外企女秘书职场日记-第8部分

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导几乎天天都在跟社会上三教九流的人物打交道，我们的大多数业务，是在办公室以外的地方谈成的。一个秘书的确不能太世故，但无论是对过去的风土民情，还是现实的人情世态，你怎能一点也不了解，这样你怎么给上司当助手、当参谋？”
赵总说着，就显得有些激动了。趁着赵总自己斟酒的时候，玛丽悄悄问我四合院三件宝是什么，我说四合院的三件宝是指天棚、鱼缸、石榴树。
“正好过了不久，龙扬（托尼的中文名字）陪我去趟天津。那时他还在销售部；在天津食品一条街上，一个外地游客迷了路，以为我俩是天津人，便向我们问路，天津的街道不像北京的正直，龙扬为了给人家指路，带着人家走了一站多地。当时我就看中了他这份古道热肠，想让他来给我当秘书。后来在回北京的车上，我当作聊天问他，天津的狗不理包子和十八街的麻花是怎么来的，他当时并不知道我是在有意考他，但他说起来头头是道。这些东西并不是什么高深的学问，在天津可能一般的中小学生都知道，但在北京，像你们这样的小青年，平时会有几个人去留心这些东西，可见他平时下的功夫……”
赵总这些话，听上去像是有些喝过了，有一半是酒话，但着实让人清醒！一个优秀的秘书，不能像根豆芽菜，只靠沙盘里的那点水分成长；必须像棵松树，不仅要见阳光，还要植根于大地。只有从现实生活中吸取营养，茁壮成长，才能抗击现实生活中的风吹雨打！
“对不起，我可能是喝多了一点，不知不觉之中就数落起你们来了……走吧，我领你们看看什刹海的夜景去。”
在前海隔水西望，那银锭桥恰似一银锭倒浮水上，石虹凌波，玉栏高拱，桥下轻波微澜，光影摇曳……


第二部分六月第24节公司董事会

七月某日
今天召开一年两次的公司董事会。董事长田中先生也从大阪赶来。公司董事会主要是讨论公司的半年决算，下半年的重点投资项目和一些高层人事变动问题。
会议十点开始，整个秘书科的人都为会议做准备，将会议室整理过后，准备茶、咖啡、铅笔、记录纸等。最后，头问负责会议设备调试的珍妮，设备怎么样，珍妮说投影仪、麦克、音箱等都没什么问题，前天的新产品发布会刚用过，不会有什么问题。
头一听，马上严肃地说：
“准备会议，最怕的是掉以轻心，以为上次开会就是这么开的，没有什么问题，这次大概也不会出什么问题……所以，在开会之前，根本没有想到要去检查一下投影仪，也没有去调试麦克风等会议用的关键设备是否完好；采取将就凑合的态度。如果老是这样，非捅出漏子不可！要是捅了娄子，董事长、总经理和其他上司都在场，这个板子打下来，谁受得了？！”
珍妮满脸通红。
上午头对我们的工作进行了临时分工：孟姐和珍妮参加会议，负责会议记录；艾丽丝和小石负责添茶送水等会务工作；玛丽负责前台值班，我负责接听电话，托尼负责参加董事会会议代表的午餐。
头进会议室之前特意交待，公司所有领导的电话，全部记录下来，由珍妮或小石将记录纸条送进去。与平时公司举行的其他会议不同，公司董事会的气氛有些特别紧张严肃。
十一点左右，一个五十来岁的中年人来找姜总。
“您好！”我站起身来迎接。
“你好。”来客打着招呼，“请问姜为民在吗？”
“您是找我们姜总？请问您贵姓？”
“我是你们姜总的朋友，我叫刘跃进，当年和姜总一起在北大荒插队。好久不见了，这次出差路过北京，想看看他，跟他唠唠嗑。”
“实在不好意思，今天公司开董事会，姜总可能安排不出时间接待您。请问您住下来了吗？”
客人失望地摇摇头。
“要么，您留下手机号，回头我把您的手机告诉姜总……”
“这样吧，姜总没空，我今天就不打搅他了，出差回来路过北京的时候，我再来看他。”
说着，客人就走了。送他到电梯口时，我发觉自己心里也不太好受。
“董事会怎么那么重要？为了开这么两天会，田中董事长他们还专门从日本飞到北京来？”在吃饭的时候，玛丽问我。
“那你知道公司股东大会、公司董事会和公司事务会之间的区别吗？”我反问玛丽。
“知道是有区别，但区别到底在哪里，真还是说不太清楚。”
作为秘书，应该了解自己公司的组织结构、职能和权限的划分，了解自己的上司的职责和权限。只有了解了这些，才能知道自己工作的位置和工作的性质，履行自己的职责。
在筹备会议的时候，我无意中翻阅了公司章程，所以正好现炒现卖：“公司股东大会是由公司实际投资人参加出席的大会，它是公司权力最高决策机构，原则上每年召开一次，讨论公司股本的增减、公司的解散、合并、分红、董事会成员组成等重大事项。原则上不过问公司的具体经营问题。”
“也就是说，它比较超脱。是吗？”玛丽说。
“公司董事会是公司经营决策机构，也是股东大会的常设权力机构。董事会向股东大会负责。董事会主要有这么些职责：如决定公司的生产经营计划和投资方案；决定公司内部管理机构的设置；批准公司的基本管理制度；听取总经理的工作报告并作出决议；制定公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案；对公司增加或减少注册资本、分立、合并、终止和清算等重大事项提出方案；聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务部门负责人，并决定奖惩，等等。”
“我知道了。”玛丽说。“公司领导经常开的事务会议，实际大多是贯彻执行公司董事会议精神的业务会。”
“玛丽，你注意到没有，我们公司的组织结构还是个典型的金字塔结构。”我说：“最上层是公司董事长、董事和正副总经理；中层是各部门的领导，基层就是具体的业务人员。公司最上层一般是提出公司发展的设想，公司的中层对这些设想准备和监督公司基层的人实施。”
“对，公司确实像个金字塔。”
“我们秘书的工作就是处在这个设想与准备之间……”
我们正说着，头打我的手机找我，说托尼从饭店打来电话，赵总在饭桌上突然病倒，正送去医院的途中。
听到这个消息，我的脑子里突然轰地响了一下。
刚进办公室，头让我和他一起，马上开他自己的车去医院。
医生告诉我们，赵总是脑血栓，病情还比较严重，今晚是关键。头让我马上返回公司，一是向姜总汇报，二是让孟姐安排秘书科的人今晚来医院轮流值班。
刚出医院电梯，就看到赵总的太太和女儿泪流满面地来了。坐在返回公司的出租车里，我的眼泪也像断了线的珍珠一样不断地往下掉。我又仿佛看到几天前陪赵总游什刹海时那粼粼的波光……


第二部分六月第25节种瓜得瓜

七月某日
十来点钟，我桌子上的电话铃响了。
“是，我是秘书于雪。对不起，请问您贵姓？是尚武先生，好，我知道了。孙总正在会见客人，我会尽快给您回电话。您的电话分机是１１８？”
电话是现代经济导报社的记者打来的，他们听说我们又准备在北京投资３０００万美元建一个工厂，想采访孙总。对这种公共关系的处理，公司向来是慎之又慎。
正好，孙总送客人出来路过我们办公室门口，我马上把电话记录交给他。
“怎么回事？这个项目八字才一撇，是谁把这个事说出去的？”孙总皱了皱眉头，不太高兴：“谈论这事太早了一点，我跟姜总商量一下再说。”说着，孙总就去了姜总的办公室。
看来一时半会还给不了尚武先生回话。如果他再来电话催，我该怎么答复，正在我寻思之际，孙总从姜总的办公室出来了。
孙总说：“明天上午十一点钟跟尚记者见面。你帮我准备些材料。顺便安排个工作餐。”
也许是媒体相互竞争的原因，现在要求上门采访的记者越来越多。从目前的趋势看，作为秘书，将会更多地涉及与媒体打交道和为客户服务，因此，在公司目前还未设立专门的公关部门的情况下，也就要求秘书应该开始具备公关能力，甚至逐步充当公司新闻发言人的角色。
下午两点多钟，投资部的龙辉经理就把孙总明天见记者要用的背景材料给我送来了。
“你今天上午不是说，今天下班之前还不一定能把材料弄出来吗？怎么这么快？”我问龙辉。
“小于，您跟我们要资料，我们什么时候马虎过？”龙辉的脸上堆满了笑容。“上午您的电话一打过去，我们全部动员起来，所以提前完成了任务。”
尽拣好听的说，肯定是有事找我。
“那我谢谢了！”说着，我装出要外出办事的样子。
“小于，等等，我还有件微不足道的小事要求您给帮忙。”龙辉还是一脸笑容。
由于秘书的特殊位置，别人求你帮忙的时候很多，这我已经习惯了。
“违法的事我可不干。”我跟他开玩笑。
原来在刚刚开完的董事会上，他们部门的工作受到了特别的表扬，所以公司事务会上决定给他们一次集体到新疆去旅游的奖励。由于去年奖励的总务部门去的是五个人，所以，财务部门按惯例只同意按五个人的名额报销费用。
“你说这个事让我怎么办？本来是件好事，可七个人只能去五个人，谁去谁不去我怎么定？闹不好，好事有可能变成坏事，搞出个不团结来。所以，我想请你帮我给姜总说说，看看能不能增加两个名额。”龙辉说的确是事实。
这几天孟姐请假，我替孟姐协助处理姜总的日常工作。
“你自己直接找姜总不行吗？”我问龙辉。
“小于，你知道，如果我直接找姜总，会给姜总一个我老是向上级伸手的印象；如果姜总再说你们两个经理学学雷锋，发扬点精神，把名额让给其他的人，那我怎么办？那不就一点回旋的余地都没有了吗？”龙辉想的也周到。
去七个人还是去五个人旅游，并不是什么大原则问题，只不过是去年有这个先例。
“这样吧，如果有机会，我帮您把这事跟姜总提一提。但是，我不敢给你打保票。也许这事，姜总也有自己的考虑。”
龙辉马上笑逐颜开：“小于，我们部门的人一致认为你是观世音菩萨，要是允许的话，我们每天会在办公室为你烧一炷香。”
“龙头，你这是夸我还是毁我？”我问龙辉。
快下班的时候，李总催玛丽要几个公司今年上半年的财务数据，玛丽给财务部已打过三个电话。
“你们怎么老是那么忙？”玛丽在电话里，对着财务部的人急起来了，像是要吵架的样子。
听着玛丽跟财务部的人打电话，我心里有些替她难受。上个星期四，出纳小田出去学习，人力资源部部长突然要份工资表，会计文大姐没弄过小田的计算机，不会打印工资表，便请玛丽帮忙打一下，因为玛丽平时协助李总的工作，经常跟财务部打交道。可玛丽当时老是敷衍人家，一会说自己没空，一会说自己正忙。文大姐给玛丽打了三次电话，在人力资源部催得很急的情况下，只好打电话给我，请我帮忙。其实，这打工资表也很简单，我几分钟就给文大姐搞好了。
今天，看样子文大姐也似乎有意让玛丽着着急。别人找你帮忙的时候，你不也经常说“我忙着”或“我现在没空”吗？这就是你平时敷衍人家的结果。
敷衍人家的确很轻松，很合算，既不必费心，无须付出代价，也不会有什么损害。但你有初一，人家就会有十五；你今天敷衍人家，人家明天肯定也会敷衍你。我们做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，而这种长，不是一年或两年，而是十年二十年。
种瓜得瓜，种豆得豆。


第二部分六月第26节穿山甲与狐狸

七月某日
下午，孔琴到家里来还书，就是上次她参加秘书招聘前借的那几本书。看到我书架上的书，她像发现了什么新大陆似的大叫起来：
“你怎么还看这样的书？罗素的，霍金的，还有《论语》……你是不是想变成出土文物？”
我解释说这些书大都是从我老爸的书架上“偷”来的，并没有全读，也只是偶尔翻翻。用我老爸的话说，是学陶渊明，好读书，不求甚解。
“于雪，我当秘书也快一个月了，你知道我快变成了什么吗？”孔琴喝着可乐问我。
“白雪公主呗。”我笑着说。
“什么白雪公主！我整个儿变成了一只穿山甲。”
“穿山甲是什么意思？”
我第一次听到这么一种比喻，一时不明白是什么意思。在我的印象中，穿山甲是一种非常丑陋的动物。
“穿山甲是什么意思？穿山甲就是一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，外面的事它一概不管。这也是我前几天从一本台湾漫画上看到的，我觉得我现在忒像是一只穿山甲。你想想，我现在每天天不亮就起床，急急忙忙出门挤公共汽车，换地铁，九点之前必须到办公室，一进办公室，不是打字就是抄信封，一整天就像个陀螺一样连轴转，六点下班，天都快黑了，而且还经常要加班加点，八九点钟能到家就算不错了。我们的写字楼外面看起来挺豪华气派，可是，在我看来就像个山洞，我就是山洞里的穿山甲。”
孔琴的脸上的确没有上次应聘前的那种朝气神采。
“又想炒老板的鱿鱼了？”我问。
“那倒不至于。”孔琴无奈地摇摇头。“我只是羡慕你。我一天到晚累得贼死，到家就想睡觉，可你现在还有心思来看这些乱七八糟的书。”
我又气又想笑：“什么叫乱七八糟的书？”
“当秘书，不就是打打字，接接电话吗？一天到晚累都累不过来，你怎么还想起看这些？”
“孔琴，我觉得这只是一个个人自我调节的问题。”我说：“你上班的地方也可能离你家太远了一点。”
“于雪，如果我是只穿山甲的话，我觉得你倒像条狐狸。你一天到晚脑子里老是想这想那的，就像条狐狸整夜蹲在山顶上，望着天上的月亮，想着怎么啃一块下来。”
我忍不住笑起来。
孔琴将我比作狐狸，尽管不是很恰当，但用穿山甲和狐狸这两种动物来比喻两种不同状态的秘书，非常有意思，也非常耐人寻味。
如果一个秘书像只穿山甲一样，一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有一点灵气，上司肯定不怎么会喜欢，这种秘书即使不被炒鱿鱼，也永远只能给同事充当办公室里的“菲佣”。相反，一个秘书像只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚打别的主意，脑子里只是想着如何把秘书当作跳板，两只眼睛只盯着公司的其他肥缺，这种秘书虽然聪明乖巧，但老板也不一定欣赏。一个真正优秀的秘书，既要像穿山甲，立足现实，有埋头苦干的精神，又要像狐狸，胸怀全局，有勤于思考的习惯。只有这样，秘书才有可能成为优秀的职业秘书。
“你看这些书，有用吗？”孔琴问我。
“一个秘书不能单靠蛮干，还得思考些问题。看这些书能让我想些问题。”
“给老板当秘书，就如同给老板当专职司机一样。老板让你往哪开你就得往哪开。你有什么好想的？我觉得想也没用。”
“不见得。”我说：“即使是做秘书，也有需要自己想的问题。”
“那你在思考些什么问题？”
我摇摇头，说：“没准，很多时候是瞎想。不过，总还是得替自己的将来想想。即使不打算在这家公司干一辈子，但一时半会儿还不打算走人，因此就得想想，如公司的人事会发生哪些变化；公司的业务会朝什么方向发展；影响公司的发展主要是些什么因素；自己要做些什么准备才能适应公司的发展；是否还有更适合自己发展的部门或岗位……有空的时候就琢磨琢磨这些。总之，秘书要像气象台一样，留意观察公司内外的阴晴冷暖，并提前增减衣服，做好抗寒抗暑的准备，以适应气候的变化。”
“公司的业务会朝什么方向发展，影响公司发展的因素，像这类的问题，公司董事会都不一定搞得清楚，你一个小小的秘书能想得过来吗？”
孔琴瞪大眼睛看着我，好像我就是只穿山甲那样的怪物。
“正因为想不过来，所以我才来看书嘛。”我笑着说：“想这类的问题又不是参加考试，必须在规定的时间内交出答卷，所以，问题可以慢慢地想，书可以慢慢地看。”
当然，看这些“乱七八糟”的书，不一定能直接得到答案，但能帮我开阔视野。事实上，当你拖着疲惫的身体从办公室回到家里后，泡一杯好茶，倚在床头翻翻书，本身就是一种放松和享受。手里拿着一本你喜欢的好书，你就像与一位老朋友侃大山，或者是在看到一位你非常崇拜的老师，从那字里行间来到你面前。这样，你可以敞开自己的心灵，去感受罗素的伟大，陶渊明的淡泊，海明威和鲁迅的深刻。在这些老师面前，你心中的疑惑或者不安，会像春日里的残雪，在阳光的照射下，自然而然地悄悄消融……
“你的自学本科文凭什么时候能拿到？”孔琴问。
“明年。”
“拿了本科文凭，还当秘书？”
“拿了本科文凭就看不起秘书了吗？”我说，“现在还有硕士都想来当秘书。我现在还没有跳槽的想法。再过两年，如果我的钱攒够了，就想去国外读个ＭＢＡ。”
“别读那么多书了！”孔琴叫了起来，“你知道吗，失败使男人失去魅力，而成功会使女人失去魅力。你就不怕你将来嫁不出去吗？”
我笑着问：“你现在是不是特想嫁人？”
“每当我下班累得不行的时候，我是盼着有人开车来接我。”孔琴突然又转移了话题：“你知道吗，孟恬又谈恋爱了。”
“她那个男朋友才吹几天？我没听她说。”我问，“她告诉你了？”
“没有。”
“你又不是孟恬，那你怎么可能知道？”
“你又不是我，怎么就知道我不知道呢？”
我们俩都乐了。
子非鱼，安知鱼之乐？
子非吾，安知吾不知鱼之乐？


第二部分六月第27节来的都是客

七月某日
今天是星期一，上午来公司的客人似乎特别多。十点多钟，我陪头外出办事，在等电梯的时候，遇到一个四十几岁的中年人。穿一件印有某快递公司字样的工作服，满脸的不高兴，嘴里似乎念念有词。看样子，这位客人没什么经验，值班的艾丽丝可能也没接待好。我注意到头的眉头锁得特别紧。
下午四点多钟，我们一回到办公室，头就问艾丽丝，今天快递公司那位客人怎么回事。
“没有什么。”艾丽丝不在意地说，“上午十点来钟，快递公司的人刚进来，我问他预约了没有；正在这时，中国银行的荣行长就来了。他约好是十点整跟姜总见面。荣行长进来之后，我给荣行长和他的秘书沏了两杯茶。我给姜总打过电话之后，领着荣行长去接待室，当时我对那位快递公司的先生说对不起，我太忙，要喝茶，茶杯在饮水机旁，自己倒一下。等我从接待室回来，那位人就走了。”
“艾丽丝，知道吗，你今天犯了两个方面的错误。”头开门见山，毫不客气地说，“第一，你没有坚持接待客人先来后到的原则。”
“可是荣行长是姜总的老朋友，而且还是预约好的。”
“我知道荣行长是姜总的老朋友，他们中行也是我们多年的开户行，但是，在值班接待客人的时候，无论如何你也不能违反先来后到这条公平的原则。你在接待快递公司的客人的时候，见到荣行长进来，你只要朝荣行长稍微笑笑，跟他说声请稍等就行了；正因为荣行长是我们的老朋友，所以他肯定会理解你的做法。今天快递公司那位先生我也见了，估计是位下岗再就业不久的人，没有多少经验，再加上可能有点自卑，所以他也只好带着一肚子怨气走了。如果要是换了一个脾气急躁的，看你这么厚此薄彼，当时跟你吵起来，说你势利眼，你怎么办？这会给荣行长和其他客人一个什么印象？当然，荣行长嘴上当时肯定不会说什么，但一定会把这事记在心里。他甚至会想，你东岩公司平时不老说自己把顾客当作上帝，原来就是这么对待上帝的呀！如果要是真的这样，你艾丽丝怎么办？”
艾丽丝把头低下来了。
“还有，你今天在接待客人时，犯了以衣貌取人的错误。”
“我没有以衣貌取人。”艾丽丝小声反驳。
“你没有以衣貌取人？”头狠狠地问。“作为秘书，他预约没预约，你心里没数？你问他预约了没有，实际上就是看他是个推销速递的，告诉他是个不受欢迎的人。不要问客人预约没预约，我已经说过多次了，你们怎么就改不了这毛病？！”
艾丽丝不敢反驳头了。
“的确，现在有许多送水、送饭、文具、快递公司的人上门推销，会影响一些我们前台的接待工作。即使如此，你见了他们，也不能表现出一副不耐烦的样子，摆出一副高高在上的架势。你无形的优越感会让他们产生自卑感，甚至产生怨气。当他们推销的时候，你只要婉言谢绝，他们一般不会胡搅蛮缠。”
“可也挺烦人的。”玛丽说。
“这就是秘书的工作。何况婉言谢绝也不费什么事。”头说：“重要的是，我们不能给别人一种店大欺