可恨，真恨不得在她脸上狠狠地咬一口，破了她的相，让她一辈子也嫁不出去！这家伙害我害得太惨了……
我慢慢把脸上的泪擦干，朝楼下走去。如果我当时对孙总说这是玛丽失误造成的，把责