Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第69部分

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一步的修改，此时你可以使用箭头键移动选择图表元素。　　



　　　　　　　三、自动更新的智能图表　　



　　　　　　　很多情况下，我们制作了一个图表后，经常需要向图表添加新的数据点。更新一个图表的　



引用数据范围并不难，我们只要使用一些特殊技巧就可以创建一个在你对工作表增加或删除数　



据点时会自动更新的智能图表。　　



　　　　　　　下面的实例介绍了如何创建自动更新图表的具体方法：　　



　　　　　　　　1。创建如图　1　所示的图表。　　



　　　　　　　2。选择―插入‖/―名称‖/―定义‖，出现―定义名称‖对话框。在―当前工作簿中的名称‖栏中输入　



―月份‖，在―引用位置‖栏内输入公式=OFFSET（sheet1！A2；0；0；COUNTA（sheet1！A：A）…1）‖，　



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单击―添加‖　。再在―当前工作簿中的名称‖栏中输入―贷款‖，在―引用位置‖栏内输入公式　



―=OFFSET（sheet1！B2；0；0；COUNTA（sheet1！B：B）…1‖单击―添加‖　。然后单击―确定‖按钮，关　



闭―定义名称‖对话框。　　



　　　　　　　3。激活图表，并选择数据系列。你可以看到，在本例编辑栏中的公式为　



―=SERIES（Sheet1！B1；Sheet1！A2：A7；Sheet1！B2：B7；1）‖　。现在修改此公式为　



―=SERIES（Sheet1！月份；Sheet1！贷款，1）‖，即用已定义的名称取代单元格区域引用。这样，自　



动更新的智能图表就制作好了。以后，当你在　A　列和　B　列增加或删除数据时图表会自动更新。　　



　　　　　　　几点说明：　　



　　　　　　　　●OFFSET　函数指定第一个数据点（A2　单元格）　以及应用COUNTA　函数读取列中的数据点。　



因为A　列在第一行有标题，公式中减去　1。　　



　　　　　　　　●每个数据系列都有一个相关连的　SERIES　公式，当你在图中选择数据系列时它就会出现　



在编辑栏中。SERIES　公式由　4　个变量的　SERIES　函数组成，你可以直接在　SERIES　公式中编　



辑所指定的数据范围，甚至可以直接输入一个新的　SERIES　公式。要注意的是，SERIES　函数　



使用的是绝对单元格地址，要改变数据系列使用的数据，就得在编辑栏公式中使用绝对单元格　



地址。　　



　　　　　　　　四、有用而危险的技巧　　



　　　　　　　选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发　



现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你　



要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况　



下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。　　



　　　　　　　五、断开图与数据联系的―死‖　图　　



　　　　　　　我们知道，图表中的数据系列是与存储在工作表的数据相联系的。当然，你也可以断开这　



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种联系，使得数据系列不再依赖工作表中的数据。具体方法为：选择图表中的数据系列，激活　



编辑栏，按　F9　键，再按回车键即可。这样就把该数据系列的区域引用公式转变为包含工作表　



数据的数组，从而断开了图与数据的联系。如果你断开图中所有数据系列的联系，你的图就变　



成了一个不依赖工作表中数据的―死‖　图。　　



　　　　　　　六、美化你的数据表　　



　　　　　　　我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话（　比如其　



格式化不是很方便）　，你可以粘贴链接图片到图表来代替数据表。下面的技巧很有用，特别是　



将单元格区域复制成图片的方法也许对你有所帮助。创建好图表，并将数据表使用的单元格区　



域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域，按住　Shift　键，选择―编辑‖菜单中的―复制　



图片‖命令，出现一个―复制图片‖对话框，单击―确定‖接受默认选项。这样，选定的单元格区　



域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时，所粘　



贴的是一幅图，还不是链接的表，还需要你选择粘贴的图片，在编辑栏输入链接的单元格区域　



（或直接用鼠标选择）　。图2　中我们给出了一个示例，图中链接的公式为―=sheet1A1：F3‖　。这样，　



粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片，对于工作表中单元格区域　A1：F3　中的任何　



改变，都会直接反映在图表链接的图片中。怎么样，这样的数据表不错吧！　　　　



　　



请评委亮分　　　　　　　　



　　　　　　　　



的比赛紧张进行，台下负责统分的众多工作人员则忙得不可开交，手中的计算器按个不停，即　



使这样，还非常容易出错。其实我们只要利用　Excel　　　　



　　　　　　　2000　中的RANK　函数和MAX　、MIN　函数就可使这项工作变得非常轻松。　　



　　　　　　　　　如图（　图）　，利用Excel　2000　制作一空白评分表，将参赛选手的情况预先录入，设置　



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好页面。　　



　　　　　　　　2。按照制定好的评分规则设计计算公式。在这里，我们假设此次大奖赛的评委为　10　



名，评分规则为　10　名评委的评分中去掉一个最高分，去掉一个最低分，得出参赛选手的总得　



分，然后除以　8，得出参赛选手的最后得分，根据参赛选手的最后得分由高到低来计算名次。　　



　　　　　　　　（1）单击　N4　单元格，录入公式　SUM（D4：M4）…MAX（D4：M4）…MIN（D4：M4）　。该公式的含　



义是先计算出全部　10　个评委的总评分（SUM（D4：M4）），然后减去　10　个评委中的最高分　



（MAX（D4：M4））和最低分（MIN（D4：M4））　。　　



　　　　　　　　　　单击　O4　单元格，录入公式　N4/8　，计算选手的最后得分。　　



　　　　　　　　（3）单击　P4　单元格，录入公式　RANK（O4；OS4：OS8）　。该公式的含义是根据各位选手的　



最后得分来由高到低计算名次。在这里我们用到关键函数为　RANK　函数，该函数的作用是返　



回一个数值在一组数值中的排位。它的语法为：RANK（number；ref；order）　　



　　　　　　　　　　　　　　　为需要找到排位的数字。　　



　　　　　　　　　　　为包含一组数字的数组或引用。Ref　　中的非数值型参数将被忽略。　　



　　　　　　　　Order　　为一数字，指明排位的方式。如果　　order　　为　　0　　或省略，Excel　将　ref　当作按降　



序排列的数据清单进行排位。如果　　order　　　　



　　　　　　　不为零，Excel　　将　ref　当作按升序排列的数据清单进行排位。　　



　　　　　　　　　　最后使用自动填充柄在　N　、O、P　列按需要填充。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　名下录入他们的打分，各位选手的得分情况和名次就　



自动计算出来，当比赛结束时，我们只要在P　列使用自动排序功能，所有选手的名次就全部　



排好了，非常方便。　　　　



　　



让　Excel2000　　自己操作　　　　　　　　



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　　　　　　　一、自动打开文件　　



　　　　　　　　在　Excel　2000　中有一个名叫XLSTRAT　的文件夹，默认位置为：C：Program　　　　



　　　　　　　FilesOfficeoffice，它是专门用来存放需要自动打开的文件的，所以我们只要将要自动打　



开的　Excel　文件复制到该文件夹下，你每次打开　Excel　　　　



　　　　　　　2000　就会自动运行　XLSTRAT　文件夹中的文件，即自动将该文件打开，这样你就可以省下　



―打开文件‖这一步了。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XLSTRAT　文件夹下，而将这些文件存放在某个专　



门的文件夹中，如我的文档下。但存在这些文件夹下的文件不能自动打开，所以我们只能将这　



个文件夹设置为―替补启动目录‖，才能使该文件夹下的文件自动打开。具体方法如下：　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Excel　文件，再执行―工具/选项‖命令，打开―选项‖对话框，选择　



―常规‖选项卡，然后在―替换启动目录‖框内输入这个文件所在的目录，接着再单击―确定‖就可　



以将该文件自动打开了。　　



　　　　　　　二、自动保存文件　　



　　　　　　　　大家一定会对　Word　　　　



　　　　　　　2000　中的文件自动保存功能大加赞美，因为在使用过程中它会给我们带来许多方便，如突　



然断电时可以恢复一些。其实　Excel2000　也有这个功能，只不过大家要跟我一起来实现它。　　



　　　　　　　　　　加载宏　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（应　



该是最后一项）设置为选中状态，单击―确定‖退出。经过上述操作后你只要点击一下―工具‖菜　



单，里面就出现了―　自动保存‖项，而且这一项为勾选状态，表明正在执行中。　　



　　　　　　　　　　设定自动保存时间　　



　　　　　　　　



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存时间间隔为　10　分钟，大家可以根据自己的需要作相应的设置，如笔者把这个时间设置成　5　



分钟一次。如果选中其中的―保存前提示‖项，则在每次自动保存之前会提示用户确认，设置完　



成后单击―确定‖即可。　　　　



　　



让　Excel　与　IE　携手──在　Web　上发布你的　Excel　数据　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　随着信息化建设的发展，越来越多的单位拥有了办公网络。而如何将数据发布到网上，　



并供用户浏览和分析和查询呢？许多单位利用很多编程工具来编写适当的程序来完成这一工　



作。但其实用　Excel　便可以轻松地完成此项工作，并极易以满足简单事务管理对数据库的需要。　　



　　　　　　　一、首先建立　Excel　数据库　　



　　　　　　　数据库是　Excel　的三大功能（表格、图表、数据库）之一，使用这一功能必须建立―数据清单‖　。　　



　　　　　　　　1。数据清单　　



　　　　　　　数据清单是一种特定格式的　Excel　工作表。它将工作表首行的单元格作为列标记（相当于数　



据库字段）　，然后在列标记下面的单元格输入数据（相当于字段中的数据）　。　　



　　　　　　　提示：一个完整的数据库，需要包括行列项。　　



　　　　　　　2。建立数据清单的注意事项　　



　　　　　　　数据清单是　Excel　数据库的基础，建立数据清单有一些特殊要求：首先，每个数据清单应　



当占用一张工作表，不要在一张表上建立多个数据清单。因为　Excel　的某些数据库管理功能（如　



筛选）　，只能对一个数据清单生效。其次，不要在数据清单中放置空白行或列，这会妨碍　Excel　



对数据库的检测和操作。最后，数据清单中的数据前后不要输入空格，否则可能导致　Excel　



操作数据时出错。　　



　　　　　　　二、保存并发布数据库　　



　　　　　　　　当数据全部输入工作表，你就可以将它保存为交互式　Web　页，然后链接到局域网主页。　　



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　　　　　　　　1。保存　Web　页　　



　　　　　　　首先打开含有数据库的　Excel　工作簿，单击―文件‖菜单下的―另存为　Web　页‖命令，即可打　



开―另存为‖对话框。若要将整个工作簿保存为　Web　　　　　　　　　　　　　　　　　页，在―保存位置‖下选择好文件的存储路　



径，输入文件名后单击―保存‖按钮即可。　　



　　　　　　　提示：如果你要将当前工作表保存为交互式　Web　页，只需将―重新发布（E）：工作表‖和―添　



加交互‖两项选中，按相同方法―保存‖就可以了。　　



　　　　　　　2。设置　Web　页属性　　



　　　　　　　假如你想仔细选择要保存的　Web　页属性，就应当单击上述步骤中的―发布‖按钮，打开―发　



布为　Web　页‖对话框图　1。图中―发布内容‖下的―选择‖下拉列表，可以挑选需要保存的对象。―　曾　



经发布过的条目‖下方显示用户曾经保存过的　Web　页，将它选中后单击―删除‖按钮，可以将这　



个文件名从图　1　对话框中去掉。　　



　　　　　　　提示：Excel　的交互Web　页有电子表格和数据透视表两种功能。选中―查看选项‖下的―添加　



交互对象‖，就可以打开右边的下拉列表选择―　电子表格功能‖或―数据透视表功能‖　。建立微型　



网络数据库必须选择前者。　　



　　　　　　　如果选中图　1　中的―在每次保存工作簿时自动重新发布‖，可以在保存工作簿时按原来的方　



式自动更新网上的　Web　页，这对频繁更新网页表格数据的用户非常方便。若选中―在浏览器中　



打开已发布的　Web　页‖，可以在发布完成后立即打开浏览器进行查看。　　



　　　　　　　　以上工作完成后，单击图　1　中的―发布‖按钮，原始数据库就可以按照上面的设置保存为交　



互式　Web　页，其结果如图　2　所示。如果被保存的工作簿中含有多个工作表，单击图　2　左下角　



的―倒三角‖下拉按钮，就可以打开下拉菜单选择要浏览的工作表了。　　



　　　　　　　前面我们把　Excel　的数据表发布成　Web　，最后可以得到如图　3　的交互式Web　页，它的显著　



特征是带有工具栏。用户可以利用它操作　Excel　　数据清单。下面我们介绍交互性　Web　　数据主　



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要功能的实现方法：　　



　　　　　　　交互式　Web　数据功能的实现　　



　　　　　　　　1。公式统计　　



　　　　　　　　图3　的交互式Web　页能用公式进行各种统计，除不能使用　Excel　函数向导和编辑栏外，所　



有操作与　Excel　完全相同。以工资统计为例，如果某个用户要统计图　3　中的平均工资总额是多　



少，只需选中　H9　　单元格，输入公式―=AVERAGE（H2：H8）‖　回车，立即可以在　H9　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中看到结果　



2；514。29　。　　



　　　　　　　假如这个用户还要统计图　3　中职称是―经济师‖　的职工的工资总额，只要选中图中的任意一　



个空白单元格，然后输入―=SUMIF（E2：E8；〃经济师〃；H2：H8）‖，回车即可看到结果4；900。00　。鼠　



标单击显示公式结果的单元格，即可显示公式本身。　　



　　　　　　　另外，交互式　Web　页也有―　自动求和‖功能，其使用方法与　Excel　一样，这里就不赘述了。　　



　　　　　　　2。数据排序　　



　　　　　　　排序是数据库的一项经常性操作，对图　3　　的交互式　Web　　页而言，用户可以选择任何一个　



列标记作为排序关键字。假如你要让图　3　中的数据按照工资总额由小到大的顺序排列，只需选　



中图　3　　中的　H1　单元格（即―工资总额‖），然后单击工具栏中的―升序‖按钮即可；也可以选中图　



中任意一个有数据的单元格，然后单击―升序‖下拉按钮打开图　4　列标记菜单，选择其中的―工　



资总额‖就可以了。　　



　　　　　　　提示：选择其他列标记―降序‖重排数据的操作方法与上类似，请读者参照上面的介绍执行。　　



　　　　　　　3。数据筛选　　



　　　　　　　数据筛选是　Excel　数据库的一项重要功能。假如用户要在图　3　　中找出―职称‖是―经济师‖　的　



所有记录，可以按照以下方法操作：首先将光标放入数据清单的数据区，然后单击工具栏中的　



―　自动筛选‖按钮，所有列标记的右侧就会出现一个下拉按钮。单击―职称‖旁边的下拉按钮，就　



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可以打开一个包含所有列标记的列表图　5　。选中列表中的―经济师‖，单击―确定‖按钮，所有包　



含―经济师‖　的记录就会在浏览器窗口中显示。　　



　　　　　　　提示：如果你想筛选“职称”是“经济师”或“会计师”的记录，只需将图　5　　中的―经济　



师‖和―会计师‖选中，―确定‖后即可筛选出―职称‖是―经济师‖或―会计师‖　的记录。　　



　　　　　　　另外，图　3　的数据库支持复合条件筛选。如果你要将图　3　中―性别‖是―女‖，学历是―大学本　



科‖　的所有记录找出来。先打开―性别‖下拉列表，选中其中的―女‖后―确定‖　，就可以找出符合　



这个条件的所有记录。然后打开―学历‖下拉列表，选中其中的―大学本科‖后―确定‖，就可以在　



第一次筛选的基础上找出―学历‖是―大学本科‖　的所有记录。　　



　　　　　　　数据筛选完成后，只要再次单击―　自动筛选‖按钮，就可以使图　3　的表格恢复原状。　　　　



　　　　　　　4。数据共享　　



　　　　　　　Web　页上的　Excel　数据库可以用多种方式进行数据共享。如果你是访问远程服务器　Web　页　



的用户，可以将它导出到Excel　，可供进一步分析数据时使用。具体操作方法是：单击图　6　工　



具栏中的―导出到　Microsoft　　　　



　　　　　　　Excel‖按钮，Excel　就会自动运行，并按　Web　页表格的原样生成一个新工作表。　　



　　　　　　　如果你需要获取　Web　页上的部分数据，只需选中包含这些数据的区域，单击―复制‖按钮将　



数据放入剪贴板，就可以为其他程序共享了。　　



　　　　　　　5。数据查找　　



　　　　　　　Web　页数据库允许用户快速查找其中的数据，如查找图　1　中―松江‖　的操作方法是：将光标　



放入交互式　Web　　　　　页的任意单元格，单击工具栏中的―命令和选项‖按钮，打开―命令和选项‖对　



话框中的―工作表‖选项卡。在―查找内容‖后输入―松江‖，单击―查找下一个‖按钮（或回车）　，光　



标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，就会弹出一个对话框告　



知用户。　　



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　　　　　　　6。其他功能　　



　　　　　　　另外，用户可以在　IE　中任意编辑修改图　1　中的数据，并且将它们导入Excel　或复制到其他