Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第70部分

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　　　　　　　另外，用户可以在　IE　中任意编辑修改图　1　中的数据，并且将它们导入Excel　或复制到其他　



程序。但是这些编辑修改不能被保存，当你关闭　IE　再次打开图　6　所示　Web　页，其中的数据会　



恢复到编辑修改前的状态。　　



　　　　　　　　四、数据导入和同步　　



　　　　　　　　由于使用习惯和功能等原因，一些用户更愿意在本地分析Web　页数据。为此，Excel　和　IE　



提供了数据导入和网页同步功能。　　



　　　　　　　　1。从　Web　页导入　　



　　　　　　　Excel　　　　



　　　　　　　XP　导入　Web　页数据的方法是：单击　Excel―数据‖、―导入外部数据‖子菜单下的―导入‖数据　



命令，打开―选取数据源‖对话框并找到　Web　页所在的位置。选中你需要的　Web　页单击―打开‖　



按钮，即可在图　7　所示对话框中看到这个　Web　页。　　



　　　　　　　提示：按照其中的提示单击表格旁的按钮将整个表格选中，单击“导入”按钮即可让你选　



择放置数据的位置。选择完毕以后单击“确定”按钮，数据即可导入　Excel　。当然，如果待导　



入的数据来自局域网或广域网，执行上述操作之前，必须拥有相关的网络连接。　　



　　　　　　　2。数据同步　　



　　　　　　　对于经常使用　IE　分析图　6　数据库的用户来说，如何与服务器同步数据是他们关心的。下　



面简单介绍一下数据同步的操作方法：　　



　　　　　　　首先，你所浏览的网页应该设置为“允许脱机使用”，数据同步之前应该将待同步的　Web　



页打开，使之处于脱机浏览状态。接着建立网络连接，单击　IE―工具‖菜单下的―　同步‖命令，打　



开图　8　所示对话框。　　



　　　　　　　提示：如果有必要，可以选中对话框中的“当前主页”，单击“属性”按钮打开对话框，　



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对“下载”和“计划”选项进行修改。然后，回到“打开文件”对话框，以后单击“同步”按　



钮，就可以从指定位置下载　Web　页，对　IE　　中的　Web　页数据进行更新。这些操作和普通网页　



的同步基本相同，试一试就可以上手了。　　　　



　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　让表格　



自动填色　　　　　　　　



　　　　　　　Excel　除了具有自由计算、自动排名、自行分析之类的功能外，它还能对自己单元格中的　



数据自动填上颜色。本文就以　Excel　　　　



　　　　　　　XP　编制的新生入学成绩表为例介绍具体的操作方法。　　



　　　　　　　　1。打开　Excel　　　　



　　　　　　　XP　，新建一张空白表格。在第一行A1～F1　中依次填入―姓名‖、―语文‖、―数学‖、―外语‖、　



―综合科目‖和―总分‖字样。然后在表格第一列　A2～A6　中依次填入学生姓名，并在表格第一列　



最下端填入―平均分‖字样。如图　1　所示，在每个学生的相应科目下填入各自的成绩。最后将此　



表格保存为―新生入学成绩表‖文件。　　



　　　　　　　2。为了使各有所长的新生的成绩一目了然，制作的成绩表应让入学分数在　90　以下的数值显　



示为―倾斜‖　的―灰色‖　；让分数在　90～120　之间的数值显示为―橙色‖　；让分数在　120　以上的数值　



显示为―粗体‖、―红色‖　。　　



　　　　　　　3。用鼠标选中整个分数区域，单击―格式‖菜单的―条件格式‖选项。在弹出对话框图2　中将―条　



件　1‖下的项目依次设置成―单元格数值‖、―小于‖、―90‖，然后单击―格式‖按钮。如图　3　所示，　



在―字体‖卡片上将该种类下的文字―字形‖设为―斜体‖、―颜色‖设为―80％　的灰‖　。接着在―边框‖　



卡片上选择一种―全包围‖　的―外边框‖，按―确定‖　。　　



　　　　　　　4。　回到―条件格式‖　的主对话框，暂不要―确定‖退出，而是单击―添加‖按钮，增添―条件　2‖　



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为―单元格数值‖、―介于‖、―90‖与―120‖之间，其―格式‖为常规字型的―绿色‖　；重复操作，增添　



―条件　3‖为―单元格数值‖、―大于或等于‖、―120‖，文字―格式‖设为―粗体‖　的―红色‖（　图2）　。　　



　　　　　　　5。设置完毕，按―确定‖返回。效果如图　4　所示。展现在我们眼前的表格已经是―五彩缤纷‖　



了吧！所有不及格的分数都变成了深灰，同时还被加了个以示警惕的外框线；而所有介于　90～　



120　分之间的数值都成了墨绿色；当然，那些超过　120　的数值也都变成了加粗体的红色字。你　



看，面对这份条目明晰的彩色表格，哪个学生较差、哪个学生偏科严重、哪个学生实力均衡不　



就都一目了然了吗！此外，这里告诉各位一个小秘密：如果你硬将某一―条件格式‖应用到其他　



单元格中，只需选定该应用格式，然后单击―格式刷‖到目标区域―刷‖一下即可。　　



　　　　　　　6。现在单科成绩的分值已经区分开来，该是对―总分‖和―平均值‖进行计算了。我们将光标　



定位到　F2　单元格，然后在―fx‖区域中填入―=B2＋C2＋D2＋E2‖字样，意即将　B2…E2　单元格中的　



数值进行求和计算。输入完毕，回车即可看到结果。如图　5　所示，为了避免重复输入，我们右　



击　F2　单元格，选择―复制‖，然后拖动鼠标选中F3～F6　，仍然右击之，在弹出菜单中选择―粘　



贴‖命令。这时我们会发现，F3～F6　单元格中已经出现了相应的求和结果了。值得注意的是，　



Excel　　　　



　　　　　　　XP　并非仅仅只粘贴了单纯的―fx‖方程式，而是将该类型的函数计算动作应用到了选中区　



域。　　



　　　　　　　7。重复步骤　3　的操作，单击―格式‖菜单的―条件格式‖选项，在弹出对话框中将―条件　1‖设为　



―单元格数值‖、―小于‖、―500‖　。然后单击―格式‖按钮，在―字体‖卡片上将文字设为―　白色‖，并　



在―　图案‖卡片中选择一种无底纹的―紫色‖　。回到―条件格式‖　的主对话框，单击―添加‖按钮，增　



添―条件　2‖为―单元格数值‖、―大于或等于‖、―500‖，其―格式‖为常规字型的―黑色‖，按―确定‖（效　



果如图　6　所示）　。　　



　　　　　　　8。最后将光标定位到　B7　单元格，我们来算平均值。首先在―fx‖区域中填入―=AVERAGE（B2　，　



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B6）‖字样，意即算出　B2…B6　单元格中数值的平均值。和上一步骤一样，为了避免重复输入，　



我们右击　B7　单元格，选择―复制‖，然后拖动鼠标选中　C7…F7　，在右键菜单中选择―粘贴‖　。这　



时我们会发现，C7…F7　单元格中也如我们所愿出现了相应的数值了。　　



　　　　　　　9。　由于该行是各科成绩的平均值，所以我们不便像如上数值一样进行―条件格式‖填色，我　



们可以直接选取，手工定义。选择　B7…F7　单元格，将它定义为带―下划线‖　的―14　号‖字（见图　6）　。　



怎么样，大功告成的成绩表是不是有着不同于常规表格的别样风情呢！　　　　



　　



让电子表格发出动听的声音　　　　　　　　



　　　　　　　　一、准备工作　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Microsoft　　　　



　　　　　　　Excel　，单击―插入‖菜单，在弹出的菜单中单击―对象‖命令，再在弹出的对话框中单击―对　



象类型‖框，将光标移到―声音‖上，再单击―确定‖按钮，这时就会弹出―录音机　Book1　　的声音‖　



框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的　MIC　　　　



　　　　　　　IN　的插孔里。　　



　　　　　　　　二、录制声音　　



　　　　　　　　



录机播放音乐，又或者直接在　CD…ROM　里面播放光盘，只要将麦克风对着发声部位即可。对　



好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化，可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅　



度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间。如果录音完成，你只要单击一下停止键即　



可停下来。录音完成后，你可单击放音键试听，如果你认为不满意，可以重新录制，直到你认　



为满意为止。　　



　　　　　　　　三、声音与表格的合成　　



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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　出”命令。在录音机提示“〃〃在继续之　



前，是否先更新　Book1　的声音？‖在弹出的对话框中单击―是（Y）‖按钮，几秒钟后，代表已录制　



声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置，并且将鼠　



标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小，而表格内的任意部分内容都可以不　



用文字而用声音代替。这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。　　



　　　　　　　　四、听表格内的声音　　



　　　　　　　　



想听的某一部分内容的声音。操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在其下级　



子菜单下单击“播放”命令（也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单击―声音　



对象‖下的―播放‖命令）　，即可以播放录制的声音。当你想听到表格内某一单元格内的声音时，　



只要将麦克风图标移到该单元格内，按上述方法就可以听到，非常方便。　　



　　　　　　　　



这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用　E…mail　　发送给你的朋友，让他们在远方也　



可听到你的声音，或者你对他们的祝福。你看，多美呀　！　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　让数据　



透视表帮你轻松汇总数据──做一个可查询，能自动计算的汇总表　　　　　　　　



　　　　　　　一、什么叫做数据透视表　　



　　　　　　　笔者从事建设工程质量监督工作，每天都要同大量的工程数据打交道，什么建筑面积、工　



程造价等，并且常常要按照不同类型（如按施工单位的―资质等级‖、―工程类型‖、―质量等级‖　



等）进行分类汇总。在以前，这些工作都是靠计算器，一个一个、反反复复地敲出来的，每统　



计一次，我总是敲得腰酸背痛。后来，我用上了电脑，用　Excel　来管理这些令人头痛的数据，　



运用其―数据透视表‖功能，使原来十分繁杂的统计工作，变得既轻松又简单了。　　



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　　　　　　　　图　1　是我天天要面对的一张数据表，是用　Excel　XP　制作的。下面，我们就利用　Excel　XP（在　



Excel　　　　



　　　　　　　2000　中同样可以实现）　的―数据透视表‖功能，按施工单位―资质等级‖、―工程类型‖和―质量　



等级‖来汇总―建筑面积‖和―工程造价‖　图2　，这样可以方便我轻松查询记录的数据，和自动计算　



我想得到的计算数据。　　



　　　　　　　　当然，这个功能你可以用来记录家庭的日常理财状况、公司里简单的财务状况，甚至编辑　



们也可以用来统计稿费。总之，它的应用面非常广，这期我们先来学习一下如何把一个数据表　



格编程可查询的数据透视表。下期将带领大家来品尝一下它的广泛应用。　　



　　　　　　　二、六步就能创建数据透视表　　



　　　　　　　　1。启动　Excel　XP　，打开需要创建数据透视表的工作表。　　



　　　　　　　2。选中数据所在单元格区域中的任意一个单元格，执行―数据→数据透视表和数据透视图‖　



命令，启动―数据透视表和数据透视图向导──3‖　，并进入―步骤之　1‖图3　。　　



　　　　　　　3。按―下一步‖按钮，进入―步骤之　2‖　，此时，系统会将数据区域智能化地填入―选定区域‖　



后面的方框中图　4　。　　



　　　　　　　提示：如果你的数据源不是　Excel　工作表，而是用其他程序（如　Access　等）制作的，请在―步　



骤之　1‖中选中―外部数据源‖选项，然后再按―下一步‖按钮，并按随后的提示操作。　　



　　　　　　　4。再按―下一步‖按钮，进入―步骤之　3‖　。如果将数据透视表放在一个新建的工作表中，请　



选定―新建工作表‖选项（通常是默认选项）　；如果将―数据透视表‖与数据源放在同一个工作表中，　



请选定―现有工作表‖选项，并指定存放区域图　5　。　　



　　　　　　　5。按―完成‖按钮，此时，系统新建一个工作表用来存放―数据透视表‖　的汇总数据，并自动　



打开―数据透视表‖工具栏和―数据透视表字段‖列表图　6　。　　



　　　　　　　6。到了这一步是非常重要的。我们根据汇总的需要，将―数据透视表字段列表‖　中相应的字　



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段（就是我们通常所说的工作表列标题）拖到数据透视表相应区域：　　



　　　　　　　　比如在我这个例子中，①将“质量等级”字段拖到“页字段”处（位于―数据透视表‖区域上　



方）　。②将―资质等级‖字段拖到―行字段‖处（位于―数据透视表‖区域左侧）　。③将―工程类型‖字段　



拖到―列字段‖处（位于―数据透视表‖区域上方）　。④将―建筑面积‖（或―工程造价‖）字段拖到―数据　



项‖处（位于―数据透视表‖区域中部）　图7　。　　



　　　　　　　至此，数据透视表制作完成，汇总结果便如图　2　所示。　　



　　　　　　　提示：制作好的数据透视表，同普通工作表一样，可以设置相应的格式（如字体、字号、　



对齐方式等）　。　　



　　　　　　　三、与数据透视表相关的几个名词　　



　　　　　　　行字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一）　，在数据透视表的行方向显示出来。例如　



此处的―资质等级‖字段。　　



　　　　　　　列字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一）　，在数据透视表的列方向显示出来。例如　



此处的―工程类型‖字段。　　



　　　　　　　页字段：数据源中的字段（工作表的列标题之一）　，在数据透视表中的上方显示出来，用于―筛　



选‖不同的数据进行统计（如―合格‖、―优良‖、―全部‖等）　。例如此处的―质量等级‖字段。　　



　　　　　　　数据区域：包含汇总数据的数据透视表单元格。如此处的根据―建筑面积‖或―工程造价‖字　



段汇总后的结果。　　　　



　　



　　



数据透视表应用拓展──让表更智能和更有个性　　　　　　　　



　　　　　　　可以随意更改表中数据项　　



　　　　　　　我们这里说的数据项就是数据透视表中的行、列和页字段下的子类别。　　



　　　　　　　这些数据项都能够随意修改，或者为方便查询某组数据而把数据在表中排列得更为合理。　　



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　　　　　　　这时，我们可以点击在某个数据项右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表（如图　1）中，　



选中其中的某个项目（子类别）　，然后按―确定‖按钮，数据透视表中的数据便可根据你的选择筛　



选数据了。　　



　　　　　　　提示：当然，你还可以清除或者隐藏表中的某组数据。你只需要在数据项前面复选框按右　



边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，清除某个项目（子类别）前面复选框中的―　∨‖号，然　



后―确定‖即可。　　



　　　　　　　对数据智能计算　　



　　　　　　　就此例子，我们希望能够得到―建筑面积‖　的求和项，或者以其他计算方式计算某个数据项，　



我们可以采取下面的方法来进行：　　



　　　　　　　简单地数据汇总　　



　　　　　　　　鼠标单击数据透视表数据区域，打开“数据透视表字段列表”，将“工程造价”字段也拖　



至“数据区域”，让其与“建筑面积”共同汇总出来，显示结果如图　2　所示。　　



　　　　　　　提示：如果鼠标单击数据区域时，“数据透视表字段列表”不能显示出来，可以这样来打　



开：执行“视图→工具栏→数据透视表”命令，打开“数据透视表”工具栏，按工具栏最右端　



的“显示字段列表”按钮即可。　　



　　　　　　　其他计算方式　　



　　　　　　　通常情况下，数据透视表默认将数据按“求和”的方法进行汇总，如果我们重新选择，就　



可以达到汇总其他计算项目的目的。例如：在此处，我们要汇总工程项　目数，可以这样来操作：　　



　　　　　　　用鼠标在数据透视表的“求和项：建筑面积”上双击，打开“数据透视表字段”对话框（如　



图3），选中―汇总方式‖下面的―计数‖选项后，按―确定‖按钮，即可统计出各项目的工程数目，　



结果如图　4　所示。　　



　　　　　　　表中数据如何智能更新　　



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　　　　　　　如果修改了数据源中的数据，就需要更新数据透视表中的数据，否则汇总结果不正确。更　



新数据可以采取下面三种方法来实现：　　



　　　　　　　①打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“更新数　



据”按钮（一个感叹号）　即可图　5　。　　



　　　　　　　②选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“更新数据”　



选项即可。　　



　　　　　　　③选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“表格选项”，　



打开“数据透视表选项”对话框（如图　6），选中其中的―打开时刷新‖选项，―确定‖退出，以后　



打开相应的工作簿文件时，数据即被自动更新。　　



　　　　　　　制作更个性的表单　　



　　　　　　　如果你想改变行、列及页字段，即修改数据透视表的布局，可以这样来进行：　　



　　　　　　　①选中数据区域中任何一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令，直接　



按　“步骤之3‖　。　　



　　　　　　　②按其中的“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导──布局”对话框（如图　



6）　。　　



　　　　　　　③选中需要修改的字段（如行字段──　资质等级）　，将它拖回到右侧的字段列表中。然后将新　



字段拖至相应