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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第96部分
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分”“菜单项”。
12。3 同时保存或关闭多个文档
同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住
Shift 键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，
你只需单击其中之一即可。
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J 、文件操作
1、嵌入 truetype 字体
说明：适用于 Office2007 。
当文档中包含某些特殊字体（一般电脑上不安装的字体） ，如 office2000 所带的繁体字——
—mingliu ，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入truetype
字体。方法是：将“工具→选项”的“保存”选项卡上的“嵌入 truetype 字体”复选框选中。
由于一个truetype 字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入 truetype 字体后，
文档长度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中“只嵌入所用字符”复
选框，则文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。
2、利用 Word 自动为文档编写摘要
说明：未知。
撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文
档进行分析、提炼后得出的，不过你若是一名 Word 用户，则不妨“偷偷懒”。Word 具有自动
为文档编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，然后再将这些
要点集中到一起即成为摘要。由于 Word 既可将摘要单独汇编成文，也可将它们放在源文档中
突出显示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘要的任何要求，减轻用户
的工作量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特将利用Word 自动为文档编写摘
要的方法介绍如下：
1） 启动 Word ，打开准备编写摘要的文档（ 以下操作均以中文 Word97 为例，其它各个版本的
操作基本类似，用户可参照使用） 。
2） 执行“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令，弹出对话框。
3） 在“摘要类型”框中选择合适的摘要种类。Word 总计提供了四种类型不同的摘要供用户
选择，它们分别是：
突出显示摘要——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他们进行突
出显示，起到突出重点的作用。
在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键 句子之后，再将它们复
制到源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求。
将摘要置于新文件中—— 自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们全部复制
到一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档（本类摘要与“在文档上方插入摘
要或摘录文字”的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者将它们放在
同一文档的不同位置） 。
保留摘要，其它内容隐藏——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显示这些关
键性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的内容时，采
用本功能效果十分理想。
4） 在“相当于原长的百分比”框中键入所需摘要的详细程度（如 25 ％即表示生成的摘要相当
于源文档总长度 25 ％） 。
5） 单击“确定”之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的要求显示
出来。
6） 用户若对 Word 自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需利用“自
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动编写摘要”工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击“相
当于原长的百分比”框上的箭头；如果要在“只显示文档要点”和“在文档中突出显示要
点”之间进行切换，可单击“突出显示/ 只显示摘要”按钮。
7） 调整完毕后单击“自动编写摘要”工具栏上的“关闭”按钮，关闭“自动编写摘要”工具
栏。
8） 对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。
至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提
高了工作效率。由于 Word 自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行分析
汇总后得出的，因此在结构性较好的文档（如报告、文章和专业论文） 中的效果较好，而在小说
之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好帮手，你
也试一下吧！
3、巧用 Word “版本”功能
说明：不适用于 Office2007 。帮助文档中明确说明Word2007 不支持版本功能。并且打开 2003
的文档之后也不会保存之前的版本信息，请注意！
撰写工作报告或是演讲文稿，经常是改了再写，写了再改，有时候甚至需要预备多个版本。
通常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件，相似的文件多了，不仅占用了磁盘空间，
而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢？当然有！
解决这个问题的关键就是 Word 2000/XP 的“版本”功能，打开Word 2000/XP 的“文件”
菜单，可以找到这项不为常人所关注的命令。
提示：Word 2000/XP 采用了智能菜单，可以隐藏不常用的命令，所以，如果打开“文件”
菜单后找不到“版本”命令，请将菜单完全展开，便可以看到。
以演讲文稿为例，当第一稿录入完毕后，执行“版本”命令，在弹出的窗口中点击“现在
保存，紧接着在出现的“保存版本”窗口中输入“第一稿”，如图所示，最后点击“确定”完
成保存。
继续编辑文档，当第二稿、第三稿完成后，重复上述操作，不同的是在“保存版本”中输
入“第二稿”、“第三稿”。
当需要调用该演讲文稿的早期版本时，再次“版本”命令，单击要打开的版本，再点击 “打
开”按钮即可。
如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本，务必记得使用“版本”功能。由于 Word
2000/XP 仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，使用这种方法还可节省磁盘空间
哦！
技巧：在执行“版本”命令时可以选中“关闭时自动保存版本”复选框，再单击“关闭”，
这样每次关闭文档都会自动生成一个备份版本。
4、在 Word 中记录保存时间
说明：适用于 Office2007 。Office 按钮…准备…属性
在 Word 中，用户可以查看文档的各种属性，如作者，创建时间，最后修改时间等等，非
常方便，单击“文件”菜单栏中的“属性”命令，在其中的“常规”选项卡里可以看到这些信
息。
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5、快速打开文档
说明：适用于 Office2007 。
快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：
1） 用 Win98 的开始菜单打开。首先单击 Win98 的“开始”按钮，指向“文档”菜单项，单
击要打开的文档即可打开该文档。若 WORD 还没有执行，Windows98 会自动运行并打开
文档。
2） 用“文件”菜单打开。选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，
单击其中一项，便可快速打开相应文档。WORD 可最多保存 9 个最近编辑过的文件名，程
序的缺省设置是 4 个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击
“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。
3） 在 Word 中打开最近浏览过的文件。在“Web 工具栏”上，单击单击“返回”按钮，可
打开在 WORD 中查看的上一篇文档；单击“向前”按钮，可打开在 Word 中查看的下一
篇文档。单击“地址”栏的下拉列表，用鼠标指向要打开的文档，即可打开需要的文档。
4） 用“资源管理器”打开文档。在 Win98 中打开“资源管理器”，用它找到要打开文档的文
件夹，然后双击该文档即可打开。
6、快速切换多文档
说明：适用于 Office2007 。
在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口
之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种：
1） WORD 处理的每个文档都作为一个任务，在 Windows 的任务栏上都有一个图标，你可以
单击任务栏上的文档图标进行切换；
2） 选择“窗口”菜单，单击所需的文档即可；
3） 在当前激活窗口中，按组合键 Ctrl＋Shift＋F6 可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名
列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。
7、给 Word 文件减肥
说明：适用于 Office2007 。
在 Word 中输入一点儿文字，很容易就达到几十 KB ，真不知微软是怎么回事，好像觉得
我们的硬盘太大了似的。所以，很有必要给 Word 文件减减肥。
具体方法：只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word 则会重新将信息进行
整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以
打开 Word ，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取
消选择“快速保存”选项，以后 Word 就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现
“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word 的嵌入字体技术，则在选中“嵌入
TrueType 字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则 Word 会把所用的 TrueType
字体一同“打包”，使得文件增大。
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8、如何一次转换多篇文档
说明：Office2007 不支持此功能。
有时我们需要一次转换多篇文档，比如将 HTML 文件转为 Word 文件，或是将 Word 文件
转为 Txt 格式的文件等，可以用下面的方法，图中的例子是将很多 WPS 2000 编辑的文件一次
转换为 Word 2000 格式的文件。
1） 将要转换的文件放在同一个文件夹中，然后单击“文件”菜单中的“新建”命令，单击“其
他文档”选项卡。
2） 选中“转换向导”图标，单击“确定”。 出现“转换向导”，我们可以按照向导进行文件
转换。选“下一步”。
3） 在这个对话框中，可以看到既可以将其他文件格式转换为 Word 文档格式，也可以将 Word
文档转为其他文件格式。我们选择第一个单选钮，并从下列表框中选择“WPS file ”，再单
击“下一步”。这一步是要求选择源文件夹和目标文件夹。单击“浏览”按钮，然后存放
源文件的文件夹，再确定目标文件夹，点“确定”。
4） 这一步中要我们选择要转换的文件，可以单击“全选”按钮。单击“下一步”，单击“完
成”。
“文件转换过程”可以要等上一段时间，对话框中会显示转进度。
文件转换完后，转向导结束，会问我们是否还要转换其他文件。选择“否”，文件转换完
成，你可以去目标文件夹中看一下了。
注意 如果“新建”对话框中没有“转换向导”，就需要进行安装。
9、如何执行“全部保存”
说明：Office2007 不支持此功能。
当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。
按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，
执行即可完成全部保存的操作了。
另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”
命令，Word 操作会更加容易和快捷。
10、Word 文档转为演示文档
许多人都习惯在 PowerPoint 环境中制作幻灯片，即使手头有一个现成的 Word 文稿讲义，
也不知如何将其变成 PowerPoint 演示文稿，还要打开 PowerPoint 重新输入文字。其实，Word
和 PowerPoint 两个软件早为你考虑周到了，只需几下简单的操作，你的一篇 Word 文档即可轻
松转换为 PowerPoint 演示文稿。本文提供两种方法供您选择。
10。1 直接创建演示文稿
说明：未查找到相关的命令。
如果你在 Word 的页面视图下已写好了内容或者是以前用 Word 编的一篇文章，想把它们
制成幻灯片，就可以在 Word 中应用“样式”和快捷键来直接创建演示文稿。
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先解释一下什么是样式：样式是 Word 中早就有的功能，只不过我们很少用到它，使用样
式功能可以使文档的创建和管理易如反掌。样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着“正
文”两个字。点击右侧的向下箭头，会出现“标题 1、标题 2 、标题 3〃〃正文”等内容。您
还可以按住“Shift”键的同时点击向下箭头，看看会出现什么情况？
请先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中，然后选择“标题 1”，其他也依次类推。
然后在菜单栏上选择“工具／自定义”，再在弹出的对话框中选“命令”选项卡，从左窗口中
选 “所有命令”，从右窗口中找到“Present It ”命令。用鼠标左键按住并拖动“Present It ”至
Word 的菜单栏或工具栏均可。用此快捷键可直接调用 PowerPoint 程序，并把当前的 Word 文
档直接转换为 PowerPoint 演示文稿，以大纲视图显示。点击“PresentIt ”后你会发现，用标题
1 样式定义过的标题全都作为独立的一页幻灯片。如果你没给 Word 文档定义样式，点击
［Present It ］后，PowerPoint 会把文档的每一段落作为一张幻灯片，是不是很简单啊？以后你
尽可以在你习惯的 Word 下编排文章，然后轻松地转为 PowerPoint 演示文稿。
当然，你也可以把任何以前的Word 文档或你找来的文章转换为你需要的 PowerPoint 演示
文稿。文稿转换好了以后，剩下的修饰想必你肯定自己会料理了。
宏是 Word 提供的有力工具，使用宏可以快速得到重复执行的命令或内容（不同于剪贴板，
宏可以定制在不同时间内使用）。比如，我们可以把一个作者通讯地址录制成一个宏，那么当
作者在文章中需要填写通讯地址时，点击通讯地址宏的命令按钮，就可以把作者的通讯地址添
加到文档中，而不必重复书写它。
10。2 导入 Word 文档
说明：适用于 Office2007 。
先在 Word 的大纲视图下，创建一个 Word 大纲文件，存盘；然后打开 PowerPoint 程序，
单击菜单栏上的“插入”，选“幻灯片（从大纲）”，在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘
的Word 大纲文档，单击［插入］，这样，Word 大纲文档就变成了 PowerPoint 演示文稿。二者
的对应关系是：Word 大纲文档的一级标题变为 PowerPoint 演示文稿页面的标题，Word 大纲
文档的二级标题变为 PowerPoint 演示文稿页面的第一级正文，Word 大纲文档的三级标题变为
PowerPoint 演示文稿页面第一级正文下的主要内容，其余依次类推。这个途径要求你在 Word
大纲视图下编辑文档，对于习惯于 Word 页面视图的朋友来说有些不太方便，那么请看下法。
11、两个 WORD 文件合并为一个 WORD 文件直接的方式
说明：适用于 Office2007 。
如何将两个 WORD 文件合并为一个 WORD 文件，有什么快捷方式，不要用复制的做法，
有没有更为直接的方式呢？
单击要插入第二篇文档的位置。
单击“插入”菜单中的“文件”命令。
在“文件名”框中输入要插入文件的名称。
注意：若只需插入文件的一部分，请单击“范围”按钮，然后在“范围”框中键入一个书签名。
12、如何把 WORD 文档转换成图形文件
说明：适用于 Office2007 。但不是标题所表示的“转换成图形文件”的意思，而是嵌入了一个
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Office 文件，这个图形只是这个文件的一个表示，类似于一个图标。另外这个图形只会显示
这个文件的第一页，双击可以进行这个文件的编辑操作。
这是一种最简单的方法：
打开 WORD…………新建一个空白文档……打开资源管理器…………将你要转换的文档直接拖到
WORD 的空白文档里____OK~！
K、高级应用
1、学会 WORD 的索引功能
索引是根据一定需要；把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来；标明出处、页码；按一定次
序分条排列； 以供人查阅的资料。它是图书中重要内容的地址标记和查阅指南。设计科学编辑
合理的索引不但可以使阅读者倍感方便，而且也是图书质量的重要标志之一。WORD 就提供
了图书编辑排版的索引功能，现将其使用方法介绍如下：
1。1 如何标记文档中的索引项
要编制索引，应该首先标记文档中的概念名词、短语和符号之类的索引项。索引的提出可
以是书中的一处，也可以是书中相同内容的全部。如果标记了书中同一内容的所有索引项，可
选择一种索引格式并编制完成，此后 Word 将收集索引项，按照字母顺序排序，引用页码，并
会自动查找并删除同一页中的相同项，然后在文档中显示索引。以标记文中的“唯物主义”为
例，先用鼠标选定文中“唯物主义”四字，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”，出现
对话框后，选择“标记索引项”，出现下一个对话框后，选择“标记”最后执行“关闭”这时
在原文中的“唯物主义”二字后面将会出现“｛XE 〃唯物主义〃｝”的标志，按一下工具栏上的
“显示/ 隐藏”按钮，可把这一标记隐藏或显示出来。如果你要把本书中所有的出现“唯物主
义”的地方索引出来，可在出现第二个对话框后，执行“标记全部”，这样全书中凡出现“唯
物主义”的页面都会被标记出来。索引的格式可自行选择，排序方式有“笔划”和“拼音”两
种，默认项是“笔划”。
1。2 如何提出已标�
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