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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第95部分
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拖动可拆分窗口。
7） 状态栏中的双击：双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。
双击“录制”则弹出“录制宏”对话框，双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别
进入修订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。
8） 在“文件”的“打开”对话框中，选定文件名后右击，选择“打印”可不打开文件而快速
打印 Word 文档。
9） 选定多边形后右击，选择弹出菜单中的“编辑顶点”，按 Ctrl 不放，单击连线可增加顶点，
单击顶点则删除该顶点。
3、word 快捷键卡
说明：适用于 Office2007 。
如果功能不能用，请注意是否在英文输入状态。
Ctrl Ctrl＋Shift Alt＋Shift Ctrl＋Alt
A 全选 all 大写 allcaps 显示所有标题
B 粗体 bold 粗体 bold
C 拷贝 copy 格式拷贝 copy format 关闭预览 cancel 版权 copyright 符号
D 字体格式 dot 分散对齐 distribute 插入日期 date
E 居中对齐 Center 修订 edit 编辑邮件合并数据 插入尾注 endnote
F 查找 find 定义字体 font 插入合并域 插入脚注 footnote
G 定位 go to
H 替换 huan 应用隐藏格式 hide
I 斜体 italic 斜体 italic 预览 preview
J 两端对齐 adjust
K 超级链接 link 小型大写字母 预览邮件合并 自动套用格式
L 左对齐 lef 列表样式 list 显示 Listnum 域
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M 左缩进 margin 减少左缩进 打印已合并文档 批注 动词 margin
N 新建 new 降级为正文normal 合并文档 普通视图
O 打开 open 标记目录项 大纲视图 outline
P 打印 print 定义字符大小 pound 插入页码 page 页面视图 page
Q 取消段落格式 quit symbol 字体 quick
R 右对齐 right 页眉页脚链接 注册商标 register？
S 保存 save 定义样式 style 拆分窗口 Split
T 首行缩进 indent 减小首行缩进 时间 time 商标 trademarkrm
U 下划线 underline 下划线 underline 更新域 update 更新表格格式
V 粘贴 格式粘贴 插入自动图文集
W 写盘关闭 write 只给词加下划线word
X 剪切 标记 index entry
Y 重复 重复查找
Z 撤消 默认字体样式 返回
0 段前 6p 切换
1 单倍行距 显示“标题 1” 应用“标题 1”
2 双倍行距 显示“标题 2 ” 应用“标题 2 ”
3 锁定 显示“标题 3 ” 应用“标题 3 ”
4
5 1。5 倍行距 应用“标题 5 ” 应用“标题 5 ”
= 下标和正常切换 上标与正常切换
4 ．Wrod 功能键
说明：适用于 Office2007 。
无 Shift Ctrl Ctrl＋Shift Alt Alt＋Shift Ctrl＋Alt
F1 获得联机帮助内容敏感型帮 定位至下一域定位至前一域 Microsoft 系统
Office 助手 助或展现格式 信息
F2 移动文字或图复制文本 打印预览 保存 打开
形
F3 插入“自动图文改变字母大小剪切到“图文插入“图文场”创建“自动图文
集”词条 写 场” 中的内容 集”〃词条
F4 重复上一操作重复“查找或定 关闭窗口 退出 Word 退出 Word
位”
F5 定位 移动到前一处还原文档窗口编辑书签 还原程序窗口
修订 文档大小 大小
F6 定位至下一窗定位至前一窗定位至下一窗定位至前一窗
格 格 口 口
F7 拼写 同义词库 “控制”菜单更新中 Word 源文查找拼写错误中英词典
的“移动〃命令。档中链接的信 （自动拼写检
息 查）
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F8 扩展所选内容缩小所选内容 “大小”命令 扩展所选内容 运行宏
（或块）
F9 更新选定域 在域代码和其插入空域 解除域的链接在所有域和它 中 运 行
结果之间进行 们的结果之间Gotobutton 或
切换 进行切换 Macrobutton
F10 激活菜单栏 显示快捷菜单将文档窗口最 激活标尺 将程序窗口最
大化 大化
F11 定位至下一域定位至 前一域锁定域 解除对域的锁显 示 Visual
定 Basic 代码
F12 另存为 保存 打开 打印
5、灵活动用 WORD 的“打开”对话框
说明：适用于 Office2007 。
5。1 以不同方式打开文档
首先在“打开”对话框中将文件选中，然后单击“打开”下拉按钮，看到了吗？Word 2000
提供了四种方式打开文档。
1） “打开”：是对话框默认的文件打开方式，不说您也知道。
2） “以只读方式打开”：则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，而不能直
接修改并保存原文件。
3） “以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录创建它的副本。例如，以副本方式打开
了My Documents 文件夹中的“Word 技巧”，则 My Documents 文件夹会出现一个名为“Word
技巧（2） ”的新文件。
4） 若在对话框内选中了“Web 页”或 Web 快捷方式，则“打开”下拉菜单的“用浏览器打
开”命令可用。选择它即可用浏览器打开 Web 页或连接到某个 Web 站点。
5。2 管理文件
1） 查找文件
“打开”对话框具有基本的文件管理功能。“打开”对话框可用文字或文字与通配符搭配
使用，查找含有某些关键字的文件。方法是：使用“查找范围”列表定位文件的位置。然后在
“文件名”框内输入要查找的关键字，或者打开“文件名”下拉列表查找已输入的关键字。必
要时可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所
有包含待查找关键文字的文件名均出现在对话框中。除此之外，你还可以在“文件名”框内使
用通配符“*”，如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”结尾的文件等。
2） 自动匹配文件
当你在对话框的“文件名”框内输入文件名后，只要输入的文件名与某个文件名匹配，框
内就会自动补齐剩余的若干字符，回车即可打开该文件。否则可继续输入剩余的部分，寻找或
打开其他文件。相信在 Excel 中录入数据时您已经领会到它的方便。
3） 排序文件
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“打开”对话框中的文件按一定规律排序，有利于用户快速查找文件。排序方法是：点
击“视图”按钮，在下拉菜单中选择“排列图标”子菜单，从“按名称”、“按类型”、“按大小”
和“按日期”四种排序方私中选择即可。
6、关于快捷键、菜单、工具栏
说明：不适用于 Office2007 。
1） 在主菜单上添加命令或工具按钮：使用 800 ×600 像素以上的分辨率，主菜单右边有很多
空位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！
2） 快速自定义快捷键：按下“Ctrl＋Alt＋Num ”组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执行要
定义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。
3） 漂移下拉菜单：单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按
钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。
7、另有妙用的 Ctrl＋Z
说明：适用于 Office2007 。
大家都知道，Ctrl ＋Z 的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取
消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗？Ctrl ＋Z 还有特殊的作用
先举一个例子，在没有改变 W o rd 缺省设置的情况下，在空行中输入：
“1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2 、”
字样。
这时如果按 BackSpace 键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编
号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。
这时，Ctrl ＋Z 就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一
下 Ctrl ＋Z ，一切都 OK 了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”
的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。
比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，
然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下 Ctrl ＋Z ，刚好取消了第二个操作，就像什
么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更
改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现 Ctrl ＋Z 的妙用。
8、在 Word 中直接批量转换文档
说明：不适用于 Office2007 。
手头上有许多 Word 生成的 DOC 文件，想都转化成 TXT 文件去投稿，而苦于往返于“打
开/另存为”之间。其实，在 Word 中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建
立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按
“Ctrl＋N ”快捷键，这样Word 会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件
对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有
安装此模板，系统会自动启动 Office2000 或XP 的安装程序，并会提示你插入Office2000 光盘），
再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将 WORD/XP 中所有支持的文件格式批量转换
成 WORD/XP 格式，也可以将 WORD/XP 格式批量转换至 WORD/XP 中所有支持的文件格式，
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包括 RTF 文件、WEB 页文件、WPS 文件、Lotus 1…2…3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等，
相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。
9、快速查看文档的内容和属性
说明：适用于 Office2007 。
快速查看的方法步骤为：
1） 单击“打开”按钮；
2） 在“查找范围”框中，单击包含要查看的文件的驱动器；
3） 双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所
需文件，则可以对其进行搜索；
4） 单击所需文件；
5） 要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。要查
看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令”按钮；要查
看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。
10、“查找与替换”功能妙用。
说明：适用于 Office2007 。
10。1 快速替换特殊格式的字体
如：要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。
操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入“电
脑”，并单击“高级”选项，打开“格式”菜单（注意要在激活“替换为”下拉窗口的条件下），
将字体设为粗体、红色、下划线。单击“全部替换”按钮即可。
10。2 通配符的妙用
如：要将全文书名号内的内容都设为黑体、绿色。因为书名号的内容不一定相同，所以要
使用通配符功能。
操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“《＊》”（注：“＊”可表示多个字
符，“？”可表示一个字符），在“替换为”中点击鼠标，使光标定位，但不填入任何内容，再
应用“高级”选项，将字体设为黑体、绿色，并在“使用通配符”前打钩。单击“全部替换”
按钮即可。
11、如何查看和清空剪贴板
说明：适用于 Office2007 。直接点击“开始” “剪贴板”即可查看。
在文档编辑过程中，用户经常会使用复制和粘贴功能，有时复制次数过多后，需要查看或
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删除剪贴板的内容，如何操作呢？
执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有
内容，用户可以选择单个删除或者全部清空。
12、鼠标快捷操作 Word
说明：适用于 Office2007 。拆分窗口前需要新建窗口。通过“视图” “窗口” “新建窗口”
可以建立另一外编辑环境。对新建的窗口，拆分功能可用！原窗口拆分功能仍不可用。
如果你经常要录入较长的文档，常常会遇到需要对跨度较远的不同文字的编辑操作，翻来
覆去，实在辛苦。这时另外一个不为人注意的小东西就派上用场了，它就是位于窗口右边滚动
条上方、与带黑三角形的按钮相邻的一个很扁的折叠起来的滚动条。把鼠标放在上面，鼠标就
会变成一个如同十字架的上下箭头，在这种状态下双击左键，窗口就会上下一分为二，这样我
们就可以在不同的窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作（其作用就相当于“窗口”
中的“折分”） 。我们还可以按住该滚动条并往下拖，这样也可以把窗口分成两个，窗口的大
小可以用鼠标来调整。
12。1 快速保存
首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为：单击“工具”菜单中“选项”命令，
在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保
存文档。然后，word 的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编
辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的
时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。
12。2 同时编辑长文档的多个部分
同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编
辑，这里有两种方法实现该功能。
1） 方法一：利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗
口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，
你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。
2） 方法二：用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”
菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一
个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆
分”“菜单项”。
12。3 同时保存或关闭多个文档
同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时�
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