Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第67部分

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域”对话框中依次点击“数据库域”→“姓名”→“插入”→“关闭”，空格中显示“姓名”，　



即完成第一个空格的合并域工作。依次将移动光标到其他空格，插入域。　　



　　　　　　　第五步：根据文件格式要求及上述―插入域‖　的方法编辑―呈报单位或主管部门意见‖　。其中，　



书名号及其中的内容是插入域的内容，不能直接输入图　5　。　　



　　　　　　　检查以上操作、内容均无误后，进入下一步（点击―检查错误‖按钮，进行错误检查，即可完　



成相应工作）　。　　



　　　　　　　第六步：点击“查看合并数据”按钮，即可显示第一条记录。点击“首记录”、“上一记录”、　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　538　　


…………………………………………………………Page　539……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　“下一记录”、“尾记录”或在输入框中输入数字可进行相应记录的查询。　　



　　　　　　　第七步：点击―合并到新文档‖或―合并到打印机‖，即可完成全部工资审批表的编辑工作或　



打印工作。　　



　　　　　　　　需要注意的问题：如果改动《工资变动情况表》列标题内容，就必须相应更改《工资审批　



表》“插入域”的内容，否则会出错。如果移动了《工资审批表》和《工资变动情况表》的保　



存位置，在打开《工资审批表》时要重新指定“数据源”的位置。　　



　　　　　　　　　　　



对《巧用　Excel　函数分辨人员身份》一文的补充　　　　　　　　　



　　　　　　　2002　年第　38　期所刊《巧用　Excel　　函数分辨人员身份》一文，提出了让计算机自动填写表　



格内容的方法，减轻了工作负担。笔者还对该文提出以下几点补充，并推荐使用　YEAR（）　、　



TODAY（）、NOW（）　、LEN（）和　MID（）　函数。　　



　　　　　　　一、计算―年龄‖时，因为　18　位身份证号码也比较多，而且身份证号的最后一位字符有可　



能为　X　，所以身份证号应为字符型数据。　　



　　　　　　　计算年龄时，若采用上期所讲的，利用常数　102　作被减数，那么每年都要修改操作代码。　



最好先用　YEAR（TODAY（））或　YEAR（NOW（））取出当前年号，然后减去身份证号中取出的年号　



来求年龄。身份证的字长可用　LEN（）测出。设表格单元格　C2　为身份证号，则年龄可由下式计　



算：　　



　　　　　　　年龄=YEAR（TODAY（））…IF（LEN（C2）=18；MID（C2；7；4）　，MID（C2；7；2）＋1900）　，　　



　　　　　　　或：　　



　　　　　　　年龄=YEAR（NOW（））…IF（LEN（C2）=18；MID（C2；7；4）　，MID（C2；7；2）＋1900）　。　　



　　　　　　　二、身份证号中只用一位字符即可判别性别，当身份证号为　18　位时，则―性别‖可由下式　



计算：　　



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　　　　　　　性别=IF（MOD（MID（C2；17；1）；2））=0；―男‖；―女‖）　。　　



　　　　　　　三、通常人们填写出生日期时只需年份与月份，当身份证号为　18　位时，―　出生年月‖可由　



下式计算：　　



　　　　　　　　出生年月=MID（C2；7；4）　。　　



　　　　　　　分别考虑身份证号为　15　位和　18　位两种字长的情况，就可以顺利地判别出―性别‖与―　出生　



年月‖来了。　　　　



更胜一筹──Office　XP　的新功能　　　　　　



　　　　　　　　　　即时翻译单词　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　2002　提供了基本的双语词典和翻译功能（　中英互译）　，虽然功能相对其他专业翻译软件弱一　



些，但用起来还是很方便，而且你还可以通过　Web　获得更多的翻译服务。不过，这一功能并　



非　Office　　　　



　　　　　　　XP　的默认安装选项，必须选择自定义安装方式才行，但如果未安装的话，首次使用时系　



统会提示你进行安装。　　



　　　　　　　　



在如图　1　所示的任务窗格中看到翻译结果。　　



　　　　　　　　　2。快速统计文档的字数　　



　　　　　　　　　在　Word　97/2000　中，为了统计文档的字数，我们大都是选择―工具/字数统计‖菜单命　



令，是不是觉得很麻烦呢？Office　XP　中的Word　　　　



　　　　　　　2002　新增加了一个十分实用的―字数统计‖工具栏，我们可以通过右击工具栏，从弹出的菜　



单中选择―字数统计‖把它显示出来（　图2）　。虽然它只有一个下拉列表框和一个―重新计数‖按钮，　



但点击下拉列表框右边的下箭头后可以从其中选择字、字符（无空格）　、字符（带空格）　、中文字　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　540　　


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符或朝鲜语单词、非中文字符、行、页、段落等多项统计内容，选中相应的统计项如―字符（无　



空格）‖　，再单击右边的―重新计数‖按钮即会在框中显示最新的统计数字。　　



　　　　　　　　　保护作者的隐私　　



　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　XP　　中的应用程序如Word　、Excel　和　PowerPoint　等在文档存盘时，都会同时保存文档创建　



者的许多个人资料，如作者、单位、电子邮件标题等多项内容，一不小心就会暴露作者不愿意　



让他人知道的隐私。因此，我们可以在　Office　　　　



　　　　　　　XP　任一应用程序中选择―工具/选项‖菜单，在―安全性‖选项卡下的―隐私选项‖　中选中―保存　



时从此文件中删除个人信息‖复选框（　图3）　。如果对隐私还有更高的要求，可以同时选中其余两　



项，这样在文档存盘时系统就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料来取代个人资料。　　



　　　　　　　　　在别人的电脑上使用―　自己的‖Office　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　XP　允许用户创建一个定制化设置文件，其中包括菜单、工具条和模板的设置，该文件可　



以存储在本地硬盘或远程的互联网服务器上，当你在他人的计算机上工作时，就可以使用该配　



置文件虚拟地将这台计算机变为原来你十分熟悉的计算机，这样使用　Office　　　　



　　　　　　　XP　时就会非常得心应手，相当于做了一次―克隆‖　。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Office　工具‖下执行―用户设置　



保存向导‖命令，在出现的对话框中点击―下一步‖，再选择―保存本机的设置‖选项（　图4）　。点击　



―下一步‖按钮继续，再在出现的窗口中选择是将这个设置文件保存到　Web　还是保存到文件（如　



果你有个人主页的话可以保存到Web　页上）　，如果要保存到软盘上就插入一张已格式化的软盘，　



点击―完成‖按钮即可。　　



　　　　　　　　注意：进行该操作必须退出所有　Office　XP　的应用程序，否则无法进行该操作。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　541　　


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　　　　　　　　　在互联网上保存与获取文档　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　MSN　　门户网站的一个免费　



站点上。当然，你需要有微软的安全　ID　和口令。在使用　Hotmail　或　MSN　　　　



　　　　　　　Instant　　　　



　　　　　　　Messenger　等微软公司提供的其他服务时也同样需要，而申请是完全免费的。这里的　ID　就　



是指　Hotmail　　电子邮件地址，口令与访问收件箱的口令相同。　　



　　　　　　　　在第一次使用这个功能时，Office　　　　



　　　　　　　XP　会为你自动创建一个存储站点，然后这个站点将作为文件夹出现在―另存为‖对话框中。　



当需要在互联网上保存文件时，只要像在其他文件夹中保存文件那样点击它即可。要打开保存　



在互联网上的文件，同样在―文件‖菜单中使用―打开‖命令，当然还有一个登录的过程。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　，我们就可以在任何一台能够上网的计算机上把它　



取回来。方法是打开　IE　，连接到―http：//msnusers。/name@hotmail。/files‖地址，其中　



的―name@hotmail。‖是你的　ID，输入通讯证　ID　和口令，稍候就会看到一个在　Office　　　　



　　　　　　　XP　各种应用程序中存储在互联网上的文件的基于浏览器的目录，只要点击需要的文件就　



可以将它下载到本机硬盘中。　　



　　　　　　　　6。一次性显示所有特定字符　　



　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　XP　　中的―查找‖功能已大大增强，在―查找和替换‖窗口中不仅可以统计出特定字符在文档　



中的应用次数和位置，如果选中―突出显示所有在该范围找到项目‖复选框，点击―全部查找‖　



按钮，程序会告诉你该字符在文档中的出现次数，并且为便于识别，会加亮显示所有包含该字　



符的短语。　　



　　　　　　　　　轻松添加图示　　



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　　　　　　　2002　新增加了一个―插入/　图示‖菜单项，也可以通过―绘图‖工具栏中的―　图示‖工具进行，这　



样往幻灯片中添加一份有组织的图示就非常简单了。图示类型包括循环图、目标图、射线图、　



维恩图、棱锥图等（　图5），我们可以使用这些图示来使文档和演示文稿更生动。　　



　　　　　　　　



寸控点。可以使用调整大小命令调整图示，将绘图区域扩大以便得到更大的工作空间；或通过　



使边框离图示更近以去掉额外空间。可以使用预设样式格式化整个图示，或与格式化形状（如　



添加颜色和文本、更改线条的粗细和样式以及添加填充、纹理和背景）一样只格式化图示的几　



个部分，可以使用―　图示‖工具栏添加元素或线段并将它们向前或向后移动，也可以动画显示图　



示以强调图示的各个部分，并控制演示文稿中的信息流。　　



　　　　　　　　　使用不同颜色的工作表标签　　



　　　　　　　　　　　　　Excel　中的工作表标签都是统一的无颜色的，不够醒目。现在，我们可以用不　



同的颜色来区分同一工作簿中的不同工作表，在Excel　　　　



　　　　　　　2002　中右击某个工作表标签（如　Sheet1、Sheet2、Sheet3……），从快捷菜单中执行―工作表　



标签颜色‖命令，在出现的―设置工作表标签颜色‖对话框中选择一种你喜欢的颜色后点击―确　



定‖按钮即可。　　



　　　　　　　　　　　　：虽然工作表标签用颜色做了特殊的标记，但当选中该工作表标签时，其名称会　



按用户指定的颜色加下划线，如果工作表标签显示时具有背景色（用户设置的颜色）　，则说明工　



作表当前处于未选中状态。　　



　　　　　　　　　使用监视功能　　



　　　　　　　　你是否觉得仅拖动滚动条无法满足工作时的需要？Excel　　　　



　　　　　　　2002　新增加的―监视窗口‖功能可以让用户在一个比较小的却永远位于顶层的窗口中监视　



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某些特殊的单元格，甚至当那些单元格位于其他工作簿或当前工作簿屏幕以外的位置也可以。　



只要对所监视的单元格中的数值进行了修改，立刻就可以在监视窗口中观察得到，这样就无需　



前后上下地点击滚动条进行切换了。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　某个单元格添加到监视窗口，只要右击该单元格，选择“添加监视点”命令，　



就会弹出如图　6　所示的监视窗口，这个监视窗口将一直停留在工作表的顶层，不管你查看工作　



簿的任意位置，监视窗口都会在屏幕上显示。当然，监视窗口也像其他工具栏一样，你可以任　



意拖动到其他位置。如果你对某个单元格不想继续监视，只要在监视窗口中选中该单元格，然　



后单击―删除监视‖按钮即可。　　　　



　　



利用　Excel　2000　管理学生成绩　　　　　　　　

　　　　　　　　

们可以利用它来统计、管理学生的成绩，使教师们从繁重的劳动中解脱出来。　　

　　　　　　　　电子表格软件Excel　　　　

　　　　　　　2000　不仅可以制作表格，强大的功能还可以作为一个小型数据库来管理一些数据。下面就　

以班级各科汇兑成绩统计为例来说明如何使用Excel　　　　

　　　　　　　2000　来方便管理学生成绩。　　

　　　　　　　　首先，我们应该建立成绩统计模板。　　

　　　　　　　　一、输入统计项目　　

　　　　　　　　运行　Excel　　　　

　　　　　　　2000　，在该表第一行中输入以下内容：学号、姓名、各考试科目名称（语文、数学、英语　

等）　、总分、名次，然后在对应列中录入学生的学号、姓名。　　

　　　　　　　　

个学生的学号　201　、202　，然后选定这两个单元格，将光标移到选定单元格的右下角，光标变　

为细十字，按住鼠标左键向下拖拉，至所有学生学号出现。如图　1。（　图）　　

　　　　　　　　在学号下方依次输入―均分‖、―优分人数‖、―及格人数‖、―最高分‖　，用于统计、分析　

成绩。在―姓名‖对应列中输入所有学生姓名。　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　，在下拉菜单中执行“条　

件格式”命令。然后在“单元格数值”范围中填入“80‖与―100‖，单击―格式‖按钮，在出现的　

对话框（　图　2）（　图）　中将单元格数值设置为你喜欢的格式：如数值颜色为蓝色、字形为倾斜等，　

这样，在　80　到　100　之间的分数在输入后自动变为蓝色并倾斜。单击―确定‖，返回条件格式对　

话框，单击―添加‖，在单元格数值范围中输入―60‖到―79‖，单击―格式‖按钮，将分数在　60　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　到　

79　之间的又设置为你喜欢的格式。其它可类推。　　

　　　　　　　　三、利用求和公式计算每位学生的总分　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编辑栏中输入=SUM（C2：H2）　，在下一个单元格中输入　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　544　　


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=SUM（C3：H3）　，然后选定这两个单元格，将光标移动到两个单元格的右下角，到变成细十字，　

按住鼠标左键向下拖拉至最后一名学生，利用自动填充的功能向每名学生对应的总分栏中输入　

求和公式，以后只要你输入学生各科成绩，每位学生的总分即自动求出。　　

　　　　　　　　四、利用RANK　函数给学生的总成绩排名次　　

　　　　　　　　在　Excel　　　　

　　　　　　　2000　中可以用单元格自动排序的方式给成绩排序，但不好处理同分数的名次，利用RANK　

函数则没有这样的问题。其方法是：总分位于　I　列，名次位于　J　列，在第一名学生的名次单元　

格中输入=RANK（I2；I；2：I55）　，该公式的目的是排出　I2　单元格的数据从　I2　到　I55　所有数据　

中的位次（假设该班共　54　名学生，学生的姓名，成绩等数据从第　2　行排到第　55　行）　，在第二名　

学生的名次单元格中输入=RANK（I3；I2：I55）　，然后拖动鼠标，选中这两个单元格，利用自　

动填充的功能，在每个学生的名次单元格中输入　RANK　　函数的公式。这样你只要将学生各科　

成绩输入到对应的单元格中后，RANK　　　　　　　　　　　　　　函数即自动求出该学生的名次，同分数的名次则自动　

排为相同的名次，下一个名次数值自动空出。　　

　　　　　　　　五、利用　AVERGE　函数计算各科平均分　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　=AVERAGE（C2：C55）　，在数学平均分单元格中输入公　

式=AVERAGE（D2：D55）　，拖动鼠标，选中这两个单元格，利用自动填充的功能，在每科均分　

的单元格中输入对应的公式。这样，将每科的成绩输入完了后，该科的平均分即可自动求出。　　

　　　　　　　　六、利用　COUNTIF　函数统计每科各分数段人数　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　COUNTIF　

函数，就不必要计数了。使用方法是：在语文优分人数的单元格中输入公式　

=COUNTIF（C2：C55；―》=80‖）（假设各科的满分为　100　分）　，在数学优分人数的单元格中输入公式　

=COUNTIF（D2：D55；―》=80‖）　，选中这两个单元格，利用自动填充的功能将其它各科相应的公　

式输入。在各科及格人数单元格中只要相应地将公式改为》=60　，不及格人数改为